Die digitale Personalakte, die mehr kann als ablegen
Arbeitsvertrag, Krankmeldung, Urlaubsantrag und Fortbildung an einem Ort. humbee führt jede Personalunterlage in einem sicheren Vorgang zusammen, GoBD-konform und in wenigen Tagen einsatzbereit.
So sieht der Alltag ohne digitale Personalakte aus
Ein Mitarbeiter kündigt zum Monatsende. Für das Arbeitszeugnis, die Abrechnung des Resturlaubs und die Abmeldung brauchen Sie seine Unterlagen vollständig und schnell. Der Vertrag liegt im Aktenschrank, die letzten Krankmeldungen im Postfach, die Fortbildungsnachweise irgendwo auf dem Netzlaufwerk. Was einfach sein sollte, wird zur Suche an sechs Orten.
So sieht der Alltag mit verstreuten Personalunterlagen aus:
- Arbeitsverträge liegen im Aktenschrank, Krankmeldungen im Mailpostfach.
- Urlaubsanträge kommen auf Papier oder als PDF und werden per Hand nachgetragen.
- Fortbildungsnachweise verteilen sich über Netzlaufwerk und Rechner einzelner Kollegen.
- Bei einer Auskunft oder Prüfung beginnt die Suche von vorn.
- Sensible Daten liegen an Orten, an denen zu viele Menschen Zugriff haben.
Diese Sucherei muss nicht sein. Als Lotse durch die Digitalisierung bringen wir Sie ruhig und sicher ans Ziel, mit einer Software, die Ihnen Arbeit abnimmt statt neue zu schaffen.
Was eine digitale Personalakte wirklich leisten muss
Eine Personalakte digital abzulegen reicht nicht. Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Diese sieben Punkte entscheiden, ob eine Lösung im Alltag trägt:
Kein digitaler Aktenschrank, sondern eine Akte, die mitdenkt
Während andere Systeme Dokumente nur ablegen, verbindet humbee die Personalakte mit Ihren echten Abläufen.
Das ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einer Software, die Arbeit abnimmt.
Eine Akte für den ganzen Personalprozess
Bewerbungen kommen über verschiedene Kanäle und landen in verschiedenen Postfächern. Mit humbee legen Sie pro Bewerbung einen Vorgang an. Unterlagen, Notizen aus dem Gespräch und die Kommunikation liegen zusammen. Die Fachabteilung laden Sie mit einem zeitlich begrenzten, sicheren Zugang direkt in den Vorgang ein, ohne Lebenslauf per Mail zu verschicken. Wird eingestellt, wächst aus dem Bewerbervorgang nahtlos die Personalakte.
Der Antrag kommt, wird weitergereicht, geht unter. Mit einem Workflow läuft der Urlaubsantrag automatisch zur richtigen Freigabe, alle Beteiligten sehen den Stand, die Genehmigung landet direkt in der Akte. Kein Zettel, kein Nachfragen.
Lohnabrechnungen und Abrechnungsunterlagen liegen sortiert in der jeweiligen Personalakte, revisionssicher und nur für Berechtigte sichtbar. Über die Schnittstellen fließen Daten aus Ihren bestehenden Systemen ein, ohne dass jemand sie zweimal erfasst.
Jede Schulung, jedes Zertifikat, jeder Nachweis liegt in der Akte des Mitarbeiters. Wann läuft eine Zertifizierung ab? Ein hinterlegter Termin erinnert Sie rechtzeitig, statt dass eine Frist unbemerkt verstreicht.
Was Ihre digitale Personalakte alles leistet
Der Umstieg spart nicht nur Handgriffe im Alltag, sondern zuerst einmal Platz, Geld und Nerven.
Deshalb kommen hier erst die Vorteile, die sich sofort auf der Kostenseite zeigen, danach die Funktionen im Detail.
Die handfesten Vorteile des Umstiegs
Einige Funktionen von humbee im Detail
Digitale Unterschrift
Verträge, Nachträge und Abnahmen signieren alle Beteiligten rechtssicher direkt in humbee, konform mit der eIDAS-Verordnung. Kein Drucken, kein Einscannen, kein Postweg.
Ortsunabhängiger Zugriff
Sie öffnen die Akte dort, wo Sie gerade arbeiten, im Büro, im Homeoffice oder mobil vom Tablet. Der Stand ist für alle Berechtigten jederzeit derselbe. Ohne das dabei auf einen VPN zurückgegriffen werden muss.
Workflow Management
Wiederkehrende Abläufe wie Urlaubsfreigabe, Onboarding oder Vertragsverlängerung laufen automatisch die richtigen Stationen ab. Nichts bleibt liegen, weil eine Mail übersehen wurde.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung
Sie legen bis auf die einzelne Rolle fest, wer eine Unterlage sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Gesundheitsdaten sieht damit nur, wer sie sehen muss. Wie das ganze sich auch im Vergleich zu anderen klassischen DMS Systemen verhält, zeigen wir in unseren Lösungen:
Revisionssichere Archivierung und Versionierung
Jede Version bleibt erhalten, jeder Bearbeitungsschritt ist lückenlos nachvollziehbar, GoBD-konform. Aufbewahrungsfristen laufen automatisch mit, Löschregeln setzen die DSGVO um. Ganz ohne Zettelwirtschaft und großen Archiven.
SmartBeeSearch mit OCR
Die Volltextsuche findet Inhalte in der ganzen Akte, auch in eingescannten Papierdokumenten. Kontextbasierte Vorschläge führen Sie direkt zur richtigen Unterlage, nicht nur zum Dateinamen. Eine Volltextsuche die von uns gedacht ist, wie ein natürlicher Dialog.
Microsoft Office Integration
Word-, PowerPoint oder Excel-Dateien bearbeiten Sie direkt im Vorgang, ohne Umweg über das Dateisystem. Die aktuelle Fassung liegt automatisch in der Akte, nicht verstreut auf einem Laufwerk.
Schnittstellen: REST API und MCP
Über die offene REST API verbinden Sie humbee mit Lohnbuchhaltung, ERP oder Fachsystemen, damit niemand Daten doppelt erfasst. Über den MCP-Server greifen KI-Assistenten mit genau den Rechten, die Sie vergeben, direkt auf Ihre freigegebenen humbee-Inhalte zu. Neben den APIs bieten wir bereits Integrationen zu Lexware Office, DATEV und Co.
KI Copilot
Der Copilot arbeitet dort, wo Ihr Wissen ohnehin liegt, und ausschließlich mit den Daten, die Sie freigegeben haben. Fragen zur Akte beantwortet er, ohne dass Personaldaten das System verlassen.
Das sagen unsere Kunden
FaQ – Fragen rund um digitale Personalakte und humbee
Die Gelegenheit humbee kennenzulernen
Einfach online mit humbee in der Cloud arbeiten.
Testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – ohne Verpflichtung, ohne automatische Verlängerung. Auf Wunsch begleiten wir Sie virtuell bei Ihren ersten Schritten in humbee oder Sie starten direkt selbst durch. Sie möchten direkt mit einem Experten sprechen? Dann buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.
