Software für Stadtwerke:
alles, was Ihr ERP nicht kann

Q: Wie läuft die ERP-Integration für Stadtwerke ab?

Über die REST API von humbee . Üblich sind drei Bausteine: eine Verknüpfung über Kundennummer, Zählpunkt oder Belegnummer, ein Stammdatenabgleich vom ERP nach humbee, und die Rückgabe von Ergebnissen aus dem Vorgang an das ERP. Das ERP bleibt die führende Quelle. Ein Start ohne Anbindung ist möglich, die Integration lässt sich später ergänzen.

humbee bündelt Dokumente, Kommunikation und Aufgaben zu einem Thema in einem Vorgang, direkt neben Ihrem ERP. Bei den Stadtwerken Neu-Isenburg läuft humbee neben SAP.

Ergänzt ihr ERP, ersetzt es nicht

Anpassbar ohne Programmierung

Im Einsatz bei kommunalen Betrieben

Rechtssichere Dokumentation kritischer Infrastruktur

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30 Tage testen

4,8 Sterne geben uns unsere Kunden im Schnitt, vertrauen auch Sie auf humbee.

Das ERP kennt die Zahlen, den Vorgang kennt niemand

Ein Anschlussnehmer ruft an und fragt nach dem Stand seines Netzanschlusses. Die Sachbearbeiterin öffnet das ERP und sieht: Kundennummer, Zählpunkt, offene Posten. Was sie nicht sieht, ist der eigentliche Fall. Der letzte Schriftverkehr liegt in einem Postfach, dessen Inhaber im Urlaub ist. Das Angebot des Tiefbauunternehmens liegt auf dem Laufwerk, in einem Ordner, den vor zwei Jahren jemand anders angelegt hat. Die Zusage aus der Besprechung steht in einer OneNote-Notiz. Wer zuständig ist, weiß der Kollege, der gerade in einem Termin sitzt.

So entsteht die Zeit, die in keiner Statistik auftaucht: nicht bei der Bearbeitung, sondern beim Zusammensuchen davor. Das ERP ist dabei nicht das Problem. Es tut genau das, wofür es gebaut wurde, es hält strukturierte Daten. Es hält nur nicht den Fall.

Software für Stadtwerke, die neben dem ERP arbeitet, nicht dagegen

In humbee ist der Vorgang die Einheit, in der gearbeitet wird. Ein Netzanschluss ist ein Vorgang. Darin liegen der Antrag, der Schriftverkehr, das Angebot, die Freigabe, die Aufgabe an den Tiefbau, die Notiz aus der Besprechung und der Verweis auf die Kundennummer im ERP. Wer den Vorgang öffnet, sieht den ganzen Fall, auch wenn er ihn nicht angelegt hat.

Das ERP bleibt, wo es ist. humbee greift keine Stammdaten an, ersetzt keine Abrechnung und löst kein Buchungssystem ab. Es füllt die Fläche daneben, auf der bisher Laufwerk, Postfach, Excel und OneNote nebeneinander laufen.

CRM, DMS oder Prozessplattform:
welche Software für Stadtwerke passt?

Viele Stadtwerke starten die Suche mit einem Werkzeugbegriff und landen bei einem Systemzoo.
Die drei Kategorien unterscheiden sich so:

Kategorie	Beantwortet	Grenze im Stadtwerk
DMS	Wo liegt das Dokument?	Findet Dateien, aber nicht den Fall. Der Ablauf drumherum läuft weiter per E-Mail.
CRM	Was wissen wir über diesen Kunden?	Deckt Kundenkontakte ab, aber nicht Verträge, Personal, Instandhaltung oder Qualitätsmanagement.
Prozessplattform	Wie kommt dieser Fall zum Abschluss?	Braucht ein ERP daneben für die strukturierten Daten.

humbee ist die dritte Kategorie. Die Aufgaben eines DMS und die kundenbezogenen Aufgaben eines CRM erledigt humbee im Vorgang mit, ohne dass dafür zwei weitere Systeme nötig sind. Bei den Stadtwerken Neu-Isenburg hat humbee ein vorhandenes DMS und eine Speziallösung für das Qualitätsmanagement ersetzt.

