humbee Equipment Rental – Die Dispo fest im Griff. Vom Hof bis zur Baustelle.
Software für Maschinenvermietung: Dispo, Werkstatt, Personal & Abrechnung in einem System
Für Vermieter von Arbeitsbühnen, Baumaschinen, Kranen, Staplern oder jedes andere Vermietobjekt. Gemeinsam mit der Hundrup Arbeitsbühnen-Vermietung entwickelt und dort seit dem im täglichen Einsatz.
Dispo in Excel, Schäden auf Papier, Urlaub im Wandkalender
Dienstag, 6:40 Uhr. Ein Fahrer hat sich krank gemeldet, die Scherenbühne für die Baustelle steht noch beim Vormieter, und ein Kunde fragt am Telefon, ob er zwei Tage verlängern kann. Die Antworten liegen in der Excel-Dispo, im Wandkalender, im Werkstattordner und im Postfach der Kollegin.
humbee equipment rental führt diese Informationen in einem Vorgang je Vermietung zusammen. Dispo, Transport, Übergabe, Werkstatt und Rechnung greifen auf dieselben Daten zu. Was ein Kollege einträgt, sieht der nächste sofort, im Büro, auf dem Hof und im Fahrerhaus.
Software für Maschinenvermietung aus der Praxis: entwickelt mit Hundrup
Stefan Hundrup führt die Hundrup Arbeitsbühnen-Vermietung in Waltrop. Der Betrieb vermietet seit über 25 Jahren Arbeitsbühnen, Teleskop- und Gabelstapler, seit 2024 auch Baumaschinen und Krane, und ist zertifiziertes Schulungszentrum für sichere Maschinenbedienung.
Sein altes Access-System wurde mit den Jahren langsam und fehleranfällig. Statt einer weiteren Standardlösung hat er gemeinsam mit humbee die Abläufe seines Betriebs abgebildet: Anfrage, Angebot, Dispo, Transport, Übergabe, Werkstatt, Rechnung. Seit Januar 2025 läuft bei Hundrup der gesamte Vermietprozess in humbee.
Was dort im Alltag entstanden ist, steht heute jedem Vermieter zur Verfügung. Jede neue Einführung bringt Erweiterungen, die wieder allen zugutekommen.
Wir sind Mitglied im Bundesverband der Baumaschinen-, Baugeräte- und Industriemaschinen-Firmen e.V.
Jede Vermietung in einem Vorgang, von der Anfrage bis zur Rechnung
Anfrage, Angebot, Vertrag, Transport, Übergabe, Rücknahme und Rechnung hängen in humbee an einem Vorgang je Vermietung.
Was einmal erfasst ist, nutzt jede weitere Station, ohne dass jemand es neu eintippt.
Der Dispokalender zeigt jede Maschine mit ihrem Status in Farbe
Ein Kunde fragt nach einer Arbeitsbühne für nächste Woche. Im Dispokalender wählen Sie die Gerätegruppe und sehen jede Maschine als eigene Zeile, als Tag, Woche, Monat oder Jahr.
Die Farbe zeigt den Stand: blau reserviert, gelb gebucht und noch auf dem Hof, pink beim Kunden, orange überfällig, rot in der Werkstatt. Feiertage, Vorablieferungen und wartende Abholungen stehen mit im Bild.
- Freien Zeitraum mit der Maus markieren, und humbee legt Reservierung oder Mietvertrag mit genau diesem Gerät an.
- Verlängern, verschieben oder Gerät tauschen per Drag & Drop. Der Mietvertrag passt sich automatisch an.
- Ein Klick auf den Balken öffnet den Vertrag mit Kunde, Einsatzort und allen Dokumenten.
Vermietsoftware für Baumaschinen, die Mietpreise selbst berechnet
Erster und zweiter Tag, dritter bis fünfter, sechster bis zehnter, ab dem elften: Die meisten Vermieter rechnen in Staffeln, dazu Stundensätze mit Mindestmiete, Kundenrabatte und Anfahrtspauschalen. In Excel kostet jedes Angebot Rechenzeit, und jede Verlängerung noch einmal.
humbee zählt die Werktage ohne Feiertage und Stillstandzeiten und wählt die passende Staffel selbst. Verlängert der Kunde, rechnet humbee neu.
- Einzelgeräte übernehmen die Preise ihres Stammartikels, Sonderpreise je Partner sind möglich.
