EU-Maschinenverordnung 2027: Was Maschinenvermieter jetzt wissen müssen

Montagmorgen, kurz nach acht. Ein Großkunde möchte den neu gekauften Teleskoplader für drei Monate mieten. Sein Sicherheitsbeauftragter bittet vorab um die Unterlagen: EU-Konformitätserklärung, Betriebsanleitung, Angaben zum Hersteller. Der Disponent beginnt zu suchen. Die Konformitätserklärung hängt an einer Mail des Händlers, irgendwo im Postfach des Einkaufs. Die Betriebsanleitung liegt als Heft im Fahrerhaus, und der Teleskoplader steht gerade bei einem anderen Kunden auf der Baustelle. Die Rechnung mit Kaufdatum und Lieferant hat die Buchhaltung abgelegt. Nach einer Stunde sind zwei von drei Dokumenten gefunden.

Solche Anfragen werden ab dem 20. Januar 2027 häufiger. Dann gilt die neue EU-Maschinenverordnung. Viele Vermieter ziehen daraus einen von zwei Schlüssen. Der eine lautet: Das betrifft nur die Hersteller. Der andere: Wir müssen den ganzen Mietpark neu prüfen lassen. Beides trifft so nicht zu. Für Maschinenvermieter ist die Maschinenverordnung vor allem eine Frage der Nachweise, deutlich weniger eine Frage der Technik. Wer zu jedem Gerät Herkunft, Konformität, Anleitung und Umbauten griffbereit hat, ist gut vorbereitet.

Was sich am 20. Januar 2027 ändert

Die Verordnung (EU) 2023/1230 löst die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Der Unterschied ist mehr als ein Etikett. Eine Richtlinie musste jedes Land erst in eigenes Recht übersetzen, in Deutschland über die Maschinenverordnung zum Produktsicherheitsgesetz. Die neue Verordnung gilt dagegen unmittelbar in allen EU-Staaten, mit demselben Wortlaut.

Inhaltlich bleiben viele Grundsätze vertraut: CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärung, Betriebsanleitung. Neu ist vor allem, wie deutlich die Verordnung die Rollen in der Lieferkette beschreibt. Hersteller, Einführer und Händler haben jeweils eigene, ausdrücklich geregelte Pflichten. Außerdem definiert die Verordnung erstmals, wann eine Veränderung an einer Maschine als „wesentlich“ gilt, und sie erlaubt die Betriebsanleitung in digitaler Form.

Für Vermieter heißt das: Die entscheidende Frage lautet nicht, ob die eigenen Maschinen technisch auf einmal falsch sind. Sie lautet, in welcher Rolle ein Vermieter bei welchem Gerät handelt und welche Unterlagen er dafür vorweisen kann.

Die gute Nachricht zuerst: Ihr Bestand darf weiter vermietet werden

Die meisten Geräte in einem typischen Mietpark wurden vor 2027 gekauft. Für sie gilt eine klare Übergangsregel. Nach Artikel 52 der Verordnung dürfen die Mitgliedstaaten die Bereitstellung von Maschinen nicht behindern, die vor dem 20. Januar 2027 nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden.

Praktisch bedeutet das: Ihre Arbeitsbühne von 2019 und Ihr Minibagger von 2024 bleiben vermietbar. Sie brauchen keine neue Konformitätserklärung nach der Maschinenverordnung und keine neue CE-Kennzeichnung. Maßgeblich bleibt die Erklärung, mit der die Maschine damals ausgeliefert wurde. Genau diese Erklärung sollten Sie allerdings vorlegen können, wenn jemand danach fragt.

Eine Ausnahme gibt es: Wird eine Bestandsmaschine später wesentlich verändert, kann sich die Lage ändern. Dazu gleich mehr.

Wo es Vermieter trifft: neue Maschinen, Eigenimport und Umbauten

Drei Situationen verdienen besondere Aufmerksamkeit.

