In humbee gibt es diverse Möglichkeiten große Dateien zu empfangen. Der Datenaustausch geschieht in humbee sicher und unkompliziert. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten zum Empfang externer Daten.
Schritt für Schritt-Anleitung
Funktionspostfächer
E-Mails mit Anhängen, wie z. B. eine Eingangsrechnung, können an ein sog. Funktionspostfach geschickt werden, das der automatischen Bearbeitung spezieller E-Mails, wie bspw. Supportanfragen, dient.
E-Mails, die in einem Funktionspostfach eintreffen, werden von humbee automatisch kategorisiert und in die entsprechenden Prozesse geleitet. So entsteht bspw. aus einer Eingangsrechnung automatisch ein Eingangsrechnungsprozess und aus einer Supportanfrage ein Ticketprozess.
Beim Eintreffen einer E-Mail wird ein Workflow ausgelöst, der die weitere Verarbeitung behandelt.
Upload-Funktion
In Vorgängen gibt es die Möglichkeit, Dokumente abzulegen oder auszuwählen. Dabei gibt es für die Upload-Datei(en) keine Größenbeschränkung. Auch können mehrere Dateien zeitgleich hochgeladen werden, während bei anderen Anbietern häufig nur der Upload einer Datei möglich ist.
Per Drag&Drop können Sie Dateien im Feld ablegen oder diese aus Ihrem Dateimanagementprogramm auswählen.
Erfolgreich hochgeladene Dateien können später auch freigegeben und per Link geteilt werden.
Scanupload mit Stapelklassen
Der Scanupload mit Stapelklassen funktioniert ähnlich wie der Datenempfang per Funktionspostfach. Statt eines Workflows können Sie Dokumente manuell hochladen und diese im Anschluss automatisch oder manuell weiterverarbeiten lassen.
Beim Upload von Dokumenten werden diese in sog. Stapelklassen abgelegt, eine Stapelklasse definiert bspw. die OCR-Texterkennung. So werden Dokumente vom humbee-System gescannt und Eigenschaften aus Vorgängen mit Inhalten belegt. Angelegte Stapel können dann exportiert werden, woraus wieder Vorgänge o.ä. entstehen können.
Ein Dokument, das mehrere Einzeldokumente, wie z. B. Rechnungen beinhaltet, kann von humbee getrennt werden, um eine Weiterverarbeitung in Einzelprozessen zu ermöglichen.
Upload in die Fotogalerie
Fotos und Videos können in der internen Fotogalerie von humbee hochgeladen werden. humbee kann die hochgeladenen Elemente nach Datum, Standort, Personen, Schlagwort, Projekt oder Vorgangsbezug kategorisieren.
Fotos und Videos, die in Vorgängen, Aufgaben oder Projekten hochgeladen werden, erscheinen ebenfalls in dieser Galerie.
