Archivierung GoBD-konform

GoBD-konforme Archivierung

Die Grundsätze der GoBD sind für viele Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmer, komplex und werden leicht unterschätzt. Andererseits besteht auch kein Grund sich vor dem Thema zu fürchten. Mit etwas gutem Willen, gesundem Menschenverstand und einem Blick in die Vorschriften ist die Einhaltung der GoBD für jedes Unternehmen leistbar.

GoBD-Konformität stellt sicher, dass die Aufzeichnung, Verarbeitung und Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente den behördlichen Vorschriften entsprechen. Doch was bedeutet das konkret, und wie lässt sich dies im digitalen Zeitalter sicher umsetzen?

GoBD-konforme Archivierung umfasst alle digitalen Daten, die steuerrechtlich relevant sind – von Rechnungen über Auftragsbestätigungen bis hin zu Korrespondenzen. Die Vorschriften sind nicht nur formal wichtig, sondern sind entscheidend für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller steuerrelevanten Vorgänge. Hier erfahren Sie, welche Anforderungen die GoBD stellen und wie Sie sie mit moderner DMS-Technologie nicht nur erfüllen sondern auch wirtschaftlich optimieren können.

Die detaillierten Vorschriften können Sie auch selber im BMF Schreiben vom 28. November 2019 nachlesen. Das BMF hat hierin die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dargestellt. Keine Angst, das Schreiben ist ordentlich strukturiert und auch für Laien gut lesbar. Im Jahr 2024 wurde es nochmal in einigen Punkten ergänzt.

Wer muss GoBD-konform archivieren?

Die GoBD betreffen alle Unternehmen, die steuerrelevante Daten in elektronischer Form verwalten. Das gilt für jede Unternehmensgröße und Branche – vom Einzel- bzw. Kleinunternehmer bis zum Großunternehmen und sogar für Freiberufler. Sie legen fest, dass alle steuerrelevanten Daten einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfasst, gebucht und verarbeitet werden. Auch Vereine und Organisationen, die Dokumente in elektronischer Form archivieren und steuerliche Pflichten haben, sind an diese Grundsätze gebunden.

Die GoBD-Grundsätze sind auch für Organisationen von Bedeutung, die nicht vollständig digital arbeiten, sondern lediglich einige Buchführungs- oder Archivierungsprozesse in der Buchhaltung in digitaler Form abwickeln. Sobald Sie digitale Dokumente oder Rechnungen erstellen und archivieren, unterliegen diese den Vorschriften. Eine durchdachte Archivierungslösung wie humbee unterstützt Unternehmen dabei, alle steuerlich relevanten Unterlagen GoBD-konform zu verwalten, zu archivieren und die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Anforderungen

Diese Anforderungen stellen die GoBD

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Vorschriften entwickelt, um sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Informationen strukturiert und sicher archiviert werden. Dabei müssen mehrere Grundsätze zwingend eingehalten werden. Diese sind auch in § 145 AO nachzulesen.

  • Nachvollziehbarkeit: alle Schritte und Vorgänge müssen in den Unterlagen transparent und für Dritte nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass alle steuerrelevanten Prozesse detailliert dokumentiert und logisch aufbereitet sein müssen.
  • Vollständigkeit: Jede steuerlich relevante Sachverhalt muss vollständig und lückenlos dokumentiert werden. Es darf keine relevanten Lücken in den Unterlagen geben. Humbee erleichtert die Vollständigkeit durch einen umfassenden Ansatz, der alle relevanten Informationen in einem Vorgang zusammenführt und sicher aufbewahrt.
  • Einzelaufzeichnung: alle Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen, dabei ist jeder Geschäftsvorfall einzeln zu dokumentieren.
  • Richtigkeit: Die Unterlagen müssen korrekt und ohne Verfälschung aufbewahrt werden. Fehlerhafte Unterlagen können die Konformität mit den Vorschriften infrage stellen und zu Nachfragen in einer Betriebsprüfung führen.
  • Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Alle steuerrelevanten Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht, also zeitnah erfolgen. Die GoBD verlangen, dass jeder Vorgang in zeitlicher Nähe, möglichst unmittelbar, gebucht wird, sodass eine klare und nachvollziehbare Chronologie entsteht. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungslösung dies unterstützt und Fristen eingehalten werden.
  • Ordnung: Das Finanzamt fordert eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage aller steuerrelevanten Dokumente. Das bedeutet, dass ein Außenstehender die Belege und deren Zusammenhänge problemlos verstehen können muss. Eine klare, geordnete Archivierung ist entscheidend, um bei einer Betriebsprüfung alle relevanten Dokumente schnell und übersichtlich zur Verfügung zu haben.
  • Unveränderbarkeit: Die Dokumente müssen nach der Speicherung unveränderbar sein, um Manipulationen zu verhindern. Dies ist ein zentraler Aspekt für eine revisionssichere Archivierung, wie sie humbee anbietet. Er sorgt dafür, dass die gespeicherten Informationen zuverlässig und unverfälscht bleiben.

