Vorlagenmanagement Software
Schreiben, die sich selbst ausfüllen
Ihre Word-, Excel- und E-Mail-Vorlagen ziehen Adresse, Anrede, Vertragsnummer und Beträge direkt aus dem Vorgang. Sie klicken auf die Vorlage, das fertige Dokument liegt an der richtigen Stelle in der Akte.
Warum Dokumentvorlagen im
Dateisystem täglich Zeit kosten
Die Kündigung soll raus. Sie öffnen die Vorlage vom letzten Mal, ziehen eine Kopie, löschen den alten Namen. Die Adresse steht im Verwaltungsprogramm, also Fenster wechseln, markieren, kopieren. Anrede prüfen, weil „Sehr geehrter Herr“ bei Frau Berger unangenehm auffällt. Vertragsnummer abtippen. Datei benennen, damit sie später jemand wiederfindet. In den richtigen Ordner schieben.
Vier Minuten. Bei zwölf Schreiben am Tag sind das vier Stunden pro Woche, in denen niemand etwas entschieden, geprüft oder geklärt hat. Dazu die Fehler, die erst auffallen, wenn der Brief beim Empfänger liegt: veraltete Bankverbindung, falsche Objektnummer, die Anrede vom Vormieter.
Eine Vorlagenverwaltung im Ordner löst davon nichts. Sie liefert ein leeres Dokument und überlässt Ihnen den Rest.
So funktioniert Vorlagenmanagement in humbee
So funktioniert Vorlagenmanagement in humbee
Fünf Stellen, an denen die Vorlage Arbeit übernimmt, die heute von Hand passiert.
Vorlagen setzen Anrede und Anschrift automatisch ein
Die Formel für die Briefanrede setzt die formell korrekte Form, je nachdem was im Kontakt hinterlegt ist. Ist eine Frau eingetragen, steht „Sehr geehrte Frau Berger“ im Brief. Fehlt der Name, steht „Sehr geehrte Damen und Herren“. Lässt sich das Geschlecht nicht bestimmen, steht „Guten Tag Alex Weber“.
Genauso für den Rest des Briefkopfs: Straße, Postleitzahl, Ort, Adresszusatz. Ein „c/o“ in der ersten Zeile erkennt humbee und setzt es an die richtige Stelle, statt es für den Straßennamen zu halten.
Dokumentvorlagen pflegen Sie in Word, nicht in einem Admin-Backend
Neue Fußzeile, neue Bankverbindung, anderer Textbaustein im Mahnschreiben. Sie öffnen die Vorlage, ändern sie in Word wie jedes andere Dokument und speichern. Ab dem nächsten Aufruf gilt die neue Fassung.
Kein Konfigurationsmodul, kein Ticket an die IT, keine Schulung für ein Spezialwerkzeug. Wer Word bedienen kann, kann Vorlagen pflegen.
Ihre bestehenden Word-Vorlagen bleiben Ihre Vorlagen
Sie müssen nichts neu aufbauen. Laden Sie die Dateien hoch, die Sie ohnehin seit Jahren nutzen, und ersetzen Sie die Stellen, die Sie bisher von Hand gefüllt haben, durch die passende humbee-Formel. Layout, Logo, Schriftarten, Fußzeile und Corporate Design bleiben unverändert.
Aus „Sehr geehrte/r ______“ wird ein Platzhalter. Alles andere bleibt so, wie Ihre Kollegen es kennen.
Dokumente per Workflow und Serienbrief erzeugen
Was regelmäßig und nach festen Regeln passiert, übernimmt ein Workflow. Der Vorgang wechselt in den Status „freigegeben“, humbee erzeugt die Auftragsbestätigung aus der Vorlage, benennt sie nach Ihrem Schema, wandelt sie in ein PDF und legt sie ab.
Auch in der Menge: Beim Serienbrief entstehen Einzeldokumente statt einer Sammeldatei. Jedes davon kann ein nachgelagerter Workflow in den passenden Zielvorgang legen, also in die jeweilige Mieter- oder Eigentümerakte.
E-Mail-Vorlagen arbeiten mit denselben Platzhaltern
Eine in Outlook geschriebene Mail wird in humbee zur Vorlage. Die Platzhalter arbeiten im Text genauso wie in Word, und auch der Empfänger lässt sich vorbelegen, etwa der im Vorgang hinterlegte Ansprechpartner.
An der Vorlage können Sie einen Workflow hinterlegen, der nach dem Versand startet. Zum Beispiel eine Wiedervorlage in fünf Tagen, damit das Nachfassen nicht davon abhängt, ob jemand daran denkt.
Wofür sich Dokumentvorlagen lohnen
Alles, was kein Beleg ist und regelmäßig in ähnlicher Form rausgeht:
Eingangsrechnungen und andere Belege laufen in humbee nicht über das Vorlagenmanagement,
sondern über Beleglesung und Dokumentenerfassung. Das ist ein eigener Weg mit eigener Automatik.
Was Ihr Vorlagenmanagement heute kostet
Stellen Sie die Regler auf Ihre Situation ein. Der Rechner zeigt, was das Suchen, Abtippen und Ablegen rund um ein Schreiben an Arbeitszeit bindet. Er zeigt nicht, was humbee einspart.
Ihre Zahlen
Briefe, Protokolle, Bescheinigungen und Mails, die aus einer Vorlage entstehen.
Vorlage suchen, Daten aus anderen Systemen holen, eintippen, benennen, ablegen. Ohne den eigentlichen Inhalt.
Bruttolohn plus Nebenkosten, Arbeitsplatz und Overhead.
Ihr Befund
- Arbeitstage pro Monat 1,7
- Kosten pro Monat 600 €
- Kosten pro Jahr 7.200 €
Mit Vorlagen bleibt davon der Klick auf die Vorlage und die inhaltliche Pruefung. Suchen, Uebertragen, Benennen und Ablegen entfallen.
Befund gemeinsam durchgehenDie Ausgangswerte sind Annahmen, keine Messwerte. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Ein Arbeitstag ist mit 8 Stunden angesetzt, ein Arbeitsmonat mit 20 Arbeitstagen. Die Berechnung laeuft in Ihrem Browser, es wird nichts uebertragen und nichts gespeichert.
humbees Vorlagenmanagement ist geeignet für?
Das passt zu Ihnen
Das passt nicht zu Ihnen
40 % mehr Zeit für die Pflegevermittlung
Papierlose Akten, automatisierte Zuordnung und reibungslose Kommunikation: Die Hartmann Medical GmbH hat ihre Verwaltung radikal modernisiert. In unserer aktuellen Success Story erfahren Sie, wie der Spezialist für Personallösungen im Gesundheitswesen humbee nutzt, um Fehler zu minimieren und die Produktivität massiv zu steigern. Ein Muss für alle Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit auf das nächste Level heben wollen.
