Ein Outlook-Add-In ist eine Erweiterung, die zusätzliche Funktionen in Microsoft Outlook einbaut. Typische Beispiele sind eine Schaltfläche, die eine E-Mail in ein Dokumentenmanagementsystem ablegt, eine Anbindung an die Telefonanlage, ein Werkzeug für digitale Signaturen oder die Terminbuchung eines CRM-Systems. Das Add-In stammt nicht von Microsoft, sondern vom Hersteller der jeweiligen Software.
Inhaltsverzeichnis
Die drei Bauarten und worin sie sich unterscheiden
Der Begriff „Add-In“ fasst drei technisch sehr verschiedene Dinge zusammen. Für die Bewertung im Unternehmen ist die Unterscheidung wichtig, weil Stabilität und Zukunftsfähigkeit daran hängen.
COM-Add-Ins
sind die älteste Bauart. Sie werden auf dem Rechner installiert und laufen im selben Programmprozess wie Outlook. Sie haben damit vollen Zugriff auf Postfach, Ordner und Oberfläche, und sie können Outlook mit in einen Absturz ziehen.
VSTO-Add-Ins
sind COM-Add-Ins, die mit den Visual Studio Tools for Office entwickelt wurden. Technisch gelten für sie dieselben Voraussetzungen und dieselben Risiken.
Web-Add-Ins
sind der neue Ansatz. Sie bestehen aus einem Manifest und einer Weboberfläche, laufen abgeschottet vom Outlook-Prozess und funktionieren in Outlook im Web, unter Windows, unter macOS und auf Mobilgeräten. Ihr Zugriff auf das Postfach ist enger begrenzt als bei einem COM-Add-In.
Warum die Bauart über die Zukunft entscheidet
Microsoft löst das klassische Outlook für Windows schrittweise durch das neue Outlook ab. Für die Add-In-Frage gilt dort eine eindeutige Ansage: VSTO- und COM-Add-Ins werden im neuen Outlook unter Windows nicht unterstützt. Hersteller müssen ihre Erweiterungen zu Web-Add-Ins umbauen, damit sie weiter funktionieren. Im klassischen Outlook bleiben COM- und VSTO-Add-Ins vorerst lauffähig.
Microsoft beschreibt drei Stufen bis zur vollständigen Umstellung: Opt-in, Opt-out und Cutover. Bestehende Installationen des klassischen Outlook werden mindestens bis 2029 unterstützt, und vor den beiden späteren Stufen kündigt Microsoft mindestens zwölf Monate vorher an.
Für Unternehmen heißt das: Ein COM-Add-In, an dem ein Geschäftsprozess hängt, hat ein Ablaufdatum. Wann es greift, bestimmt Microsoft. Ob es rechtzeitig einen Ersatz gibt, bestimmt der Hersteller des Add-Ins.
Typische Probleme im laufenden Betrieb
Add-Ins gelten in der Fehlersuche als erster Verdächtiger, wenn Outlook nicht mehr reagiert, einfriert oder abstürzt. Microsoft führt Add-In-Konflikte in der eigenen Dokumentation als Ursache auf und empfiehlt für die Eingrenzung, Outlook im abgesicherten Modus zu starten, sämtliche COM-Add-Ins zu deaktivieren und sie einzeln wieder zu aktivieren.
Daraus folgen drei Effekte, die in größeren Organisationen regelmäßig auftreten:
- Kombinationsrisiko. Jeder Hersteller testet sein Add-In. Die Mischung aus vier oder fünf Add-Ins auf demselben Arbeitsplatz testet niemand.
- Ausfall der Funktion während der Fehlersuche. Solange ein Archivierungs-Add-In deaktiviert ist, wird nichts abgelegt. Die Lücke fällt erst später auf.
- Unklare Zuständigkeit. Bei einem Absturz sind mehrere Hersteller beteiligt, und der Fall wandert zwischen den Supportabteilungen.
Ein Add-In löst das Ablegen, nicht das Vergessen
Ein Add-In beantwortet die Frage, wie eine E-Mail mit wenigen Klicks aus Outlook heraus in ein anderes System kommt. Es beantwortet nicht die Frage, ob das überhaupt jemand tut. Zwischen der E-Mail und der Akte steht weiterhin eine bewusste Entscheidung: Ein Mensch muss daran denken, ablegen wollen und den richtigen Fall auswählen. Was am vollen Nachmittag nicht abgelegt wird, fehlt später in der Akte, und niemand merkt es, bis jemand danach sucht. Das gilt vor allem für die eigenen Antworten, die sonst im persönlichen Ordner „Gesendete Elemente“ liegen bleiben.
In humbee liegt die E-Mail deshalb nicht in einem Archiv neben dem Fall, sondern im Vorgang, und der Vorgang ist der Ort, an dem gearbeitet wird. Wer antwortet, öffnet nicht das Postfach, sondern den Vorgang, und schickt die Mail von dort. Sie bleibt im Vorgang stehen, weil sie dort entstanden ist. Ein nachträgliches Ablegen entfällt, also kann es auch nicht vergessen werden. Für eingehende Post, die im persönlichen Postfach ankommt, genügt Drag-and-Drop in den passenden Vorgang. In Outlook wird dafür nichts installiert, weshalb ein Outlook-Update oder die Umstellung auf das neue Outlook die Aktenführung nicht berührt.
