Hartmann Medical GmbH: Vom Papierstapel zur Prozesssteuerung
Ein Visa-Prozess, der sich über Monate zieht, lässt keinen Raum für Papierstapel und doppelte Dateneingaben. Hartmann Medical kannte diesen Engpass genau. Und hat ihn gelöst.
Das Unternehmen
Die Hartmann Medical GmbH vermittelt Pflegefachkräfte und medizinisches Personal aus Drittstaaten an deutsche Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Das Angebot geht weit über reine Vermittlung hinaus: Hartmann Medical begleitet jeden Kandidaten durch Sprachqualifikation, Anerkennung des Abschlusses und den gesamten Visa-Prozess. Ein Weg, der bis zu einem Jahr dauern kann.
Die Herausforderung
Vor humbee arbeitete das Team, wie Tim Potbecker, Geschäftsführer der Hartmann Medical GmbH, es selbst beschreibt: fast wie eine Behörde. Unterlagen lagen auf verschiedenen Rechnern, Prozesse liefen per E-Mail, Papierdokumente wurden gescannt und weitergereicht. Eine zentrale Übersicht fehlte. Besonders aufwendig war die Formularerstellung: Je nach Bundesland und Formulardurchlauf kostete ein einzelner Kandidatenfall bis zu 3 bis 5 Stunden.
Die Lösung mit humbee
Was als Verwaltungstool beginnen sollte, wurde schnell zum Herzstück der Prozesssteuerung. Kandidatendaten, Visa-Verfahren, Qualifikationsnachweise und Arbeitgeberdokumente laufen heute in einem zentralen Vorgang zusammen. Formulare werden direkt aus den vorhandenen Daten erstellt und im passenden Workflow weitergeleitet, an Unterschriftenstellen, an Behörden, an alle Beteiligten. Geht ein Dokument per E-Mail ein, erkennt humbee anhand der Namenskennung, welcher Kandidat und welches Verfahren betroffen sind, und löst automatisch den nächsten Schritt aus.
Potbecker beschreibt das Prinzip so: „humbee geht so Richtung Lego.” Kein starres System mit festen Grenzen, sondern eine Plattform, auf der das Team seine eigenen Prozesse baut.
Die Ergebnisse
Formularaufwand drastisch gesunken
Wo früher 3 bis 5 Stunden pro Kandidat und Formulardurchlauf anfielen, erstellt Hartmann Medical die Unterlagen heute direkt aus dem Vorgang. Der Aufwand ist auf einen Bruchteil gesunken. Das Team kann auch von unterwegs reagieren, notfalls per Smartphone.
Mehr Überblick, weniger Fehler
Dokumente liegen nicht mehr verteilt auf lokalen Rechnern. Jeder Vorgang zeigt den aktuellen Stand, alle relevanten Unterlagen und den nächsten offenen Schritt. Das senkt die Fehleranfälligkeit und macht das gesamte Team auskunftsfähig, unabhängig davon, wer gerade im Büro ist.
Wie es weitergeht
Hartmann Medical nutzt humbee heute als Steuerungszentrale für sein Kerngeschäft. Weitere Prozesse lassen sich jederzeit ergänzen, weil das System mit den Anforderungen des Teams mitwächst. Der erste Schritt ist getan. Anpacken lohnt sich.
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