Von Excel, OneNote und Teams zu einer Plattform: Stadtwerke Neu-Isenburg

Vorher

Dokumentenmanagement in einem DMS
Vertragsverwaltung in Excel
Besprechungsnotizen in OneNote
Informationen auf einem digitalen schwarzen Brett
Qualitätsmanagement in einer Speziallösung
Kommunikation über Teams
SAP für die ERP-Aufgaben

Nachher

Fünf abgelöste Werkzeuge, ein Vorgang je Thema
SAP läuft weiter, humbee arbeitet daneben
Mitarbeitende ohne eigenen ERP-Zugang erreichen die Inhalte, die sie brauchen, inklusive Saisonkräfte mit Blick auf ihre Dienstpläne

Kathrin Perwein aus dem Projekt- und Nachhaltigkeitsmanagement hat beim humbee experience day berichtet, wie sich die Abläufe verändert haben. Geschäftsführer Kirk Reineke und sein Team kommen im Video zu Wort.

Zur Success Story

Neun Abläufe, die Stadtwerke in humbee zuerst umstellen

Vertragsverwaltung

Der Konzessionsvertrag läuft in 14 Monaten aus. Bisher hing das an einer Excel-Spalte, die jemand pflegen musste. Jetzt liegt der Vertrag als Vorgang mit Frist, die Wiedervorlage kommt von selbst, und der Zugriff hängt an der Rolle, nicht am Ordner.

Mithilfe von Workflows

Anfragenbearbeitung

Die Anfrage kommt per E-Mail, wird zum Vorgang und läuft durch einen Workflow. Wer sie übernimmt, sieht sofort, was schon geschrieben wurde. Wer sie weitergibt, muss nichts weiterleiten.

Über unser Ticketsystem

Wartung und Instandhaltung

Die Prüfung an der Anlage ist fällig. Auftrag, Protokoll, Nachweis und Zuständigkeit liegen am Objekt, nicht in einem Ordner mit Jahreszahl im Namen. Wenn jemand nach dem letzten Prüfprotokoll fragt, ist die Antwort ein Klick, kein Suchauftrag.

Individuell Zusammengebaut

Risikomanagement

Stadtwerke gehören zur kritischen Infrastruktur. Risiken, Maßnahmen und Nachweise laufen als Vorgänge mit Verantwortlichen und Fristen, statt in einer Tabelle, die vor dem Audit aktualisiert wird.

Personalarbeit

Von der Ausschreibung bis zum Zeugnis in einem Vorgang. Die digitale Personalakte zeigt jedem genau das, was seine Rolle sehen darf.

mehr über Personalarbeit

Qualitätsmanagement

Verfahrensanweisungen und Richtlinien liegen zentral und in der gültigen Fassung. humbee hat bei den Stadtwerken Neu-Isenburg das vorherige QM-System ersetzt.

Dank Vorlagenmanagement

Energiedaten und Lieferantenkommunikation

Der Austausch mit Versorgern und Lieferanten läuft als schlanker Ticketprozess, nachvollziehbar und ohne Postfachsuche.

Interne Kommunikation

Eine Information erreicht die Belegschaft über den News Room, ohne dass vorher ein Verteiler zusammengestellt werden muss.

Collaborationsplattform

Besprechungsorganisation

Geschäftsführung und Bereichsleitung sehen ihre Themen auf einem Kanban-Board. Jeder weiß, was ansteht und wie weit ein Thema ist. Die Notiz aus der Sitzung liegt im Vorgang, nicht in OneNote.

Unsere Kanban Lösung

ERP-Integration für Stadtwerke ohne Migrationsprojekt

humbee bringt eine REST API mit und wird neben das bestehende ERP gestellt, nicht in es hinein. Der übliche Weg besteht aus drei Schritten:

Verknüpfen

Kundennummer, Zählpunkt oder Belegnummer wandern als Feld in den Vorgang. Wer den Vorgang öffnet, findet den Datensatz im ERP wieder.

Abgleichen

Stammdaten aus dem ERP werden nach humbee gespiegelt, damit niemand zweimal tippt. Das ERP bleibt die führende Quelle.

Übergeben

Ergebnisse aus dem Vorgang, etwa eine freigegebene Rechnung, gehen an das ERP zurück.

Die Einführung berührt das ERP dabei nicht:
keine Datenmigration, keine Anpassung am ERP, kein Parallelbetrieb.

