Digitale Unterschrift; rechtsverbindliche elektronische Signatur
In der heutigen digitalen Welt sind elektronische Unterschriften nicht mehr wegzudenken. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff digitale Unterschrift, und wie unterscheidet sie sich von der herkömmlichen elektronischen Signatur? Hier erfahren Sie alles, was Sie über dieses Thema wissen müssen – verständlich und informativ aufbereitet.
Digitale und elektronische Signatur ist nicht das Gleiche
Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen beiden. Der Begriff elektronische Signatur wird in der europäischen eIDAS Verordnung verwendet. Die Verordnung bildet die rechtliche Grundlage für die Anforderungen an die Signaturverfahren. Insofern fokussiert er auf den rechtlichen Aspekt.
Der Begriff „digital“ bezieht sich dagegen auf den technischen Aspekt der Signaturerstellung. Hier werden kryptografische Verfahren genutzt, um den Unterzeichnenden eindeutig zu identifizieren und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
Auch wenn die Begriffe digitale und elektronische Signatur formal gesehen unterschiedlich sind, kann man sie durchaus im Alltag synonym verwenden.
Folgende Arten werden gesetzlich unterschieden:
Einfache digitale Signatur – eingescannte Unterschrift
Die einfachste Form ist die eingescannte Unterschrift. Die Anforderungen an dieses Verfahren sind denkbar gering. Hierbei wird eine handschriftliche Unterschrift durch Scannen digitalisiert und in ein Dokument eingefügt. Diese Methode bietet jedoch nur begrenzte Sicherheit und wird meist für weniger wichtige Schriftstücke verwendet. Ein Hauptnachteil dieser Methode ist die geringe Sicherheit: Ein eingescanntes Bild kann leicht kopiert und missbraucht werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur – eindeutige Identifikation des Unterzeichners
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht die eindeutige Identifikation des Unterzeichners und stellt sicher, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden kann. Dieses Verfahren ist für viele Geschäftsanwendungen ausreichend und wird erfahrungsgemäß von Ihren Geschäftspartnern anerkannt. Um die hohen Anforderungen an die Sicherheit zu erfüllen, kommen kryptografische Methoden zum Einsatz. Ziel ist immer die Authentizität des Unterzeichners und die Unveränderbarkeit des dazugehörigen Dokumentes zu gewährleisten.
Qualifizierte digitale Signatur – entspricht weitestgehend einer handgeschriebenen Unterschrift
Die qualifizierte eSignatur ist die sicherste Form, elektronisch zu unterzeichnen und rechtlich dem herkömmlichen, handschriftlichen Verfahren gleichgestellt. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. In vielen rechtlichen und behördlichen Kontexten sind qualifizierte digitale Signaturen erforderlich und selbstverständlich auch anerkannt.
Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig?
Ja, elektronische Unterschriften sind in vielen Ländern, darunter Deutschland und der EU, rechtsverbindlich. Die Rechtsgültigkeit hängt jedoch von der Art der Signatur und dem spezifischen Anwendungsfall ab. Qualifizierte Signaturen sind dem handschriftlichen Verfahren gleichgestellt und bieten somit die höchste Rechtssicherheit, dass sie rechtsverbindlich sind. In der EU regelt die eIDAS-Verordnung die Verwendung elektronischer Unterschriften.
Rechtsverbindlich ist eine Unterschrift, wenn der Aspekt der Nachweisbarkeit sichergestellt ist. Bei einfachen elektronischen Signaturen kann es schwierig sein, den Unterzeichnenden zweifelsfrei zu identifizieren. Außerdem kann nicht sichergestellt werden, dass das gezeichnete Schriftstück unverändert ist.
Ist eine digitale Signatur sicher und wie funktioniert sie?
Verschlüsselung
Digitale Signaturen nutzen asymmetrische Verschlüsselung, bei der ein öffentlicher und ein privater Schlüssel erzeugt werden. Der private Schlüssel bleibt geheim und wird zur Erstellung der Signatur verwendet, während der öffentliche Teil zur Überprüfung dient.
PKI – Public Key Infrastructure
Die Public Key Infrastructure (PKI) ist ein System zur Verwaltung von Schlüsselpaaren und digitalen Zertifikaten. Sie stellt sicher, dass die Schlüsselpaare sicher generiert, verteilt und verwaltet werden.
Zertifizierungsstelle – Certificate Authority, CA
Eine Zertifizierungsstelle (CA) ist eine vertrauenswürdige Organisation, die digitale Zertifikate ausstellt. Diese Zertifikate bestätigen die Identität des Unterzeichnenden und ermöglichen die Überprüfung der eSignatur.
Elektronisches Siegel / digitales Zertifikat
Ein solches Zertifikat ist ein elektronisches Dokument, das den öffentlichen Schlüssel und den Inhaber bestätigen. Es wird von einer CA ausgestellt und ermöglicht die sichere Überprüfung der digitalen Signatur.
Digitale Identität
Sie umfasst alle digitalen Informationen, die zur sicheren Identifizierung einer Person oder Organisation verwendet werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Nutzung digitaler Unterschriften.
Dokumente wie PDF-, WORD- und EXCEL-Dateien digital unterschreiben und automatisch rechtssicher archivieren
Papierdokumente werden handschriftlich unterschrieben. Um sie in digitalen Prozessen verwenden zu können, müssen sie eingescannt werden. Dieser Prozess ist umständlich und zeitraubend. Das Unterschreiben am PC macht das Archivieren von Dokumenten einfacher und sicherer als je zuvor.
Wenn Sie Vorgänge z.B. in humbee bearbeiten, erstellen und bearbeiten Sie auch die Dokumente vollständig digital in humbee und wandeln sie am Ende einfach in ein PDF. Dieses unterschreiben Sie digital und archivieren es rechtssicher ebenfalls in humbee. So sparen Sie wertvolle Zeit und haben alle Informationen im Zugriff.
Dokumente einfach online unterzeichnen
Viele Plattformen ermöglichen es, Dokumente online zu unterzeichnen. Sie erstellen das Dokument und laden es hoch, unterschreiben es dort und können das unterzeichnete Dokument sofort weiterleiten. Diese Plattformen bieten oft zusätzliche Funktionen, wie die Verfolgung des Signaturprozesses. In humbee ist dieser Prozess noch einfacher, da die Dokumente bereits in humbee online erstellt werden. Das separate Hochladen entfällt. