Collaboration Tools verbessern die Zusammenarbeit

Moderne Collaboration Werkzeuge ermöglichen einen reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen. Die Produktivität und der Kundenservice verbessern sich deutlich. Die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter nimmt zu.

Dabei kommt der Auswahl des richtigen Werkzeugs enorme Bedeutung zu: schaffen Sie nur ein weiteres Datensilo oder etablieren Sie mit der neuen Collaboration Plattform ein neues Niveau der Zusammenarbeit und die strategische Basis für die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens.

Weiter unten finden Sie eine Checkliste für Collaboration Tools.

Unternehmen betreiben heute eine Vielzahl von Anwendungen. Um sich einen Überblick über einen Vorgang, einen Auftrag oder ein Thema zu verschaffen, müssen Mitarbeiter diese Datensilos durchsuchen oder andere Mitarbeiter fragen. Die Kommunikation erfolgt mit Hilfe von E-Mails. Durch häufiges Nachfragen und ständiges Suchen vergeuden Mitarbeiter gemäß einer Studie des Fraunhofer Instituts ein Drittel ihrer Arbeitszeit.

Collaboration Tools sorgen hier für Abhilfe. Sie verbessern die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und externen Personen, sie sorgen für Transparenz im Unternehmen und gewährleisten einen jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen. Gleichzeitig entsteht eine Wissensdatenbank, welche die Lösung anspruchsvoller Fragestellungen auch für neue Mitarbeiter erleichtert.

Hat der Kunde bereits beauftragt? Wo ist die Checkliste? Wann ist der Ansprechpartner beim Kunden erreichbar? Ist die geänderte Anforderung schon an die Produktion weitergegeben? Diese und ähnliche Fragen sind mit einem guten Collaboration Werkzeug sofort beantwortet.

Wäre es nicht schön, wenn jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle für ihn relevanten Informationen hätte? Stellen Sie sich vor, Ihre Kunden bekämen bei jedem Anruf sofort die gewünschte Auskunft. Kein „wir rufen Sie zurück“ oder „ich lege dem Kollegen einen Zettel hin“ mehr. Ihre Mitarbeiter wären nicht gestresst und ausgelaugt, sondern konzentriert und fokussiert. Sie arbeiten an den aktuell wichtigsten Themen. Störungen und Rückfragen sind auf ein Minimum reduziert. Mit einer modernen Software für Collaboration unterstützen Sie die zielgerichtete interne und externe Kommunikation. In Vorgängen finden Sie alle relevanten Dinge: Dokumente, Notizen, Aufgaben und sogar E-Mails – alles an einem Ort. Ihre Mitarbeiter arbeiten effizient und fokussiert – kein Wunder, denn im Vergleich zur Arbeit ohne ein solches Werkzeug sparen Sie mindestens eine Stunde Zeit pro Tag.

Tim Pottbäcker
Geschäftsführer, Hartmann Medical GmbH

Zusammenarbeit ohne Informationsflut

Bei vielen Lösungen zum Thema Collaboration scheint die Intensivierung der Kommunikation im Vordergrund zu stehen. Kommunikation ist jedoch kein Selbstzweck, erst zielgerichtete Kommunikation ermöglicht effiziente Prozesse.

Angesichts der aktuellen Informationsflut, der die Mitarbeiter ausgesetzt sind, ermöglicht humbee eine zielgerichtete, vorgangsbezogene Zusammenarbeit. Jeder der darf, hat Zugriff auf die für ihn im aktuellen Kontext notwendigen Inhalte. Aber: nicht jeder muss immer alles wissen. Die Kunst besteht also darin, alles vollständig an einem Ort bereitzustellen. Dieser Ort ist der Vorgang. Denn hier werden Dokumente, Notizen, E-Mails und Aufgaben gebündelt und berechtigungsgesteuert bereitgestellt.

Auf diese Weise werden die zeitaufwändige Sucherei nach Information sowie lästige Rückfragen und Störungen vermieden.

Was bedeutet Collaboration?

Der englische Begriffe Collaboration bedeutet auf Deutsch Zusammenarbeit. Konkret ist damit die zielgerichtete und gute Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Unternehmen gemeint. Mitarbeiter arbeiten prozess- oder projektbezogen zusammen. Dabei geht es um die Erreichung eines gemeinsamen Ziels im Team, der Abteilung oder des Unternehmens.

Dabei sollen die Kenntnisse und Fähigkeiten jedes Einzelnen optimal genutzt werden. Das im Unternehmen vorhandene Wissen soll jederzeit zur Verfügung stehen. Im Idealfall wird die persönliche Arbeitsweise optimal mit den Prozessen und Vorgängen des Unternehmens verknüpft. Der Informationsfluss ist zielgerichtet und auch das Projektmanagement wird vereinfacht.