• Neu beschaffte Maschinen. Die Verordnung versteht unter „Bereitstellung auf dem Markt“ jede entgeltliche oder unentgeltliche Abgabe eines Produkts zum Vertrieb oder zur Verwendung im Rahmen einer Geschäftstätigkeit (Artikel 3 Nr. 11). Wer eine neue Maschine vermietet, kann damit in eine Rolle kommen, die der eines Händlers ähnelt. Wie weit die Händlerpflichten aus Artikel 15 bei der Vermietung genau reichen, ist noch nicht abschließend geklärt. Sinnvoll ist es trotzdem, neue Geräte vor der ersten Vermietung so zu prüfen, wie es ein Händler tun muss: Ist die CE-Kennzeichnung vorhanden? Liegt die EU-Konformitätserklärung bei? Gibt es die Betriebsanleitung in deutscher Sprache? Sind Hersteller und Typ eindeutig angegeben? Welche Rolle Vermieter in welchem Fall einnehmen, beleuchten wir in einem eigenen Beitrag zur Rolle des Vermieters als Händler, Einführer oder Hersteller.
• Eigenimport. Wer eine Maschine selbst aus einem Land außerhalb der EU bezieht und hier erstmals in Verkehr bringt, ist Einführer. Für Einführer gelten deutlich mehr Pflichten (Artikel 13), etwa eigene Kontaktdaten am Gerät. Wer günstig im Ausland einkauft, sollte das vorher wissen.
• Umbauten. Artikel 3 Nr. 16 beschreibt eine „wesentliche Veränderung“ als eine vom Hersteller nicht vorgesehene physische oder digitale Veränderung, durch die eine neue Gefährdung entsteht oder ein bestehendes Risiko steigt, sodass zusätzliche Schutzmaßnahmen nötig werden. Wer eine solche Veränderung vornimmt, gilt nach Artikel 18 als Hersteller und übernimmt dessen Pflichten. Das kann ein nicht freigegebenes Anbaugerät betreffen, einen Eingriff in die Steuerung oder eine veränderte Software. Nicht jede Reparatur ist ein Umbau, aber jede Veränderung sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Wann genau die Grenze erreicht ist, zeigt unser Beitrag zum Umbau an der Mietmaschine.

Neu für alle: digitale Betriebsanleitung und Rückverfolgbarkeit

Zwei Neuerungen betreffen praktisch jeden Vermieter, der ab 2027 neue Geräte in den Park aufnimmt.

Die Betriebsanleitung darf digital sein (Artikel 10 Abs. 7). Der Hersteller muss dann angeben, wie man auf sie zugreift, sie zum Herunterladen und Ausdrucken bereitstellen und mindestens zehn Jahre online halten. Auf Verlangen beim Kauf liefert der Hersteller eine Papierfassung kostenlos nach. Für Vermieter mit Privatkunden ist ein Detail wichtig: Wenn eine Maschine absehbar auch von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden kann, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen auf Papier vorliegen. Wer an Selbstabholer oder Heimwerker vermietet, sollte also prüfen, ob diese Unterlagen bei jedem Gerät tatsächlich vorhanden sind. Wie die Übergabe der digitalen Anleitung im Mietalltag funktioniert, behandeln wir im Beitrag zur digitalen Betriebsanleitung bei Mietmaschinen.

Die Rückverfolgbarkeit regelt Artikel 19. Wirtschaftsakteure müssen der Marktüberwachung auf Verlangen benennen können, von wem sie eine Maschine bezogen und an wen sie sie abgegeben haben. Diese Informationen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Für Vermieter heißt das ganz praktisch: Lieferant und Kaufdatum gehören zu jedem Gerät, und der Mietverlauf sollte über viele Jahre nachvollziehbar bleiben. Welche Gerätedaten dafür nötig sind, erklärt der Beitrag zu zehn Jahren Rückverfolgbarkeit.

Was die Verordnung nicht regelt: sicherer Betrieb und UVV-Prüfungen

Die Maschinenverordnung regelt, wie eine Maschine beschaffen sein muss, wenn sie auf den Markt kommt. Den laufenden Betrieb regelt sie nicht. Die wiederkehrenden Prüfungen vor der Übergabe, die Gefährdungsbeurteilung beim Mieter und die Unterweisung der Bediener ergeben sich weiterhin aus der Betriebssicherheitsverordnung, den DGUV-Vorschriften und dem Mietvertrag. An diesen Abläufen ändert sich mit dem Stichtag nichts. Wer für welche Pflicht zuständig ist, ordnen wir in einem eigenen Beitrag zu Maschinenverordnung, BetrSichV, DGUV und ProdSG ein.

