E-Rechnungen empfangen und verarbeiten, ohne die Daten neu zu erfassen
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X liest humbee direkt aus dem Beleg. Kreditor, Beträge und Fälligkeit stehen in der Erfassungsmaske, bevor die Buchhaltung das Dokument zum ersten Mal öffnet.
Seit Januar 2025 kommen sie an, die Frage ist nur, wer sie abtippt
Ein Lieferant stellt um. Die Rechnung sieht im Postfach aus wie immer, nur hängt jetzt eine XML-Datei dran oder steckt im PDF. In der Buchhaltung ändert sich dadurch erst einmal nichts: Jemand öffnet den Beleg, liest die Rechnungsnummer ab, tippt sie in die Maske, sucht den Kreditor, prüft das Zahlungsziel im Vertrag und trägt das Fälligkeitsdatum nach.
Dabei stehen all diese Angaben bereits in der Datei. Sauber ausgezeichnet, maschinell lesbar, ohne Zeichenerkennung. Die E-Rechnung ist genau dafür gemacht worden.
Der Aufwand entsteht also nicht, weil die Daten fehlen. Er entsteht, weil zwischen Postfach und Buchhaltungssystem keine Strecke liegt, die sie überträgt.
Was humbee beim Empfangen einer E-Rechnung ausliest, bevor jemand hinsieht
Trifft eine E-Rechnung ein, öffnet humbee die strukturierten Daten und füllt die Erfassungsmaske damit. Ohne Zeichenerkennung, ohne Vorlage für dieses Lieferantenlayout, ohne vorheriges Training.
Aus dem Beleg kommen unter anderem:
| Kopfdaten | Beträge | Fristen und Zeiträume | Parteien |
|---|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Nettobetrag | Rechnungsdatum | Rechnungssteller |
| Rechnungsart (Rechnung oder Gutschrift) | Steuerbetrag | Fälligkeitsdatum | Rechnungsempfänger |
| Käuferreferenz, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID | Bruttobetrag | Skontofrist | USt-IdNr. des Rechnungsstellers |
| Skontobetrag und skontofähiger Betrag | Skontosatz in Prozent | USt-IdNr. des Rechnungsempfängers | |
| Leistungszeitraum von und bis |
Bei Belegen mit Positionsdaten kommen Positionsnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, Positionsnetto und Steuersatz dazu.
Das ist die Grundlage für Splitbuchungen, ohne dass jemand eine Aufteilung von Hand rechnet.
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X werden ohne Umweg gelesen
humbee liest hybride Belege, also PDF mit eingebettetem XML nach ZUGFeRD oder Factur-X, und reine XRechnungen in den Syntaxen UBL und CII.
Bei einem hybriden Beleg hat das XML Vorrang. humbee wertet die strukturierten Daten aus und schickt das PDF nicht noch einmal durch die Zeichenerkennung. Das ist kein Detail für Techniker: Der Unterschied zeigt sich bei Beträgen mit Nachkommastellen, bei Umlauten in Firmennamen und bei Rechnungsnummern mit Bindestrichen, also überall dort, wo eine Texterkennung erfahrungsgemäß danebenliegt.
Fehlt das XML oder ist es beschädigt, fällt humbee automatisch auf die Erkennung des PDF zurück. Der Beleg bleibt in der Strecke, er landet nicht in einem Fehlerordner.
Ein Hinweis, den Sie sonst selten lesen
Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Als solche gelten Belege ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten nicht alle steuerlichen Pflichtangaben in strukturierter Form. Wenn ein Lieferant Ihnen eine Rechnung in einem dieser Profile schickt, haben Sie ein PDF mit ein paar Daten daran, aber keine E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen dieselbe europäische Norm für die elektronische Rechnung, sie verpacken sie nur unterschiedlich.
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie im Browser, sehen Sie Datenfelder, kein Rechnungslayout. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und für Rechnungen an den Bund verpflichtend; bei Ländern und Kommunen gelten teils eigene Regelungen. Zugeordnet wird sie über die Leitweg-ID, die in der Käuferreferenz mitgeschickt wird. Geschrieben wird sie offiziell in einem Wort, gesucht wird sie meist als X-Rechnung.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem dieselben Daten als XML mitreisen. Sie sieht für den Menschen aus wie eine normale Rechnung und ist für die Maschine trotzdem strukturiert lesbar. Deshalb heißt sie hybrid. Factur-X ist das französische Gegenstück und in der Praxis derselbe Aufbau.
