Die Aufbewahrung von Personalakten gehört zu den sensibelsten Aufgaben im Personalwesen. Arbeitgebende sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren. Gleichzeitig verlangt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine möglichst frühe Löschung personenbezogener Daten. Dieses Spannungsfeld führt in der Praxis häufig zu Unsicherheiten: Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Was darf digital archiviert werden? Und wann müssen Personalakten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden gelöscht werden?
Dieser Beitrag gibt einen detaillierten Überblick über die geltenden Aufbewahrungsfristen für Personalakten in Deutschland und zeigt, wie HR-Abteilungen diese Anforderungen strukturiert und datenschutzkonform umsetzen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist die systematische Sammlung aller Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitenden stehen. Sie beginnt in der Regel mit der Bewerbung und begleitet das Beschäftigungsverhältnis bis über dessen Ende hinaus. In ihr werden alle Dokumente aufbewahrt, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant sind.
Rechtlich existiert keine abschließende Definition der Personalakte. Die arbeitsrechtliche Praxis und Rechtsprechung verstehen darunter jedoch alle personenbezogenen Unterlagen, die über eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer geführt werden und die dessen dienstliche oder persönliche Verhältnisse betreffen.
Maßgeblich ist dabei nicht die Form der Ablage, sondern der Inhalt. Ob Papierakte, E-Mail oder digitales Dokument: Entscheidend ist, dass ein Bezug zur beschäftigten Person besteht.
2. Rechtliche Vorgaben für die Aufbewahrung von Personalakten
Die Aufbewahrung von Personalakten ist nicht in einem einzigen Gesetz geregelt. Vielmehr ergeben sich die Pflichten aus verschiedenen Rechtsgebieten, die zeitgleich zu beachten sind. Besonders relevant sind das Datenschutzrecht, das Arbeits- und Steuerrecht sowie das Sozialversicherungsrecht.
Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO und BDSG)
Die Datenschutz-Grundverordnung bildet den zentralen Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Beschäftigten. Nach Art. 5 DSGVO gilt das Prinzip der Speicherbegrenzung. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck erforderlich sind, für den sie erhoben wurden. Sobald dieser Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht, müssen die Daten gelöscht werden.
§ 26 BDSG konkretisiert diese Vorgaben für den Beschäftigungskontext. Er erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten nur, wenn sie für die Durchführung, Ausübung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Daraus folgt unmittelbar, dass Personalakten regelmäßig zu prüfen sind und veraltete Unterlagen nicht unbegrenzt gespeichert werden dürfen.
Arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Das Arbeitsrecht sieht keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen für die gesamte Personalakte vor. Stattdessen ergeben sich Aufbewahrungsdaten aus Verjährungsfristen möglicher Ansprüche. Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Daher empfiehlt es sich, arbeitsrechtlich relevante Unterlagen wie Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Abmahnungen oder Kündigungsschreiben mindestens drei Jahre nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Besondere Bedeutung haben dabei gesetzlich geregelte Dokumente wie Arbeitsverträge nach § 2 NachwG, befristete Arbeitsverträge gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG oder Kündigungsschreiben sowie Auflösungsverträge nach § 623 BGB, die zwingend der Schriftform unterliegen.
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
Sobald Unterlagen der Personalakte steuerliche Relevanz haben, greifen die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB). Nach § 147 AO und § 257 HGB müssen Inventare, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe und abrechnungsrelevante Unterlagen grundsätzlich 6 Jahre aufbewahrt werden. Für bestimmte Unterlagen, insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen, können sich längere Fristen ergeben, wenn sie zugleich als Buchungsbelege gelten. Diese Fristen dienen vor allem der Nachprüfbarkeit durch Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen. Eine vorzeitige Löschung kann hier zu erheblichen Nachteilen führen.
Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen
Auch das Sozialversicherungsrecht schreibt eigene Aufbewahrungsfristen vor. Nach § 28f SGB IV sind Unterlagen, die für die Prüfung der Sozialversicherung relevant sind, mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Dazu zählen insbesondere Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung und Entgeltunterlagen.
Im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen kann die Deutsche Rentenversicherung diese Unterlagen anfordern. Eine vollständige und strukturierte Archivierung ist daher unerlässlich.
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3. Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen
In der Praxis stellt sich somit weniger die Frage nach der Aufbewahrungsfrist der gesamten Personalakte, sondern vielmehr nach den Fristen einzelner Dokumentarten. Während arbeitsrechtliche Unterlagen häufig 3 Jahre aufzubewahren sind, gelten für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Dokumente längere Fristen von 6, 10 oder sogar bis zu 30 Jahren, etwa im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge.
Genau hier liegt eine der größten Herausforderungen für HR-Abteilungen: In einer Personalakte existieren unterschiedliche Fristen parallel. Eine pauschale Lösung ist daher nicht zulässig. Vielmehr muss dokumentbezogen entschieden werden, welche Unterlagen gelöscht werden dürfen und welche weiterhin aufzubewahren sind.