Kritische Infrastruktur, Datenschutz und GoBD ohne Extraprojekt

Datenschutzprobleme in Stadtwerken entstehen selten daran, dass eine Software fehlt. Sie entstehen an den Ablagen: dem Laufwerk, auf das historisch zu viele Menschen Zugriff haben, dem geteilten Postfachordner, der Kundenliste auf einem Desktop. Ein zusätzliches Datenschutzwerkzeug beseitigt diese Ablagen nicht.

In humbee hängt die Berechtigung am Vorgang und am Dokument, nicht am Ordner. Wer kein Recht hat, sieht den Vorgang nicht, auch nicht in der Suche. Damit verschwindet der Grund, aus dem die Parallelablage überhaupt entstanden ist.

Dazu kommt die technische Grundlage:

Verschlüsselte Speicherung der Dokumente
ISO-zertifizierte Hochsicherheitsrechenzentren in Europa
Nutzung konform mit EU-DSGVO
Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO sowie §§ 238 und 257 HGB
GoBD-konforme Aufbewahrung
Erweiterte Zwei-Faktor-Authentifizierung
Integrierter Virenscanner

über unsere Datensicherheit

Was sich im Arbeitsalltag eines Stadtwerks nach der Einführung ändert

Was Anwender berichten, lässt sich in drei Punkten zusammenfassen:

Die Suche fällt weg

Nicht die Suchfunktion wird schneller, die Suche selbst entfällt, weil alles zum Fall an einer Stelle liegt.

Vertretung funktioniert

Urlaub und Krankheit blockieren keinen Vorgang mehr, weil der Fall nicht im Postfach einer Person liegt.

Weniger Systeme, weniger Lizenzen

Bei den Stadtwerken Neu-Isenburg sind DMS, Excel-Vertragsliste, OneNote, schwarzes Brett und QM-Speziallösung entfallen.

Die gemeinsame Zusammenarbeit in einem Vorgang macht richtig Spaß. Besonders gefällt mir die Möglichkeit, dass man schnell eine Aufgabe anlegen und direkt den Verantwortlichen auswählen kann.

Magdalena JarzinaSachbearbeiterin Personalmanagement

Im Newsroom besteht die Möglichkeit, Informationen unkompliziert reinzustellen, ohne groß einen Verteiler auswählen zu müssen.

Nicole ZobelGruppenleitern Personalmanagement

Die Arbeit ohne humbee ist für uns nicht mehr vorstellbar, weil wir einfach alles damit machen. Es ist unser Aufgabensteuerungstool, unser Kommunikationskanal und es erleichtert unsere Zusammenarbeit.

Matthäus KaczmarekLeiter Kundenmanagement

Mit humbee haben wir unsere Schichtpläne immer in der Tasche. Es ist praktisch, dass auch Saisonkräfte einfach auf ihre Dienstpläne zugreifen können, ohne dass man teure Zugänge für Systeme beschaffen

Denis DörschugBetriebsleiter Wald Schwimmbad

Von vielen Insellösungen zur strategischen Plattform humbee | Kathrin Perwein, SWNI GmbH

Häufige Fragen zu unserer Software für Stadtwerke

Ist humbee eine Infrastruktur-Management-Software für Stadtwerke?

Nicht im technischen Sinn. humbee überwacht keine Netze und liest keine Messwerte. Was humbee führt, ist die Akte zur Infrastruktur: Anlagen und Fahrzeuge als eigene Objekte, dazu Wartungsaufträge, Prüfprotokolle, Nachweise, Zuständigkeiten und Fristen. Wenn im Audit nach dem letzten Prüfprotokoll einer Anlage gefragt wird, liegt es am Objekt und nicht in einem Ordner.

Ersetzt humbee unser ERP-System?

Nein, und das ist Absicht. Das ERP hält die strukturierten Daten: Zählpunkte, Verbräuche, Buchungen, Stammdaten, Lohn. humbee hält den Vorgang darum herum. Bei den Stadtwerken Neu-Isenburg läuft humbee neben SAP, ohne Datenmigration und ohne Eingriff ins ERP.

Wie läuft die ERP-Integration für Stadtwerke ab?