Für Ihre Buchhaltung ist der Unterschied kleiner, als er klingt: humbee liest beide, und in beiden Fällen kommen dieselben Felder in der Erfassungsmaske an. Relevant wird die Unterscheidung nur an zwei Stellen. Erstens beim Ansehen: Eine XRechnung braucht eine Darstellung, sonst schaut die Buchhaltung auf Rohdaten. Zweitens beim Weiterleiten im Haus, denn ein PDF übersteht den Weg durch Postfächer und Archivsysteme unbeschadet, eine XML-Datei nicht immer.
xRechnung (XML)
Reine XML-Datei – für die elektronische Verarbeitung in der öffentlichen Verwaltung
ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3)
PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten – für Menschen lesbar und maschinenverarbeitbar
So läuft eine E-Rechnung durch humbee, vom Postfach bis zur Buchung
Vier Stationen, und Ihre Buchhaltung greift erst an der dritten ein.
Drei Stufen der Erkennung, und die E-Rechnung gewinnt immer
Für jede eingehende Rechnung arbeitet humbee eine feste Reihenfolge ab:
Zur Genauigkeit nennen wir bewusst keine Prozentzahl. Wir messen feldweise gegen den tatsächlichen Belegwert, mit der Formel Vorschlagsrate mal Richtigkeit. Zuletzt haben wir das an 1.237 Rechnungen aus einem Ablöseprojekt durchgerechnet, und diese Auswertung zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch. Eine Quote, die für jedes Unternehmen und jeden Lieferantenstamm gleichermaßen gelten soll, gibt es nicht.
Den richtigen Kreditor treffen, nicht die eigene Firma
Auf jeder Rechnung stehen zwei Unternehmen: das, das sie geschrieben hat, und das, das sie bezahlen soll. Die eigene Firma steht dabei praktisch immer irgendwo auf dem Blatt, in der Anschrift, im Briefkopf, in der Fußzeile. Für eine reine Textsuche ist sie deshalb der auffälligste Treffer, und genau deshalb schlagen viele Systeme im Rechnungseingang das eigene Unternehmen als Lieferanten vor.
Bei einer E-Rechnung ist die Frage eindeutig beantwortet: Verkäufer und Käufer stehen als getrennte Angaben in der Datei, jeweils mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. humbee nutzt das und schließt die jeweils andere Partei aus. Sie legen pro Belegstrecke fest, welche Seite gesucht wird. Im Eingangsrechnungsstapel ist das der Rechnungssteller, bei eigenen Belegen der Empfänger.
Neue Kreditoren legt humbee nie eigenständig an. Ist der Lieferant unbekannt oder passen mehrere, bekommen Sie eine Kandidatenliste statt einer stillen Fehlzuordnung.
Beleg, Prüfung und Freigabe liegen in einem Vorgang
Aus jeder eingehenden Rechnung wird ein Vorgang. Darin liegt der Originalbeleg, daneben die ausgelesenen Daten, die Prüfaufgabe, die Freigabe und später der Übergabevermerk an die Buchhaltung. Wer wissen will, wo eine Rechnung steht, öffnet den Vorgang und sieht es, ohne jemanden zu fragen.
Was dabei automatisch passiert:
- Doppelte Rechnungen fallen auf, bevor sie abgelegt werden. Sie legen selbst fest, woran humbee eine Dublette erkennt, üblicherweise an Kreditorennummer plus Rechnungsnummer.
- Abweichende Bankdaten lösen eine Prüfung aus. Weicht die IBAN auf der Rechnung von der im Kreditorenstamm ab, geht der Beleg nicht in den Automatiklauf, sondern in eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip. Die Stammdaten ändert humbee dabei nie selbst.
- Fehlende Pflichtangaben landen bei einem Menschen, nicht in einem Papierkorb. Der Beleg bleibt im Stapel, bis jemand entschieden hat.
- Freigabewege richten sich nach Betrag und Gesellschaft. Bis zu einem Betrag reicht eine Freigabe, darüber sind es zwei. Wer was sehen und bearbeiten darf, lässt sich bis auf einzelne Felder festlegen.
Arbeiten Sie mit mehreren Gesellschaften, erkennt humbee aus der E-Rechnung, an welche davon die Rechnung gerichtet ist, und zwar an den strukturierten Empfängerdaten, nicht an einer Anschrift aus der Texterkennung.
