Jede Rechnung sicher archiviert. Jedes Dokument in Sekunden gefunden. GoBD-konform, ohne Mehraufwand.
humbee speichert, verknüpft und schützt alle steuerrelevanten Dokumente automatisch. Bereit für jede Betriebsprüfung, von Tag eins an.
Kennen Sie das? Sie sind nicht allein.
Was passiert, wenn die Betriebsprüfung kommt
und das Archiv ein Windows-Ordner ist
Steuerrelevante Dokumente müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden: unveränderbar, vollständig, zeitnah abgelegt und jederzeit abrufbar. Das verlangt die GoBD, und das Finanzamt prüft es. Wer diese Anforderungen mit Ordnerstrukturen und manuellen Ablagen erfüllt, riskiert Lücken, Fehler und im schlimmsten Fall eine Schätzung durch die Finanzbehörde.
Das eigentliche Problem ist nicht die Gesetzeslage. Es ist der tägliche Ablauf: E-Mails mit Rechnungsanhängen, die in verschiedenen Postfächern landen. Belege, die ausgedruckt, gescannt und abgeheftet werden. Dokumente, die gefunden werden müssen, aber nie dort liegen, wo man sie vermutet.
Automatische Archivierung aus dem laufenden Betrieb
Dokumente entstehen dort, wo sie hingehören
Was passiert: Dokumente entstehen direkt im Vorgang, E-Mails werden automatisch dem richtigen Geschäftsprozess zugeordnet.
Was das bedeutet: Niemand muss nachträglich ablegen, sortieren oder suchen. Die Rechnung, die heute reinkommt, ist morgen auffindbar, nach Lieferant, Datum, Betrag oder Stichwort.
Unveränderbare Speicherung
Einmal archiviert, dauerhaft unveränderbar
Was passiert: Einmal archiviert, kann kein Dokument nachträglich verändert werden, es sei denn, die gesetzliche Frist ist abgelaufen. Bzw. es wird automatisch eine neue Version im System hinterlegt.
Was das bedeutet: Bei einer Prüfung gilt: Was im System steht, steht. Keine Manipulationsvorwürfe, keine Nachfragen zur Integrität der Daten. Und immer über eine Versionierung nachvollziehbar.
GoBD und DSGVO gleichzeitig
zwei Anforderungen, ein System
Was passiert: Rollenbasierte Zugriffsrechte, Löschkonzepte und Aufbewahrungsfristen laufen im selben System.
Was das bedeutet: Steuerberater sehen, was sie sehen dürfen. Datenschutzbeauftragte haben einen Nachweis, ohne extra Aufwand. Ein System, zwei Anforderungen erfüllt.
Volltextsuche über alle Dokumente
Jedes Dokument in Sekunden gefunden. Auch nach 8 Jahren.
Was passiert: Jedes archivierte Dokument wird vollautomatisch indexiert und durchsuchbar.
Was das bedeutet: “Zeig mir alle Rechnungen von Lieferant X aus 2023 über 5.000 Euro” wird zu einer Suchanfrage von drei Sekunden, nicht zu einer Arbeitsaufgabe von drei Stunden.
FaQ – Häufig gestellte Fragen
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