Drei Dinge, die Sie vor Januar erledigen sollten

Bis zum Stichtag bleibt wenig Zeit, aber genug für die wichtigsten Schritte. Keiner davon erfordert eine neue Software oder einen externen Prüfer.

1. Den Mietpark nach Stichtag sortieren. Halten Sie für jedes Gerät fest, wann es in Verkehr gebracht wurde und nach welcher Rechtsgrundlage die Konformitätserklärung ausgestellt ist. So sehen Sie auf einen Blick, welche Geräte unter die Übergangsregel fallen und welche ab Januar neu hinzukommen.
2. Zu jedem Gerät die Nachweise zusammenführen. Konformitätserklärung, Betriebsanleitung und Kaufbeleg mit Lieferant gehören zusammen, nicht auf drei Ablageorte verteilt. Beginnen Sie mit den Geräten, die Sie häufig an Großkunden vermieten, und mit allen Neuzugängen. Warum sich eine saubere Gerätedokumentation über die Maschinenverordnung hinaus lohnt, zeigt unser Ratgeber zur Digitalisierung im Asset Management.
3. Einkauf und Werkstatt auf die neuen Regeln einstellen. Legen Sie fest, wer bei einem Neuzugang die Unterlagen prüft, bevor das Gerät zum ersten Mal den Hof verlässt. Und vereinbaren Sie mit der Werkstatt, dass jede Veränderung an einer Maschine dokumentiert wird, auch kleine Eingriffe in Steuerung oder Software.

Wie humbee die Nachweise an das Gerät bindet

Zurück zum Montagmorgen. Das eigentliche Problem war nicht ein fehlendes Dokument. Alle drei waren vorhanden, nur eben im Postfach, im Fahrerhaus und in der Buchhaltung. Genau diese Verteilung macht aus einer einfachen Nachfrage eine Stunde Sucherei.

In humbee equipment rental hat jedes Mietgerät seine eigene Akte. Dort stehen Seriennummer und Herstellernummer, die Datenblätter übernimmt das Gerät automatisch vom Stammartikel, und die zugehörigen Dokumente liegen direkt beim Gerät. Konformitätserklärung, Betriebsanleitung und Kaufbeleg sind damit nicht mehr über Postfach, Ordner und Buchhaltung verteilt. Fragt ein Großkunde oder die Marktaufsicht nach, reicht ein Blick in den Vorgang. Steht ein Gerät in der Werkstatt, ist auch das am Gerät sichtbar.

Viele Vermieter haben Softwarewechsel erlebt, die mehr Arbeit gemacht als gespart haben. Deshalb muss der Einstieg kein Komplettumstieg sein. Sie können mit der Geräte- und Nachweisdokumentation beginnen und den Rest später ergänzen. Die Einführung begleiten wir Schritt für Schritt. Wie das in einem mittelständischen Vermietbetrieb aussieht, schildert der Erfahrungsbericht von Hundrup Arbeitsbühnen-Vermietung. Weitere Einblicke gibt unser Beitrag zur Vermietsoftware in der Praxis.

Wo steht Ihr Mietpark?

Ob Ihr Betrieb für die Maschinenverordnung gut aufgestellt ist, lässt sich in wenigen Minuten einschätzen. Unser Selbstcheck Maschinenverordnung fragt die wichtigsten Punkte ab, vom Bestand über Neuzugänge bis zu Umbauten, und zeigt Ihnen, wo Sie vor Januar ansetzen sollten.

Quellen

• Verordnung (EU) 2023/1230 über Maschinen, EUR-Lex (Art. 3 Nr. 11, 16, 20, 21; Art. 10 Abs. 7 und 8; Art. 13; Art. 15; Art. 18; Art. 19; Art. 52; Art. 54) → https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1230/oj/deu