Geprüfte Rechnungen gehen an DATEV, Lexware Office oder Ihr ERP
humbee führt den Beleg bis zur Freigabe und übergibt ihn dann dorthin, wo gebucht wird. Produktiv im Einsatz sind unter anderem die Anbindungen an DATEV Unternehmen online, Lexware Office und Infor Global Finance, dazu Fachsysteme wie WinCasa, Immoware24 und WoWi-Port.
Steht Ihr System nicht in der Liste, gibt es zwei Wege: die offene Schnittstelle von humbee oder einen Export als Datei, deren Aufbau Sie selbst festlegen, mit Kopfdaten, Steuerzeilen, Positionen, Kontierung, Gesellschaft, Freigabestatus und Prüfhistorie.
Die Vorkontierung arbeitet regelbasiert: Belegart, Kreditor, Leistungsart, Gesellschaft und Projekt führen zu Sachkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle und Kostenträger. Steuerliche Sonderfälle sind dabei abgedeckt, von der Umkehr der Steuerschuld über innergemeinschaftliche Lieferungen bis zu gemischten Steuersätzen und Gutschriften. Bei einer E-Rechnung erkennt humbee diese Fälle an den Steuercodes im Beleg und nicht an Textbausteinen.
„Das kann unser ERP doch auch“
Der häufigste Einwand, und er ist berechtigt genug, um ihn hier zu beantworten statt im Gespräch.
Ein ERP bucht. Es weiß, auf welches Konto der Betrag gehört, welcher Steuerschlüssel gilt und wie der Zahllauf aussieht. Was es nicht gut kann, ist die Zeit davor: der Beleg liegt im Postfach, jemand muss ihn ansehen, jemand anderes muss ihn fachlich prüfen, eine dritte Person gibt ihn frei, und dazwischen liegen Rückfragen, Urlaubsvertretungen und ein Lieferschein, der noch fehlt. Diese Phase ist kein Buchungsvorgang, sondern ein Arbeitsablauf zwischen mehreren Menschen.
humbee übernimmt genau diese Phase und übergibt erst dann, wenn der Beleg geprüft und freigegeben ist. Das ERP bleibt das führende System für die Buchung, humbee ist die Prozessebene darüber. Wenn Ihr ERP diesen Teil bereits vollständig abbildet und alle Beteiligten dort arbeiten, brauchen Sie uns dafür nicht. Das sagen wir lieber vorher als nach der dritten Demo.
E-Rechnungen verarbeiten heißt auch, sie jahrelang wiederfinden zu müssen
Der Originalbeleg bleibt unverändert, wird unveränderbar abgelegt und protokolliert. Damit erfüllt humbee die technischen Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung. Kam die Rechnung per Mail, wird die Mail mitarchiviert. Zusätzlich erzeugt humbee ein Volltext-PDF, damit Sie die Rechnung später auch dann finden, wenn Sie nur noch den Lieferantennamen oder einen Betrag im Kopf haben.
Aufbewahren ist Pflicht, und die Fristen unterscheiden sich je nach Unterlagenart. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine verkürzte Frist von acht Jahren, für andere Unterlagen wie den Jahresabschluss weiterhin zehn. Genau deshalb reicht eine pauschale Einstellung nicht: In humbee legen Sie die Frist je Dokumentart fest, und jedes Dokument trägt neben dem Aufbewahrungsdatum ein eigenes Löschdatum. Unbegrenzt aufbewahren ist keine Lösung, sondern ein Datenschutzproblem mit Ansage.
Ein Fehler beim Empfangen macht aus der ZUGFeRD-Rechnung ein Bild
Viele Unternehmen lassen eingehende Rechnungsmails vor der Weitergabe in ein Bild-PDF wandeln, etwa durch ein Archiv- oder Scansystem. Das Ergebnis sieht aus wie die Rechnung. Die strukturierten Daten sind dabei aber verloren, und was ankommt, ist ein Bild, das wieder durch die Zeichenerkennung muss.
Damit die E-Rechnung ihren Vorteil behält, muss sie so ankommen, wie der Lieferant sie verschickt hat: als XML oder als PDF mit eingebettetem XML. Wir sehen uns diesen Weg im Beratungsgespräch gemeinsam an, weil er außerhalb von humbee liegt und sich in zehn Minuten klären lässt.