- Ein Rabatt „ab 3 Tage“ am Kunden greift automatisch auf die passende Staffel des Artikels.
- humbee berechnet die Entfernung vom Betriebshof zum Einsatzort und setzt die Anfahrtszone ein.
- Maschinenbruchversicherung läuft als eigene Position.
- Die technischen Datenblätter gehen mit dem Angebot an den Kunden, automatisch per Mailvorlage.
- Aus dem Angebot wird per Klick die Vermietung, alle Daten werden übernommen.
Die Transportdispo weiß, welcher Fahrer heute da ist
Mittwoch, 6 Uhr: Drei Auslieferungen, zwei Abholungen, ein Kraneinsatz mit Bediener. Ein Fahrer ist im Urlaub, beim zweiten läuft die Führerscheinprüfung ab.
In der Transportdispo stehen die Fahrer als Spalten, die Fahrzeuge als Zeilen. Urlaub, Krankmeldung und Schulungseinsätze erscheinen direkt in der Fahrerspalte, ebenso eine abgelaufene Führerscheinprüfung. Sie planen nur mit Fahrern, die da und berechtigt sind.
- Einsatzort und Fahrerhinweise kommen automatisch aus dem Mietvertrag.
- Jeder Fahrer sieht seine Tour auf dem Handy in der Ansicht „Touren“, mit Karte zum Einsatzort.
- Offene Rücktransporte und Baustellenabmeldungen bleiben sichtbar, bis jemand sie einplant.
- Bedieneinsätze, etwa ein Kran mit Bediener, stehen in der Zeile des Fahrzeugs, inklusive Anfahrt und Einsatzzeiten.
- Über die Telematik sehen Sie Live-Standort und Batteriestand der Maschine, bevor der Fahrer losfährt.
Ausgabe und Rücknahme am Hof mit Fotos, Unterschrift und Warnhinweisen
Der Selbstabholer steht am Tor, der Kollege vom Hof hat das Handy in der Hand. Die Hofansicht zeigt alle Ausgaben und Rücknahmen des Tages als Karten und warnt, bevor etwas schiefgeht:
- Kaution noch nicht bezahlt
- Gerät noch beim Vormieter oder in der Werkstatt
- Prüftermin wie UVV oder HU fällig während der Miete
- Rücknahme überfällig
Mit „Ausgabe starten“ übernimmt der Mitarbeiter den Vorgang, damit ist dokumentiert, wer ausgegeben hat. Das Protokoll erfasst bis zu vier Fotos, Einweisung, Mängelfreiheit, Füllstand, Führerschein und Unterschrift auf dem Tablet. Lieferschein und Übergabeprotokoll entstehen als Dokument im Vorgang.
Ein Schaden bei der Rückgabe wird automatisch zum Werkstattauftrag
Die Bühne kommt mit gerissenem Schutzgitter zurück. Früher hieß das: Foto im Handy, Zettel für die Werkstatt, Anruf im Büro, und die Maschine war im Kalender trotzdem frei.
In humbee kreuzt der Mitarbeiter im Rücknahmeprotokoll „nicht mängelfrei“ an. humbee legt daraufhin den Werkstattauftrag an, mit Mietvertrag, Kunde und Mängelfotos. Die Maschine steht rot im Kalender, bis die Werkstatt sie freigibt.
- Schäden und Bemerkungen aus Ausgabe und Rücknahme landen automatisch im Mietvertrag, als Grundlage für Versicherung oder Nachberechnung.
- Wartungs- und Prüftermine hängen am Gerät und erscheinen in Kalender und Hofansicht.
- Ersatzteilverkäufe laufen im selben System.
Rechnung, Kaution und offene Posten ohne doppelte Eingabe
Am Monatsende sitzt das Büro über Lieferscheinen, Stillstandmeldungen und Zahlungseingängen. In humbee entsteht die Rechnung aus dem Mietvertrag, mit allen Tagen, Positionen und Abzügen, die bereits im Vorgang stehen.
- Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, Rechnung und Gutschrift per Klick, erstellt in Lexware Office.
- Rechnungen laufen durch „offen, prüfen, versenden“, nichts geht ungeprüft raus.
- Stillstandzeiten werden nicht berechnet, bereits abgerechnete Zeiträume stehen im Kalender.
- Kaution mit Betrag, Zahlungsart und Einzahlungsdatum am Vertrag.
- Zahlungseingänge werden den offenen Posten zugeordnet, die Daten gehen an DATEV.