Besondere Anforderungen bei der E-Mail-Archivierung

E-Mails sind oft steuerlich relevant, da sie wichtige Informationen wie Rechnungen oder Verträge enthalten und regelmäßig Geschäftsbriefe im Sinne § 147 der Abgabenordnung (AO) darstellen. Die rechtskonforme Aufbewahrung dieser Inhalte ist daher entscheidend. Humbee integriert E-Mails direkt in die Vorgangsbearbeitung und das Dokumentenmanagement und verknüpft sie mit relevanten Vorgängen und Dokumenten. Diese Integration erleichtert die Einhaltung der Vorgaben, da alle Inhalte unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden.

Durch die automatische Volltextindizierung und Kontextzuordnung macht humbee steuerlich relevante E-Mails leicht durchsuchbar und zugänglich. Die sichere und strukturierte Archivierung vereinfacht die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und minimiert das Risiko, wichtige Dokumente, zum Beispiel eine Rechnung, zu verlieren oder falsch abzulegen – ein klarer Vorteil für Unternehmen, die auf GoBD-konforme und effiziente Archivierung setzen.

Insbesondere unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit spricht bei der E-Mail-Archivierung vieles für humbee. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS Systemen müssen E-Mails nicht aufwändig manuell den Geschäftsvorgängen zugeordnet werden, sondern Sie entstehen direkt im Vorgang. Manuelle Arbeit wird so wirksam reduziert.


GoBD Archivierung revisionssicher

Ist eine GoBD-konforme Archivierung gleichzeitig eine revisionssichere Archivierung?

Nein, sie ist nicht automatisch revisionssicher. Während die GoBD auf steuerliche Aspekte fokussieren, geht die revisionssichere Archivierung noch einen Schritt weiter. Diese bietet zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die sicherstellen, dass die Informationen dauerhaft unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar bleiben. Humbee integriert beide Bereiche und bietet eine sichere Lösung für diejenigen, die sowohl die gesetzlichen Vorschriften einhalten als auch eine zuverlässige und manipulationssichere Buchhaltung sicherstellen möchten.

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist von großer Bedeutung. Diese Dokumentation beschreibt alle Prozesse von der Belegerfassung über die Verarbeitung bis zur Archivierung in digitaler Form und dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation gibt Auskunft darüber, wie und warum Dokumente archiviert wurden, wer Zugriff darauf hat und welche Maßnahmen zum Schutz der Dokumente ergriffen wurden. Humbee erleichtert die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, da alle Prozesse übersichtlich in einem System zusammengefasst sind und transparent verwaltet werden können.

Darüber hinaus ist für humbee eine Verfahrensdokumentation als Vorlage verfügbar. Mit dieser reduzieren Sie den Aufwand für die Erstellung Ihrer eigenen Dokumentation erheblich.

Verstöße gegen die GoBD

Verstöße können erhebliche Konsequenzen haben. Im schlimmsten Fall droht die Aberkennung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und daraus folgend steuerliche Schätzungen. Die resultierenden Nachzahlungen, können die Liquidität eines Unternehmens erheblich belasten. Fehlende oder fehlerhafte Archivierungsprozesse führen zudem oft zu Nachfragen durch das Finanzamt und intensiveren Prüfungen durch die Finanzbehörden.

Häufige Missverständnisse, die zu Verstößen gegen die GoBD führen

Einige Missverständnisse führen immer wieder zu Verstößen:

Konsequenzen bei einem Verstoß gegen die GoBD

Arbeiten Sie nicht GoBD-konform, können Schätzungen der steuerlichen Grundlagen die Folge sein. Dies kann finanzielle Belastungen und steuerliche Nachzahlungen zur Folge haben. Es ist daher ratsam, frühzeitig in eine Lösung zu investieren, die die Bestimmungen sicher und zuverlässig erfüllt. Von besonderer Bedeutung ist hier die sichere Aufbewahrung von Rechnungen unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.