Richtig verstanden und umgesetzt hebt das Konzept des kollaborativen Arbeitens die betriebliche Zusammenarbeit auf ein völlig neues Niveau. Die Wirtschaftlichkeit, der Kundenservice und die Zufriedenheit der Mitarbeiter profitieren gleichermaßen.

humbee – die Collaboration Plattform

Humbee ist die cloudbasierte, einfach zu bedienende und gleichzeitig leistungsstarke Collaboration Plattform. Mit humbee arbeiten Mitarbeiter perfekt im Team zusammen. Sie können sogar Gäste kostenfrei zu ihren Vorgängen einladen.

Alle Informationen zu einem Thema oder einem Vorgang befinden sich an einem Ort. Hier finden Sie nicht nur die Dokumente, sondern auch die interne Kommunikation, die externe Kommunikation in Form von E-Mails und die Aufgaben. Somit gehören häufige Rückfragen und ständiges Suchen der Vergangenheit an.

Dabei können Sie Vorgänge an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie machen humbee so quasi zu einem Maßanzug, der Ihre individuellen Prozesse perfekt unterstützt. Änderungen an Prozessen sind jederzeit schnell und einfach möglich. Humbee ist daher zukunftsfähig und wächst mit Ihren Anforderungen.

Mit Hilfe von Workflows automatisieren Sie wiederkehrende Tätigkeiten und vermeiden Fehler durch manuelle Tätigkeiten. Eine ständig wachsende Anzahl von Integrationen erweitert den Leistungsumfang des Systems. Sie sorgen dafür, dass der Datenfluss auch zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet ist.

Social Collaboration

Häufig werden auch die Begriffe Social Collaboration und E-Collaboration verwendet. Dies meint im Grunde dieselben Aspekte wie der Begriff Collaboration.

Social Collaboration ist eine sprachliche Erweiterung des Begriffes Collaboration. Dies beruht auf der sprachlichen Nähe zum aktuell extrem verbreiteten Begriff Social Media. Richtiger ist eher der Begriff Business Collaboration, da hier die Bedeutung der Wirtschaftlichkeit allen betrieblichen Handelns im Vordergrund steht. Der Begriff betont die gute Zusammenarbeit von Teams mit Hilfe des Internets und einer gemeinsamen technischen Plattform über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg.

Es handelt sich um einen unscharfen Begriff, mit dem sich viele Software Tools schmücken. Im Einzelfall ist genau zu prüfen, ob eine Lösung die Zusammenarbeit tatsächlich verbessert oder nur ein weiteres Datensilo schafft, welches eher behindert als fördert.

Gute Plattformen für Social Collaboration verfolgen ein umfassendes Konzept zur Nutzung von Informationen. Statt Kommunikation um jeden Preis werden Daten gezielt geteilt und stehen für die strukturierte Bearbeitung von Prozessen, Vorgängen und für das Projektmanagement den berechtigten Nutzern jederzeit zur Verfügung.

Collaboration Tool mit DMS

Viele Werkzeuge am Markt beschränken sich auf einen engen Funktionsumfang. humbee hat dagegen Fähigkeiten, die digitales Arbeiten vollständig unterstützen. Es ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Vorgängen. In diesen strukturieren Sie Abläufe, verschicken und empfangen E-Mails, verteilen und organisieren Aufgaben und teilen Dokumente. Vorgänge werden in Form von Vorgangstypen an Ihre spezifischen Abläufe und Anforderungen in kürzester Zeit angepasst.

Das System verfügt über integrierte DMS-Funktionen. Die Einführung und der Betrieb eines separaten Dokumenten Management Systems ist somit nicht mehr nötig. Volltextsuche, Versionierung, PDF-Konvertierung, Vorlagenmanagement und langzeitstabile, revisionssichere Archivierung sind einige der wichtigen Merkmale. Das alles natürlich effizient und sicher in der Cloud.

Auch typische kaufmännische Prozesse wie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgen effizient. Dabei extrahiert humbee die relevanten Daten aus den Dokumenten, steuert die Prüfung und Freigabe der Rechnungen, schafft Übersicht mit einem Rechnungsmonitor und übergibt die Ergebnisse an Ihr ERP-System. Weitere Anwendungsszenarien sind das Vertragsmanagement, die digitale Personalakte oder die Bearbeitung von Anfragen im Rahmen von CRM.

Collaboration mit Microsoft 365

Die Microsoft Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook spielen im Arbeitsalltag eine große Rolle. Daher macht es Sinn, dass sie sich gut in ein System integrieren lassen. In humbee wird ein Word Dokument beispielsweise direkt im Vorgang erzeugt und von dort aus bearbeitet. Mühsames Suchen des Speicherortes entfällt. Dabei wird bei jeder Bearbeitung des Dokumentes eine neue Version erzeugt.