- Kunden mit Liefersperre sind in jeder Auswahl markiert.
Selbstverständlich dabei: Reservierung und Mietvertrag, belegte Zeiträume auf einen Blick, Zubehör und Verbrauchsmaterial wie Kraftstoff, Mahnwesen, DATEV-Übergabe, Nutzung auf Smartphone und Tablet, digitale Signatur, GoBD-konforme Ablage.
Mehr als Software für Maschinenvermietung:
Belege, Personal und Auswertungen
Viele Vermieter machen mehr als vermieten: Sie schulen Bediener, verkaufen Ersatzteile oder führen nebenher einen Handwerksbetrieb.
Eine reine Vermietsoftware endet an der Mietrechnung. humbee führt den Rest des Betriebs im selben System, und jeder dieser Bereiche greift wieder in die Vermietung ein.
KI und MCP: humbee verbindet Ihre KI mit Ihren Vermietdaten
Wir bauen keine KI-Funktionen, die in der Demo gut aussehen und im Vermietalltag niemandem helfen. humbee stellt KI dort bereit, wo sie in Ihre Abläufe passt, und Sie entscheiden, wo das ist.
Im Vorgang: Der humbee Copilot transkribiert Sprachnachrichten von Fahrern und Kunden, analysiert Dokumente und fasst Verläufe zusammen, direkt im jeweiligen Vorgang.
In Workflows: KI-Schritte lassen sich in Workflows einbauen, zum Beispiel um eine Mietanfrage aus einer E-Mail vorzubereiten oder eine Eingangsrechnung ohne Vorlage auszulesen.
Über MCP: humbee bietet einen MCP-Server. Damit arbeitet die KI, die Ihr Team bereits nutzt, etwa Claude, ChatGPT oder ein anderer MCP-fähiger Assistent, direkt mit Ihren humbee-Daten und mit den Rechten des jeweiligen Nutzers. Fragen wie diese beantwortet sie aus Ihrem System:
- Welche Scherenbühnen über 12 Meter sind nächste Woche frei?
- Welche Schäden hatte dieses Gerät in diesem Jahr, und was hat die Reparatur gekostet?
- Fasse die offenen Rücknahmen von Kunde Müller zusammen und lege eine Aufgabe für die Disposition an.
Welche dieser Möglichkeiten Sie nutzen, legen wir gemeinsam fest, passend zu Ihren Abläufen und Ihren Datenschutzvorgaben. Die Anbindung an andere Systeme läuft zusätzlich über die REST-API.
Telematik, Buchhaltung und Website sind angebunden
Hundrup gewinnt jeden Monat vier Arbeitstage zurück
„Wir freuen uns jeden Tag mit humbee zu arbeiten. Unsere Prozesse und das Aufgabenmanagement im Unternehmen sind durch humbee deutlich effizienter geworden.“
Stefan Hundrup, Geschäftsführer, Hundrup Arbeitsbühnen-Vermietung GmbH & Co. KG
Start parallel zum Altsystem, mit Ihren eigenen Maschinen und Preisen
Sie müssen nicht an einem Stichtag umstellen. Viele Vermieter führen humbee zunächst neben ihrem bisherigen System ein.
Wie wir mit humbee die Maschinenvermietung noch effizienter gestalten
Optimieren Sie Ihre Prozesse in der Baumaschinenvermietung: humbee begleitet Sie von der ersten Planung bis zur finalen Abholung. Werfen Sie hierzu gern einen Blick in unser Whitepaper.
Schnittstellen & Integrationen
Unsere Anbindungen mit denen wir den Alltag in humbee zentralisieren. Von der Buchhaltung, über die ERPs und Gerätedaten.
- Infor
- Lexware Office
- Datev
- S-Firm
- SAP über Beconex
- Tecuso
- Trackunit
- AddSecure (ehemals frameLOGIC)
- Google Maps
Die Sicherheit Ihrer Daten ist lebenswichtig
FaQ – Rund um die Software für Baumaschinenvermietung
Die Gelegenheit humbee kennenzulernen
Einfach online mit humbee in der Cloud arbeiten.
Testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – ohne Verpflichtung, ohne automatische Verlängerung. Auf Wunsch begleiten wir Sie virtuell bei Ihren ersten Schritten in humbee oder Sie starten direkt selbst durch. Sie möchten direkt mit einem Experten sprechen? Dann buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.