GoBD-konform archivieren

So archivieren Sie GoBD-konform

Um eine GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen, ist es notwendig, eine zuverlässige und rechtssichere Softwarelösung zu wählen. Moderne Archivierungslösungen wie humbee bieten Unternehmen eine umfassende Lösung für die GoBD-konforme Archivierung und ermöglichen eine sichere und einfache Handhabung der Daten.

Wie humbee die GoBD- und DSGVO-Anforderungen gleichzeitig erfüllt

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steuerliche und datenschutzrechtliche Themen miteinander in Einklang zu bringen. Humbee bietet als zentrale Plattform eine Lösung, die beide Bereiche in einer Software vereint. Einerseits stellt humbee die ordnungsgemäße und rechtssichere Ablage steuerlich relevanter Informationen sicher, gleichzeitig gewährleistet humbee den Schutz personenbezogener Daten gemäß der DSGVO.

Durch rollenbasierte Zugriffsrechte, eine lückenlose Protokollierung und die Möglichkeit, personenbezogene Daten gezielt zu löschen oder anonymisieren, erfüllt humbee höchste Datenschutzstandards. Gleichzeitig sorgt die Plattform für Transparenz, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit aller steuerrelevanten Prozesse. Diese Synergie macht humbee zu einer effizienten und rechtssicheren Lösung für alle, die sich keine Kompromisse leisten können.

Darauf sollte bei einer Archivierungssoftware geachtet werden

Beim Einsatz einer Archivierungssoftware sollten Sie darauf achten, dass diese GoBD konform ist und auch für revisionssichere Archivierung und die Beachtung der Aufbewahrungsfristen geeignet ist. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie humbee ermöglicht es, alle Dokumente revisionssicher zu speichern und gleichzeitig den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung in der Cloud

Cloud-basierte Lösungen sind in vielen Unternehmen auf dem Vormarsch. Klassische DMS-Systeme stoßen hier oft an ihre Grenzen, da sie zusätzliche Schritte für die Archivierung erfordern. Humbee bietet eine umfassende Lösung, die alle erforderlichen Funktionen integriert und sowohl GoBD-konforme Archivierung mitsamt der Berechnung der Aufbewahrungsfrist in der Cloud ermöglicht.

Unterschiede zwischen lokaler und Cloud-Archivierung

Lokale und Cloud-basierte Archivierungslösungen bieten jeweils spezifische Vorteile. Eine lokale Archivierung erfolgt auf unternehmenseigenen Servern, was Unternehmen eine hohe Kontrolle über ihre Dokumente bietet. Sie ermöglicht volle Hoheit über Sicherheits- und Zugriffsrichtlinien, erfordert jedoch eine eigene IT-Infrastruktur und Wartung, die mit hohen Kosten und technischem Aufwand verbunden ist. Gleichzeitig sind Sie als Unternehmen für die Sicherheit und den Schutz vor Angriffen selber verantwortlich.

Cloud-basierte Archivierungslösungen wie humbee bieten hier eine flexible und skalierbare Alternative. Sie ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf alle archivierten Dokumente und werden regelmäßig durch externe Sicherheitsmaßnahmen und Updates geschützt. Besonders für Unternehmen, die eine kosteneffiziente und zukunftssichere Lösung suchen, bietet die Cloud erhebliche Vorteile. Humbee vereint in der Cloud sowohl die sichere Aufbewahrung als auch die GoBD-konforme Protokollierung und erleichtert Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, ohne aufwendige lokale IT-Strukturen aufbauen zu müssen.

Fazit und Empfehlung

Die Einhaltung der behördlichen Vorschriften ist für alle Unternehmen in Deutschland unverzichtbar, um steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Die Herausforderungen sind komplex, aber mit der richtigen Archivierungslösung leicht umsetzbar. Humbee bietet Unternehmen eine umfassende, digitale und rechtskonforme Archivierungslösung, die alle GoBD-Anforderungen erfüllt und darüber hinaus eine rechtskonforme Aufbewahrung gewährleistet.

Mit humbee sichern Sie sich nicht nur rechtlich ab, sondern optimieren gleichzeitig Ihre Arbeitsprozesse und sparen wertvolle Zeit. Entscheiden Sie sich für eine zukunftssichere Archivierungslösung, die Effizienz und Sicherheit kombiniert – und erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben. Daneben wächst humbee mit Ihnen mit und passt sich leicht an künftige Veränderungen in Ihrer Organisation an.

Schaffen Sie also nicht ein System an, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Nutzen Sie in System, dass Ihre Geschäftsprozesse beschleunigt, Ihren Kundenservice verbessert, Ihre Mitarbeiter wirksam unterstützt und dabei zusätzlich die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ermöglicht.


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