E-Mails gehören nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Arbeitsalltag. Umso hilfreicher ist es, wenn wiederkehrende Nachrichten standardisiert und automatisiert erstellt werden können – besonders im Kontext strukturierter Prozesse wie beispielsweise dem Anfragenprozess in humbee.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in humbee E-Mail-Vorlagen erstellen, mit dynamischen Platzhaltern arbeiten und die Vorlagen später im System effizient einsetzen – inklusive individueller Signatur und automatischer Befüllung der Betreffzeile sowie des Empfängers.
Diese Anleitung richtet sich an alle, die regelmäßig ähnliche E-Mails versenden und dabei Zeit sparen sowie eine einheitliche Kommunikation sicherstellen möchten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Nutzung von E-Mail-Vorlagen in humbee
E-Mail in Outlook vorbereiten
Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail, die als Grundlage für Ihre Vorlage dient. Entfernen Sie zunächst Ihre persönliche Signatur, da diese später automatisch über das System eingefügt wird.
Platzhalter für automatische Inhalte einfügen
Fügen Sie im E-Mail-Text sowie im Betreff dynamische Platzhalter ein:
Für die automatische Signatur:{{User.EmailFooter.CurrentUser}}
Für die Anfrage-ID im Betreff:
„Ihre Anfrage läuft unter der ID {{CurrentItem.Property.AnfrageID}}“
Diese Formeln stellen sicher, dass beim späteren Versand die jeweiligen Inhalte automatisch übernommen werden.
Vorlage lokal speichern
Speichern Sie die vorbereitete E-Mail-Datei lokal auf Ihrem Computer, z. B. im Ordner „Downloads“, als Outlook-Vorlage (.oft oder .msg). Entfernen Sie vor dem Speichern gegebenenfalls sichtbare Platzhalter, wenn diese nicht als Text angezeigt werden sollen.
Vorlage in humbee hochladen
Wechseln Sie nun in humbee und laden Sie die gespeicherte E-Mail-Vorlage in den öffentlichen Dokumentenbereich hoch – analog zum Vorgehen bei Word-Vorlagen.
E-Mail-Vorlage im System konfigurieren
Markieren Sie die hochgeladene Datei als „E-Mail-Vorlage“. Dadurch wird der Einstellungsbereich erweitert. Legen Sie nun fest:
– In welchem Vorgang die Vorlage verwendet werden soll (z. B. im Anfragenprozess),
– Wer als Empfänger hinterlegt wird – etwa per Formel: {{CurrentItem.Property.Absender}}, wodurch automatisch der Absender des jeweiligen Vorgangs eingetragen wird.
Weitere Felder können optional konfiguriert oder leer gelassen werden, wenn sie nicht benötigt werden.
Vorlage testen
Testen Sie die E-Mail-Vorlage, indem Sie in einen Anfragenvorgang wechseln und dort auf „E-Mail“ klicken.
Wenn alles korrekt eingerichtet wurde, öffnet sich eine neue Nachricht mit:
– dem automatisch generierten Betreff inklusive Anfrage-ID,
– dem richtigen Empfänger,
– und der Signatur aus dem Benutzerprofil des aktuell angemeldeten Anwenders.
Effizienz durch Standardisierung
Mit wenigen Schritten können Sie in humbee leistungsstarke E-Mail-Vorlagen erstellen, die auf individuelle Inhalte reagieren und sich nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse einfügen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Einheitlichkeit und Professionalität Ihrer externen Kommunikation.
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