Lieferscheine gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Besonders in Branchen wie Spedition, Logistik oder der Maschinenvermietung entstehen täglich zahlreiche dieser Dokumente. Sie bestätigen Lieferungen, dokumentieren Warenbewegungen oder dienen als Grundlage für Rechnungen.
Viele Unternehmen stellen sich früher oder später die gleiche Frage: Wie lange müssen Lieferscheine eigentlich aufbewahrt werden?
Die Beantwortung dieser Frage ist in der Praxis gar nicht so einfach, denn die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt davon ab, welche Funktion der Lieferschein im Unternehmen erfüllt. Zusätzlich spielen gesetzliche Regelungen wie das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) eine wichtige Rolle.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das eine Warenlieferung oder Leistung dokumentiert. Er begleitet die Ware während des Transports und enthält detaillierte Informationen darüber, welche Produkte geliefert wurden. Der Lieferschein dient vor allem dazu, die Lieferung für beide Seiten nachvollziehbar zu machen und den Wareneingang beim Empfänger zu kontrollieren. Im Gegensatz zur Rechnung enthält er in der Regel keine Preise, sondern konzentriert sich ausschließlich auf die gelieferten Mengen und Positionen.
Typische Funktionen eines Lieferscheins sind:
- Nachweis der Lieferung
- Kontrolle der gelieferten Waren
- Grundlage für die spätere Rechnungsstellung
- Dokumentation von Wareneingängen und Warenausgängen
Gerade in der Logistik oder in der Maschinenvermietung haben Lieferscheine eine besondere Bedeutung. Dort dokumentieren sie beispielsweise die Übergabe von Mietmaschinen, Transportaufträge oder auch die Rückgabe von Geräten. Dadurch dienen sie häufig nicht nur der Dokumentation, sondern auch als rechtlicher Nachweis im Streitfall.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen werden in Deutschland vor allem durch zwei Regelwerke bestimmt: §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 Abgabenordnung (AO).
Diese Gesetze verpflichten Unternehmen dazu, bestimmte Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Dazu zählen unter anderem:
- Buchungsbelege
- Geschäftsbriefe
- Rechnungen
- Jahresabschlüsse und
- Handelsbücher
Die Aufbewahrungsfrist hängt dabei davon ab, welcher Kategorie ein Dokument zugeordnet wird.
Typische Fristen sind:
| Dokumentart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Jahresabschlüsse und Bücher | 10 Jahre |
Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verabschiedet am 26. September 2024 und seit dem 1. Januar 2025 in Kraft, wurde die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert. Das gilt auch für bestehende Unterlagen, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief. Für ältere Dokumente, insbesondere aus dem Jahr 2016 und früher, gelten die bisherigen Fristen weiterhin. Daher ist es empfehlenswert, die eigenen Archiv- und Löschkonzepte entsprechend zu prüfen und ggf. anzupassen.
Aufbewahrungsfristen-Rechner
Berechnen Sie mit wenigen Angaben das frühestmögliche Löschdatum für typische Geschäftsunterlagen. Der Rechner berücksichtigt die übliche Zuordnung zu 6, 8 oder 10 Jahren Aufbewahrungsfrist und erklärt das Ergebnis direkt verständlich.
Es ist eine Steuerprüfung, ein laufendes Verfahren oder ein vergleichbarer Sondertatbestand anhängig.
Frühestmögliches Löschdatum
Hinweis: Die Berechnung dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung.
Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine: Buchungsbeleg oder Handelsbrief?
Bei Lieferscheinen gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Entscheidend ist vielmehr, welche Funktion der Lieferschein im jeweiligen Geschäftsprozess erfüllt. Grundsätzlich gibt es zwei mögliche Kategorien, in die Lieferscheine fallen können: Buchungsbelege und Handels- oder Geschäftsbriefe.
Lieferschein als Buchungsbeleg
Ein Lieferschein gilt als Buchungsbeleg, wenn er unmittelbar mit der Buchhaltung verknüpft ist. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Rechnung auf den Lieferschein verweist, der Lieferschein der Dokumentation einer Buchung dient oder Teil des Rechnungsprozesses ist.
Ein typisches Beispiel ist eine Rechnung mit dem Hinweis: "Rechnung gemäß Lieferschein Nr. xyz". In diesem Fall wird der Lieferschein Teil des steuerlich relevanten Belegs und muss entsprechend lange aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesem Fall 8 Jahre.
Lieferschein als Handelsbrief
Wird der Lieferschein nicht für die Buchhaltung benötigt, kann er als Handels- oder Geschäftsbrief eingestuft werden. Das betrifft beispielsweise interne Lieferscheine, Transportdokumente oder Lieferbestätigungen ohne direkten Bezug zur Rechnungsstellung. In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Diese Einordnung kommt in der Praxis jedoch seltener vor, da viele Unternehmen Lieferscheine zumindest indirekt mit der Buchhaltung verknüpfen.
Praxisbeispiele: Aufbewahrungsfristen im Unternehmensalltag
Die Einordnung von Lieferscheinen wird besonders verständlich, wenn man konkrete Anwendungsfälle aus der Praxis betrachtet.
Beispiel 1: Spedition/Logistik
Ein Transportunternehmen stellt eine Frachtrechnung mit dem Hinweis "gemäß Lieferschein Nr. 4821" aus. In diesem Fall wird der Lieferschein automatisch Teil des Buchungsbelegs, da er direkt mit der Rechnung verknüpft ist und als Nachweis für die erbrachte Leistung dient.
Die Folge: Der Lieferschein muss 8 Jahre aufbewahrt werden.
In der Praxis empfiehlt es sich, solche Lieferscheine unmittelbar bei der Rechnungsstellung digital zu archivieren und mit der Rechnung zu verknüpfen. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente vollständig und revisionssicher abgelegt sind.
Beispiel 2: Maschinenvermietung
Ein Maschinenvermieter nutzt interne Übergabescheine zur Dokumentation der Geräteausgabe. Diese enthalten keine Preise und werden nicht in der Buchhaltung verarbeitet. Da somit kein direkter Buchungsbezug besteht, kann der Lieferschein in diesem Fall als Handels- oder Geschäftsbrief eingeordnet werden und sollte 6 Jahre aufbewahrt werden.
Dennoch empfiehlt es sich in der Praxis häufig, solche Dokumente länger aufzubewahren, etwa als Nachweis bei Reklamationen oder zur internen Dokumentation von Übergaben und Rückgaben.
Sonderregel: Lieferscheine ohne Buchungsbezug
In manchen Fällen dürfen Lieferscheine sogar früher vernichtet werden. Das gilt insbesondere dann, wenn sie nicht Bestandteil eines Buchungsbeleges sind. In diesen Fällen gilt:
- Eingehende Lieferscheine dürfen vernichtet werden, sobald die Rechnung eingegangen ist.
- Ausgehende Lieferscheine dürfen vernichtet werden, sobald die Rechnung versendet wurde.
In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen dennoch dafür, Lieferscheine länger aufzubewahren – etwa zur internen Dokumentation oder zur Absicherung bei Rückfragen und Reklamationen.
Wie berechnet sich die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments, sondern immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Wurde ein Lieferschein bspw. am 15. Juni 2026 erstellt, beginnt die Frist am 31. Dezember 2026. Gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, darf der Lieferschein frühestens am 1. Januar 2035 gelöscht werden.
Dieses Prinzip gilt für nahezu alle steuerlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland.
Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Auch wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist, dürfen Dokumente nicht immer sofort gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich beispielsweise in folgenden Situationen:
- Laufende Steuerprüfung
- Anhängige Gerichtsverfahren
- Steuerliche Ermittlungen
- Offene Rechtsstreitigkeiten
Solange ein Dokument für steuerliche oder rechtliche Zwecke benötigt wird, muss es weiterhin aufbewahrt werden.
Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?
Ein Lieferschein ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Unternehmen dürfen Waren grundsätzlich auch ohne Lieferschein versenden. Dennoch gehört der Lieferschein in vielen Unternehmen zum Standard, weil er zahlreiche Vorteile bietet:
- Klare Dokumentation bei der Lieferung
- Bessere Kontrolle beim Wareneingang
- Weniger Missverständnisse
- Grundlage für Reklamationen.
Gerade in Branchen mit vielen Warenbewegungen – etwa Logistik, Bau oder Maschinenvermietung – ist der Lieferschein daher ein wichtiges Arbeitsdokument.
Lieferschein vs. Proforma-Rechnung
Nicht selten wird ein Lieferschein mit einer Proforma-Rechnung verwechselt. Beide Dokumente haben jedoch unterschiedliche Funktionen.
| Dokument | Zweck |
|---|---|
| Lieferschein | Dokumentiert die Lieferung von Waren |
| Rechnung | Fordert zur Zahlung auf |
| Proforma-Rechnung | Dient lediglich Informationszwecken, z.B. im Export |
Eine Proforma-Rechnung enthält oft Preise, stellt aber keine Zahlungsaufforderung dar und bestätigt auch keine tatsächliche Lieferung. Der Lieferschein hingegen dokumentiert genau, welche Waren tatsächlich übergeben wurden.
Lieferscheine digitalisieren und gesetzeskonform aufbewahren
Viele Unternehmen archivieren Lieferscheine inzwischen digital. Das spart Platz, erleichtert die Suche nach Dokumenten und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Eine digitale Archivierung ist grundsätzlich erlaubt und sinnvoll, sofern die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Dazu gehören insbesondere:
- Revisionssichere Archivierung
- Vollständige und unveränderbare Speicherung
- Jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können die entsprechenden Papierdokumente nach der Digitalisierung in vielen Fällen vernichtet werden.
GoBD in der Praxis: Was bedeutet revisionssichere Archivierung wirklich?
Die GoBD werden oft missverstanden: Ein einfacher Scan reicht in der Praxis nicht aus.
GoBD-konform:
- Speicherung in einem langzeitarchivierungsfähigen Format (z. B. PDF/A)
- Protokollierung aller Änderungen (Audit-Trail)
- Ständige Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Dokumenten
Nicht ausreichend:
- Ablage auf einem normalen Laufwerk ohne Zugriffskontrolle
- Scans ohne Qualitätsprüfung
- Nachträgliche Bearbeitungen ohne Versionierung
Ein typisches Problem aus der Praxis sind Lieferscheine auf Thermopapier, die mit der Zeit verblassen. Werden sie zu spät digitalisiert, sind sie oft nicht mehr lesbar und damit im Zweifel nicht mehr verwertbar. Daher sollten Unternehmen solche Dokumente möglichst früh digitalisieren.
Vorteile der Digitalisierung von Lieferscheinen
Die Digitalisierung von Lieferscheinen birgt zahlreiche Vorteile, besonders für Unternehmen mit vielen Lieferprozessen und hohem Dokumentenaufkommen.
- Weniger Papierarchive: Speditionen oder Maschinenvermieter erzeugen täglich eine große Menge an Lieferscheinen. Digitale Archive sparen Platz und reduzieren Verwaltungsaufwand.
- Schnellere Dokumentensuche: Mit einer guten Suche sind digitale Dokumente innerhalb nur weniger Sekunden auffindbar. Das ist besonders bei Rückfragen und im Rahmen von Prüfungen enorm hilfreich.
- Automatische Fristenverwaltung: Digitale Systeme wie humbee können Aufbewahrungs- und Löschfristen berechnen und entsprechend dokumentieren.
- Integration in Buchhaltungssoftware: Digitale Lieferscheine können direkt mit Rechnungen und Buchungsbelegen verknüpft werden. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie humbee bieten hierfür Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen, wie z. B. Lexware oder sevDesk. So lassen sich Lieferscheine automatisch mit Rechnungen verbinden und revisionssicher archivieren.
Fazit
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beträgt je nach Einordnung meist 6 oder 8 Jahre. Entscheidend ist, ob der Lieferschein als Buchungsbeleg dient oder nicht. Gerade in der Praxis sind Lieferscheine häufig eng mit der Buchhaltung verknüpft und müssen daher in der Regel länger aufbewahrt werden. Die Digitalisierung bietet Unternehmen dabei eine effiziente Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig ihre Prozesse zu optimieren.