Über die REST API von humbee. Üblich sind drei Bausteine: eine Verknüpfung über Kundennummer, Zählpunkt oder Belegnummer, ein Stammdatenabgleich vom ERP nach humbee, und die Rückgabe von Ergebnissen aus dem Vorgang an das ERP. Das ERP bleibt die führende Quelle. Ein Start ohne Anbindung ist möglich, die Integration lässt sich später ergänzen.

Ist humbee ein CRM für Stadtwerke?

humbee deckt die kundenbezogene Arbeit ab, die in einem Vorgang stattfindet: Anfragen, Schriftverkehr, Aufgaben, Wiedervorlagen, Verträge, Historie zu einem Anschlussnehmer. Wer eine vertriebliche Pipeline mit Forecast und Abschlusswahrscheinlichkeiten braucht, sucht ein klassisches CRM. Für die meisten Stadtwerke ist das nicht der Bedarf, weil dort Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit zählen und nicht Vertriebssteuerung.

Brauchen wir ein eigenes System für Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden?

Nein. Ein Ideen- oder Vorschlagsmanagement ist ein Formular, ein Bewertungsschritt, eine Entscheidung und eine Rückmeldung. In humbee ist das ein Vorgangstyp: Eingabe über ein Formular, Zuordnung an die zuständige Stelle, Bewertung als Aufgabe, Entscheidung dokumentiert, Rückmeldung an den Einreichenden. Der Zugriff hängt an der Rolle, sodass Vorschläge nur die Menschen sehen, die sie sehen sollen. Ein Extraprodukt und eine Extralizenz entfallen.

Welche Fuhrparksoftware nutzen Stadtwerke und Versorgungsunternehmen?

Für Telematik, Ortung und Tankdatenauswertung setzen Stadtwerke Spezialanbieter ein. Die Verwaltung des Fuhrparks lässt sich davon trennen: In humbee ist jedes Fahrzeug ein eigenes Objekt mit Akte, an dem Zulassung, Versicherung, Leasingvertrag, Prüftermine wie HU und UVV, Schadensmeldungen und Zuordnung zum Fahrer hängen. Fristen laufen als Wiedervorlage, damit kein Prüftermin übersehen wird.

Eignet sich humbee auch für kleinere Stadtwerke?

Ja, weil die Einführung kein IT-Projekt voraussetzt. humbee läuft als Cloud-Anwendung, wird ohne Programmierung an die eigenen Abläufe angepasst und lässt sich mit einem Bereich starten, etwa der Vertragsverwaltung, statt mit einem Gesamtkonzept.

Dürfen Stadtwerke als kritische Infrastruktur KI überhaupt einsetzen?

Die Frage ist selten juristisch gemeint, sondern praktisch: Wo rechnet das Modell, und was passiert mit den Inhalten. Bei humbee laufen die KI-Modelle auf Microsoft Azure in Schweden. Ihre Dokumente und Vorgänge werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Der Copilot arbeitet außerdem innerhalb des Berechtigungssystems: Er sieht nur das, was der jeweilige Anwender sehen darf, und Zugang erhalten nur die Nutzer, die Sie freigeben. Welche externen Quellen die KI nutzen darf, legen Sie über eine White-List fest.

Damit verschiebt sich die Diskussion von „dürfen wir KI nutzen“ zu „wofür setzen wir sie zuerst ein“. Bei den Stadtwerken Neu-Isenburg war das das Qualitätsmanagement, wo KI bei Prüfprozessen unterstützt.

Wofür brauchen Stadtwerke OCR, wenn Rechnungen längst digital kommen?

Weil der Posteingang gemischt bleibt. Ein Teil kommt als ZUGFeRD-Rechnung, ein Teil als PDF ohne Struktur, ein Teil als Scan aus dem Multifunktionsgerät, dazu Formulare mit handschriftlichen Ergänzungen von der Baustelle. Für den strukturierten Teil reicht die Standard-OCR. Für den Rest greift die KI-gestützte Erkennung, auch bei schief eingescannten Seiten und ungewöhnlichen Layouts.
Der Gewinn liegt nicht im Erkennen, sondern in dem, was danach passiert: Die erkannten Werte landen als Felder im Vorgang, der Volltext ist durchsuchbar, die Ablage ist GoBD-konform, und der Beleg läuft ohne Umtippen in die Freigabe.

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