Aufgabenmanagement Software mit Vorgang, Mail und Dokument an einer Stelle

In humbee hängt jede Aufgabe an einem Vorgang, mit allen Mails, Dokumenten und Notizen, die dazugehören. Sie planen Ihren eigenen Tag, das Team sieht den Stand, und wiederkehrende Aufgaben entstehen von selbst.

Beratungsgespräch vereinbaren

30 Tage testen

4,9 Sterne geben uns unsere Kunden im Schnitt, vertrauen auch Sie auf humbee.

Warum Aufgabenmanagement in vielen Teams scheitert

Die Liste ist voll, und trotzdem fehlt die Hälfte

Drei Aufgaben stehen im Tool. Zwei weitere stehen auf einem Zettel neben der Tastatur. Eine liegt als ungelesene Mail im Postfach, weil sie eigentlich eine Aufgabe ist, aber niemand sie umgetragen hat. Und die wichtigste hat gestern jemand im Vorbeigehen gesagt.

Am Ende führt jeder im Team sein eigenes System. Das funktioniert, solange alle da sind und nichts dazwischenkommt. Es bricht in dem Moment, in dem jemand krank wird und niemand weiß, was offen war.

Aufgabenmanagement mit Vorgangsbezug

Die Aufgabe hängt am Fall, nicht in einer Liste

Eine Aufgabe in humbee ist keine Zeile in einer Liste, sondern Teil eines Vorgangs. Wer sie öffnet, sieht sofort, worum es geht: den Mailverlauf, die Angebote, die Notiz vom Telefonat, den Stand im Statusmodell.

Das erspart den Satz, der in jedem Büro zwanzigmal am Tag fällt: „Wo finde ich denn dazu die Unterlagen?“ Die Antwort ist immer dieselbe, nämlich dort, wo die Aufgabe steht. Auch Wochen nach dem Abschluss, weil die Suche den ganzen Vorgang findet und nicht nur den Aufgabentitel.

Aufgaben planen und Fristen halten: zwei Daten pro Aufgabe

Wann fange ich an, und bis wann muss es fertig sein

In den meisten Tools hat eine Aufgabe ein Datum. Deshalb steht jeden Morgen die halbe Liste auf Rot, und irgendwann schaut niemand mehr hin.

In humbee hat jede Aufgabe zwei Daten. Das Fälligkeitsdatum ist die Zusage nach außen, bis dahin muss es erledigt sein. Das Planungsdatum ist Ihre eigene Entscheidung, wann Sie damit anfangen. Sie können eine Aufgabe auf nächste Woche schieben, ohne dass die Frist verrutscht, und ohne dass jemand anderes das mitbekommt.

Neue Aufgaben landen zunächst unter „noch zu planen“. Von dort ziehen Sie sie in den Zeitraum, in dem die Arbeit beginnen soll. Was Sie auf „später“ legen, rückt mit der Zeit von selbst wieder nach vorn. Eine Wiedervorlage müssen Sie dafür nicht anlegen.

Aufgaben im Team verteilen, delegieren und nachverfolgen

Was das Team sieht, und was privat bleibt

Persönliche Aufgabenplanung

Ihre persönliche Planung ist Ihre Sache. Auf dem Kanban-Board sortieren Sie mit eigenen Etiketten, ob nach Eisenhower, nach Getting Things Done oder einfach nach Bauchgefühl.

Aufgabenmanagement für das Team

Für das Team zählt etwas anderes: Wer ist zuständig, wie ist der Stand, wann wird es fertig. Genau das steht im Vorgang, für alle sichtbar, ohne Rückfrage. Ist die zuständige Person im Urlaub, sieht man das direkt an der Aufgabe. Sie muss also nicht erst auflaufen, damit jemand merkt, dass sie liegen bleibt. Wie das Team daran weiterarbeitet, zeigt die Zusammenarbeit im Team.

Wer was sehen darf, regelt das Berechtigungssystem. Eine Aufgabe zeigt niemandem etwas, was diese Person nicht ohnehin sehen dürfte.

Wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen lassen

Die Aufgaben, an die niemand mehr denken muss

KI im Aufgabenmanagement: priorisieren, beschreiben, erledigen

Der Stapel sortiert sich, bevor Sie ihn anfassen

Aufgaben priorisieren lassen und zu einem Vorgang zusammenfassen

Der humbee Copilot sieht Ihre offenen Aufgaben mit allem, was daran hängt: Fristen, Zuständigkeiten, Status der zugehörigen Vorgänge. Daraus schlägt er eine Reihenfolge vor und begründet sie.

Wenn mehrere Aufgaben zum selben Thema gehören, macht er daraus einen Vorgang. Aus fünf einzelnen Punkten wird ein Fall mit einer Zuständigkeit, einem Status und einer gemeinsamen Ablage. Genau der Schritt, den im Alltag niemand von Hand macht, obwohl er die meiste Ordnung bringt.