Mit Hilfe des Outlook Add-Ins werden Termine in Outlook direkt mit Vorgängen verknüpft. Auch der Versand von E-Mails aus Outlook ist möglich – dabei werden die E-Mails automatisch dem dazugehörigen Vorgang zugeordnet.

Die Integration in Microsoft 365 erfolgt über die aktuelle Graph API von Microsoft. Die Nutzung des häufig als unsicher kritisierten IMAP-Protokolls entfällt dadurch. Der Austausch von Informationen mit der Office 365 Welt wird damit immer leichter und leistungsfähiger.

Collaboration mit Microsoft 365 und humbee führt zu einer guten Zusammenarbeit. Beide Lösungen ergänzen sich gut.

Collaboration und Aufgabenmanagement

Humbee vereint das gute Zusammenarbeiten im Team mit dem persönlichen Aufgabenmanagement. In Prozessen, Vorgängen und Projekten müssen Aufgaben erfasst, überwacht und erledigt werden.

Außerdem fallen bei jedem Anwender täglich eine Vielzahl persönlicher Aufgaben an. All diese Aufgaben werden dem Nutzer in einer persönlichen Aufgabenübersicht bereitgestellt. Dieses persönliche Kanban Board ermöglicht die strukturierte und richtig priorisierte Abarbeitung der Aufgaben. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Organisation ihrer Arbeit nicht allein. Mit dem integrierten Aufgabenmanagement verzahnen Sie die betrieblichen Abläufe effizient mit der persönlichen Aufgabenorganisation Ihrer Mitarbeiter.

Auf diese Weise steigt die Produktivität des Einzelnen. Gleichzeitig stehen die Informationen über den Status der Aufgaben im Team zur Verfügung. Dies vermeidet aufwändige Rückfragen und sorgt für Transparenz und gute Auskunftsfähigkeit. Fragen wie „Ist der Kunde schon informiert?“ oder „hast Du das Angebot schon verschickt?“ sind damit überflüssig.

Welche Vorteile bringt Collaboration Software für Ihr Unternehmen

Die richtige Collaboration Software bietet nach erfolgreicher Einführung vielfältige Vorteile für Ihr Unternehmen. Die Erreichung der unternehmerischen Ziele ist umso erfolgreicher, je besser die Mitarbeiter zusammenarbeiten und je besser die unterschiedlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter genutzt werden. Genau hier setzen gute Collaboration Tools an.

Die Reduktion der Anzahl der benötigten Softwareprodukte ist ein Grund, warum Collaboration in Unternehmen eine immer stärkere Bedeutung bekommt. Jeder Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf alle für seine Arbeit relevanten Informationen, auch und gerade Abteilungs- und Bereichsübergreifend. Durch weniger Suchen und einen Rückgang der Störungen steigt die Produktivität. Kunden bemerken sehr schnell den verbesserten Service und die Auskunftsfähigkeit.

Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit: statt gestresst und genervt zu sein, können Ihre Mitarbeiter fokussiert und konzentriert arbeiten. Dabei können sie ihre individuellen Stärken und Fähigkeiten einbringen. Dies motiviert und macht Freude. Nicht zuletzt auch, weil das Stressniveau sinkt.

Durch vorgangsbezogenes Arbeiten entsteht als Nebeneffekt eine Wissensdatenbank, auf die durch eine leistungsstarke Suche leicht zugegriffen werden kann. Auf diese Weise erschließen Sie erstmalig das Wissen, dass in Ihrer Organisation schlummert für die tägliche Arbeit – und zwar ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Der Einsatz einer modernen Collaboration Plattform erhöht gleichzeitig die Attraktivität von Unternehmen als Arbeitgeber, insbesondere für junge Mitarbeiter. Bereits eine moderne Nutzeroberfläche macht hier eine bessere Figur als 30 Jahre alte Windows-Anwendungen.

Fallstricke bei der Einführung von Collaboration Tools

Collaboration Tools gibt es wie Sand am Meer. Die Crux bei vielen dieser Werkzeuge ist der begrenzte fachliche Leistungsumfang. Es reicht nicht aus, Dokumente, E-Mails und Notizen in einer Oberfläche näher zueinander zu bringen.

Viele Lösungen greifen zu kurz. Achten Sie bei der Einführung eines neuen Collaboration Werkzeugs darauf, dass es Sie langfristig strategisch beim Management Ihrer Information unterstützt. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie mit dem neuen Werkzeug die prozessbezogene Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter verbessern.

Erliegen Sie nicht der Vorstellung, dass viel Kommunikation auch viel hilft. Erst wenn Kommunikation zielgerichtet erfolgt, werden Sie Ihre unternehmerischen Ziele schneller erreichen.

Checkliste – was sollte eine gute Collaboration Plattform leisten?