3.1 Aufbewahrungsfristen von Patientendaten
Sofern es sich um Personalakten im Gesundheitswesen handelt, können zusätzlich besondere Aufbewahrungspflichten greifen. Patientendaten unterliegen teilweise deutlich längeren Fristen, insbesondere, wenn medizinische Dokumentationen betroffen sind. Diese Fristen sind jedoch vom klassischen Arbeitsrecht abzugrenzen und betreffen vor allem medizinische Einrichtungen und Kliniken.
3.2 Aufbewahrungsfristen im Überblick
Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist |
Bewerbungsunterlagen | 3 bis 6 Monate, max. 2 Jahre (§ 15 AGG) |
Sozialversicherungsrechtliche Dokumente | 5 Jahre (§ 28f ABs. 1 SGB IV) |
Lohnabrechnungen & Gehaltsnachweise | 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
Gerichtsverfahren (arbeitsrechtlich) | 30 Jahre (§ 197 BGB), 3 Jahre für allgemeine Dokumente (§ 195 BGB) |
Rentenrelevante Dokumente | Unbegrenzt empfohlen |
Urkunden und notarielle Dokumente | Unbegrenzt empfohlen |
4. Physische versus digitale Aufbewahrung von Personalakten
Grundsätzlich dürfen Personalakten sowohl in Papierform als auch digital geführt werden. Eine Pflicht zur physischen Aufbewahrung besteht nur dort, wo gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist und keine rechtskonforme Digitalisierung erfolgt. In der Praxis können auch solche Dokumente digital archiviert werden, sofern die Digitalisierung revisionssicher erfolgt und die Integrität sowie Authentizität der Dokumente gewährleistet ist.
Die Anforderungen an eine digitale Archivierung sind hoch. Sie muss nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein. Technische Richtlinien wie die BSI-TR-03138 geben hierfür konkrete Handlungsempfehlungen, insbesondere im Hinblick auf Beweiswerterhaltung und IT-Sicherheit.
4.1 Vorteile der digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte bietet HR-Abteilungen erhebliche Vorteile gegenüber der klassischen Papierakte. Sie ermöglicht eine strukturierte, dokumentbezogene Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen, reduziert manuelle Fehler und erleichtert die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Besonders wichtig ist dabei ein durchdachtes Berechtigungskonzept, das sicherstellt, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Personaldaten haben.
Moderne Softwarelösungen wie humbee unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen systematisch umzusetzen und Aufbewahrungs- sowie Löschprozesse zu automatisieren.
5. Was passiert mit der Personalakte nach der Kündigung?
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses entfällt der ursprüngliche Zweck vieler personenbezogener Daten. Dennoch darf die Personalakte nicht sofort gelöscht werden. Vielmehr beginnt ab diesem Zeitpunkt die jeweilige Aufbewahrungsfrist der einzelnen Dokumente.
In der Praxis empfiehlt sich ein strukturierter Offboarding-Prozess. Nach der Kündigung oder dem Aufhebungsvertrag wird die Personalakte in einen Archivstatus überführt. In diesem Status bleiben nur noch diejenigen Personen zugriffsberechtigt, die die Unterlagen aus rechtlichen Gründen benötigen. Gleichzeitig werden Löschfristen dokumentiert und überwacht.
Ein digitales Offboarding in humbee kann diesen Prozess unterstützen, indem Löschfristen berechnet und Löschungen auf Basis dieser Fristen zuverlässig automatisch ausgeführt und sicher dokumentiert werden.
6. Wie müssen Personalakten vernichtet werden?
Sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht, müssen Personalakten datenschutzkonform vernichtet werden. Papierunterlagen sind nach DIN 66399 zu vernichten, um einen Missbrauch sensibler Daten auszuschließen. Digitale Daten müssen vollständig und unwiederbringlich gelöscht werden. Auch hier ist eine Dokumentation der Löschung empfehlenswert, um die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können.
7. Datenschutz als zentrale Rolle bei der Aufbewahrung von Personalakten
Datenschutz spielt bei der Aufbewahrung von Personalakten eine zentrale Rolle. Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Bußgeldern führen. Neben der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind daher technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, etwa Zugriffsbeschränkungen, Protokollierungen und regelmäßige Prüfungen der gespeicherten Datenbestände.
8. Fazit: Rechtssichere Aufbewahrung braucht Struktur
Die Aufbewahrung von Personalakten ist komplex, weil unterschiedliche Rechtsgebiete und Fristen ineinandergreifen. Unternehmen sind daher gut beraten, sich von der Vorstellung einer einheitlichen Frist zu verabschieden und stattdessen dokumentbezogen zu arbeiten. Eine digitale Personalakte mit klaren Berechtigungen, automatisierten Fristen und dokumentierten Löschprozessen ist dabei der Schlüssel zu mehr Rechtssicherheit und Effizienz.