Aufgabenbeschreibungen, die den Kontext kennen

„Rückmeldung geben“ ist keine Aufgabe, sondern eine Notiz an sich selbst. Drei Wochen später weiß niemand mehr, worum es ging.

Weil der Copilot den Vorgang mitliest, also die Mails, Dokumente und Notizen, formuliert er aus einem Stichwort eine Beschreibung, mit der auch eine Kollegin arbeiten kann, die den Fall nicht kennt. Das ist der Unterschied zu einem Textgenerator: Der Kontext kommt aus Ihrem System, nicht aus einer allgemeinen Annahme.

Aufgaben, die der Copilot selbst übernimmt

Ein Teil der Arbeit ist Fleißarbeit: Daten aus einem Dokument in Felder übertragen, einen Sachverhalt zusammenfassen, eine Antwort vorformulieren. Diese Aufgaben kann der Copilot bearbeiten und Ihnen das Ergebnis zur Freigabe vorlegen.

Was er nicht tut: entscheiden. Die Freigabe bleibt bei Ihnen, und im Vorgang ist nachvollziehbar, was der Copilot beigetragen hat.

Die KI arbeitet nach Ihren Regeln, nicht nach allgemeinen Annahmen

Sie hinterlegen Ihre eigenen Verfahrens- und Handlungsanweisungen. Der Copilot arbeitet danach. Wenn in Ihrem Unternehmen eine Reklamation über einem bestimmten Betrag immer zur Geschäftsführung geht, dann gilt das auch für seine Vorschläge.

Damit beantwortet sich die häufigste Frage von selbst: Es ist nicht die Einschätzung eines fremden Modells, sondern Ihre eigene Regel, angewendet auf den konkreten Fall.

Der Copilot hilft außerdem beim Aufbau des Systems selbst, etwa bei Formeln für Eigenschaftsfelder. Was er sonst noch kann, steht auf der Seite zum humbee Copilot.

mehr zum Copiloten

humbee im Vergleich zu Trello, Asana, Noti

Warum ein Kanban-Board allein nicht reicht

Trello, Asana, Notion oder awork machen Aufgaben sichtbar, und das können sie gut. Was sie nicht können: die Mail dazu aufnehmen, das Dokument versionssicher ablegen, den Vorgang weiterführen. Also bleibt beides bestehen, das Board und das gewachsene Nebeneinander aus Postfach, Laufwerk und Fachanwendung. Der Überblick auf dem Board endet an der Kartengrenze.

In humbee ist jede Karte ein vollständiger Vorgang. Aufgaben, Mails, Notizen und Dokumente liegen darin, und das Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass sie auch in fünf Jahren noch auffindbar sind.

Mehr zu Kanban-Boards in humbee

	Aufgabenmanagementsysteme	humbee
Aufgaben und Boards	Ja	Ja
E-Mails im Vorgang senden & empfangen	nein	Ja
Dokumente versioniert und GoBD-konform ablegen	nein	Ja
Planungsdatum getrennt vom Fälligkeitsdatum	in der Regel nein	Ja
Aufgaben aus Prozessen automatisch erzeugen	teilweise	Ja

Rechenzentren ISO Zertifiziert

DSGVO Konfrom

GoBD Zertifiziert

Microsoft Azure Partner

Software Made in Germany

Wir finden eine passende Lösung für Ihre Prozesse

Verwandeln Sie die Herausforderungen Ihrer Prozesse in einen Wettbewerbsvorteil – in nur 30 Minuten.

Lassen Sie uns unverbindlich sprechen

individuell

passgenau

lösungsorientiert

Aufgabenmanagement unterwegs

humbee ist ein Tool, das sowohl die prozess- und projektbezogene Aufgabenverwaltung als auch persönliche Organisation ermöglicht. Lästiges Suchen entfällt, weil alle Informationen in einem Tool gebündelt sind – selbstverständlich auch mobil.
Besonders praktisch: Mit dem “humbee-concierge” können Aufgaben unterwegs per Spracherkennung erfasst werden, z. B. während der Autofahrt. Das KI-basierte Tool ist preisgekrönt (Innovationspreises INNO-RKN) und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

humbee concierge erhielt den Innovationspreis des Rhein-Kreis Neuss

Die Gelegenheit humbee kennenzulernen

Einfach online mit humbee in der Cloud arbeiten.

Testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – ohne Verpflichtung, ohne automatische Verlängerung. Auf Wunsch begleiten wir Sie virtuell bei Ihren ersten Schritten in humbee oder Sie starten direkt selbst durch. Sie möchten direkt mit einem Experten sprechen? Dann buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.