Webbasierte Lösung – Zugriff jederzeit von jedem Ort
Einhaltung hoher Sicherheitsstandards, insbesondere DSGVO Konformität
Unterstützung vorgangsbezogenen Arbeitens
Integriertes DMS
Integriertes Aufgabenmanagement
E-Mail Integration
MS Office Integration
Leistungsstarkes Berechtigungskonzept
Leistungsstarkes Customizing
Workflows
Dokumentierte und versionierte API
Unterstützung der Zusammenarbeit von internen und externen Teilnehmern
Kostenlose Demo-Umgebung

Datensicherheit

Jedes moderne Collaboration Werkzeug wird eine cloudbasierte Lösung sein. Daher ist besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit zu legen.

Humbee ist die sichere Collaboration Plattform aus Deutschland. Die Daten liegen in verschlüsselter Form in deutschen und europäischen Hochsicherheitsrechenzentren. Diese sind nach einer Vielzahl von internationalen Standards zertifiziert und stellen somit ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten bereit.

Diesen Standards unterliegen die von humbee genutzten Rechenzentren:

ISO 27001 – spezifiziert die Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem
ISO 27018 – fokussiert auf den Schutz personenbezogener Daten in Webanwendungen
FedRAMP – Standards für die Sicherheitsbeurteilung von Webanwendungen
FDA CFR Title 21 – Regulierungsanforderungen im Bereich Food and Drug Administration and Drug Enforcement Administration
HIPAA / HITECH – Regularien zum Schutz von Gesundheitsdaten
PCI-DSS – Sicherheitsstandards der Kreditkartenindustrie
SOC 1 und SOC 2 Typ 2 Berichte – Auditierungsstandards

Anders als vielen anderen Anbietern sind wir uns bewusst, dass die Daten unserer Kunden unseren Kunden gehören. Sollten Sie also irgendwann einmal nicht mehr mit uns arbeiten wollen, stellen wir Ihnen Ihre Daten kostenlos zum Download bereit. Neben den Dokumenten und Vorgängen erhalten Sie von uns auch die Strukturdaten in XML und JSON-Formaten. So können Sie diese sogar in andere Werkzeuge migrieren.

Vorteile in der Übersicht

Die Vorteile einer Collaboration Software:

Alles an einem Ort
Vollständige Bereitstellung aller Daten, Dokumente, Aufgaben und E-Mails zu Vorgängen, Prozessen und Projekten.
Unterstützung digitalen Arbeitens
Flexible Bearbeitungsmöglichkeiten in Vorgängen – kein Ausweichen auf E-Mails notwendig.
Teamkoordination
Schaffung von abteilungsübergreifender Transparenz durch Kanban- und Dashboards.
Kundenservice
Verbesserung des Kundenservice durch verbesserte Auskunftsfähigkeit.
Mitarbeiterzufriedenheit
Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Nutzung moderner Anwendungsoberflächen, Reduzierung von Suchaufwänden und Störungen.
Wissensmanagement
Nutzbarmachung des betrieblichen Wissens als Resultat vorgangsbezogenen Arbeitens. In den Vorgängen sammelt sich das Wissen über Problemlösungen und kann gezielt abgerufen werden.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Ermöglichung der Arbeit von jedem Ort und mit jedem Endgerät. Einsparung teurer und unbequemer VPN Infrastrukturkomponenten. Auch Mitarbeiter mit Wohnort in entfernten Gegenden können in die betrieblichen Prozesse eingebunden werden.
Reduzierung von IT-Kosten
Kosteneinsparung in der IT durch Reduzierung der Systemvielfalt und Einsatz moderner Web-Lösungen. Fokussierung der IT-Ressourcen auf Innovation und Prozesse statt auf Betrieb und Wartung.
Reduzierung von Prozesskosten
Kosteneinsparung durch effizientere Abläufe und geringere Reibungsverluste.
Kontinuierliche Verbesserung
Durch einfaches Customizing werden Prozesse regelmäßig an geänderte Bedingungen angepasst. Die Organisation gewinnt an Dynamik.
Erhöhung der Attraktivität als Arbeitgeber
Insbesondere jüngere Menschen schätzen es, wenn sie moderne und flexible Arbeitsbedingungen in Unternehmen vorfinden. Dies ist ein großer Wettbewerbsvorteil im Kampf um junge Talente.

Success Stories

Silvia Richter-Kaupp ist begeisterte humbee Nutzerin. Sie setzt humbee ein, um mit Lehrgangsteilnehmern, Coaching-Klienten und Coach-Kollegen in beliebig vielen unterschiedlichen Konstellationen höchst vertrauliche Infos sicher auszutauschen.

Lesen Sie die Success Story von: Silvia Richter-Kaupp, Master Certified Coach (ICF).