Egal ob Etsy-Shop oder Industriehandel: Neues Gesetz für Aufbewahrungsfristen von Verpackungen werden zur Dauerakte

Seit dem 12. August muss jeder Betrieb, der Ware verschickt, Unterlagen zu seinen Verpackungen jahrelang bereithalten. Wer den Karton befüllt, steht dafür ein. Und die Frist läuft nicht wie im Steuerrecht bis Silvester, sondern für jede Verpackung einzeln.

Versendende Betriebe haben seit vergangener Woche eine Pflicht, von der die meisten noch nichts wissen. Sie betrifft nicht die Ware, sondern den Karton, in dem sie steckt. Wer ihn befüllt, muss belegen können, dass die Verpackung den Vorgaben entspricht. Diesen Beleg gilt es fünf Jahre aufzubewahren, bei Mehrweg zehn, gerechnet ab dem Tag, an dem die Verpackung das Haus verlässt.

Dahinter steht die EU-Verpackungsverordnung, die seit dem 12. August unmittelbar gilt und das Verpackungsgesetz abgelöst hat. An seine Stelle ist das Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz getreten. Neu ist nicht das Recycling, dafür zahlen Versender längst, sondern der technische Nachweis: eine Dokumentation zur Verpackung und eine Erklärung, dass sie den Anforderungen genügt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie lange aufbewahrt werden muss. Sie lautet, wen es trifft.

Wer muss Unterlagen zu Verpackungen aufbewahren?

Bisher sortierten Betriebe ihre Verpackungspflichten über das Register LUCID und das duale System. Das führt jetzt in die Irre, denn das neue Recht kennt zwei Rollen. Der Hersteller zahlt für die Entsorgung, der Erzeuger steht für die Verpackung selbst ein. Nur ihn trifft der Nachweis.

Wer Erzeuger ist, hat die Zentrale Stelle Verpackungsregister am 12. August öffentlich gemacht. Die Antwort dürfte vielen Betrieben nicht gefallen. Lässt ein Unternehmen Verpackungen unter eigenem Namen oder eigener Marke fertigen, ist es Erzeuger, auch als Lizenznehmer. Kauft es Kartons ein, hilft ihm das wenig: Verkaufs- und Umverpackungen werden erst durch das Befüllen zur Verpackung, Erzeuger ist damit, wer packt.

Der Kartonhersteller bleibt nur dort verantwortlich, wo die Verpackung fertig aus der Maschine kommt, bei Paletten, Kisten, Pizzakartons, Coffee-to-go-Bechern. Ausnahmen gibt es kaum. Die eine ist zudem umstritten. Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden und höchstens zwei Millionen Euro Umsatz können die Rolle an ihren Lieferanten abgeben. Die Verordnung verlangt dafür nur, dass er in der EU sitzt, die Zentrale Stelle stellt strenger auf denselben Mitgliedstaat ab. Wer im EU-Ausland bedrucken lässt, sollte die Abweichung kennen.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026? Tabelle mit 6, 8 und 10 Jahren

Für die gewohnten Geschäftsunterlagen ändert sich nichts: zehn Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse, acht für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs für Geschäftsbriefe. Neu ist nur eine Zahl, die viele Löschkonzepte noch nicht kennen: Das Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege Anfang 2025 von zehn auf acht Jahre gesenkt, auch für Belege, deren Frist damals noch lief. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wurde diese Verkürzung inzwischen zurückgenommen, dort bleiben es zehn Jahre.

Der Unterschied in der letzten Spalte entscheidet, ob die Ablage funktioniert. Eine Rechnung vom Januar und eine vom November landen im selben Jahresordner, ihre Frist beginnt gemeinsam an Silvester. Ein Beleg aus diesem Juni ist Anfang 2035 reif für den Reißwolf.

Bei Verpackungen fehlt dieser Stichtag. Geht ein Einwegkarton am 8. Januar 2027 raus, laufen ab diesem Tag fünf Jahre. Geht ein Karton derselben Sorte erst im November raus, beginnt für ihn eine eigene Frist. Und weil jede Sendung ein neues Inverkehrbringen ist, verschiebt sich das Ende mit jeder Auslieferung.

Ein Archiv aus Jahresordnern kann das nicht abbilden, es kennt nur Kalenderjahre. Drei Kartongrößen und zwei Gitterboxtypen sind dann nicht ein Vorgang, sondern fünf.

Wie schnell muss die Konformitätserklärung bei der Behörde vorliegen?

Aufbewahren genügt nicht. Fragt eine Behörde, müssen die Unterlagen binnen zehn Tagen vorliegen, elektronisch, auf Wunsch gedruckt, auf Deutsch oder Englisch und notfalls übersetzt. Zuständig sind die Länder.

Ein Anlass braucht es nicht: Die Behörden sollen jedes Jahr zumindest einen Teil der Erklärungen nach Risiko auswählen und auf Richtigkeit prüfen. Wer hineingerät, hat zehn Tage, um zu zeigen, welche Unterlage zu welchem Karton gehört.

Nach einigen Jahren ist das schwerer, als die Frist klingt. Lieferanten wechseln, Materialien ändern sich, Bedruckungen werden neu aufgelegt. Berührt eine Änderung die Konformität, ist neu zu bewerten. Aktuell zu halten ist die Erklärung ohnehin.

Die alte Fassung wird nicht wertlos, für alles, was vorher rausgegangen ist, ist sie der Nachweis. Wer die neue Erklärung über die alte Datei speichert, löscht seinen Beleg für die Vergangenheit. Revisionssicher abgelegt wird das über die GoBD-konforme Archivierung, beschrieben in der Verfahrensdokumentation.

Und selbst nach fünf Jahren ist Löschen nicht automatisch erlaubt. Eine Lieferantenunterlage kann zur Verpackungsdokumentation gehören und zugleich steuerlich relevant sein, dann gilt die längere Frist. Kürzere Fristen außerhalb des Steuerrechts lassen die steuerliche Frist ausdrücklich unberührt. Wie beides zusammenpasst, steht im Beitrag zu Löschfristen und DSGVO-konformen Löschkonzepten.

Was passiert bei Verstößen gegen die Verpackungspflichten?

Bisher ging es beim Vollzug fast immer ums Geld für die gelbe Tonne. Eine Versandapotheke aus dem Ausland etwa musste die Beteiligung für fünf Jahre nachholen, es ging um Millionen. Solche Beträge lassen sich beziffern, überweisen, abhaken.

Der technische Nachweis funktioniert anders. Er lässt sich nicht nachzahlen: Wer die Unterlagen zu einem Karton von 2027 im Jahr 2031 nicht findet, kann sie nicht rückwirkend erzeugen. Eine fehlende Zahlung ist ein Betrag, eine fehlende Dokumentation ist eine Lücke.

Ein bestimmtes System schreibt niemand vor. Nachvollziehbar bleiben muss, welche Unterlage zu welcher Verpackung gehört und welche Fassung wann galt. Die Kennung liefert das Gesetz mit: Typen-, Chargen- oder Seriennummer.

Genau hier kann humbee unterstützen. Dokumentation, Erklärung, Prüfberichte und Lieferantenpost liegen je Verpackungsart in einer digitalen Akte, verbunden über Artikel-, Typen- oder Chargennummer, versioniert, mit Fristen als Wiedervorlage und der Volltextsuche SmartBeeSearch, im Alltag etwa bei Manufakturen, Online-Shops oder Speditionen. Über die Erzeugerrolle entscheidet das System nicht. Es unterstützt die Dokumentationspflichten.

Wie sich die eigenen Fristen konkret abbilden lassen, klärt ein kostenfreies Beratungsgespräch.

Checkliste: Aufbewahrungsfristen für Verpackungen prüfen

• Bei welchen Verpackungen ist der Betrieb Erzeuger, getrennt nach Auftragsproduktion, Verkaufs- und Transportverpackung?
• Greift die Kleinstunternehmen-Ausnahme? Wo sitzt der Lieferant, im Inland oder in der EU?
• Ist der Tag des Inverkehrbringens je Verpackung belegbar?
• Sind Verpackung und Unterlagen über eine Kennung verbunden?
• Bleiben ältere Fassungen erhalten und unterscheidbar?
• Sind die Unterlagen in zehn Tagen elektronisch verfügbar?

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen 2026

Quellen und Rechtsstand

• Verordnung (EU) 2025/40: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32025R0040
• ZSVR, Abgrenzung Erzeuger und Hersteller: https://www.verpackungsregister.org/erste-schritte/abgrenzung-erzeuger-hersteller
• ZSVR, Fallberichte: https://www.verpackungsregister.org/stiftung-und-behoerde/fallberichte
• Verpackungsfristen: Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 und 15, Art. 15 Abs. 2 bis 5 sowie 10 bis 12, Art. 38, Art. 39 Abs. 2, 4 und 5, Anhang VII und VIII der Verordnung (EU) 2025/40
• Kaufmännische Fristen: § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG, § 41 EStG, gesetze-im-internet.de
• Sprache, Vollzug und Sanktionen: § 54, § 62 und § 66 VerpackDG, Gesetz vom 13. Juli 2026
• VerpackDG, Gesetz vom 13. Juli 2026, BGBl. 2026 I Nr. 207, ausgegeben am 17. Juli 2026

Rechtlicher Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Rechtsstand 13. August 2026.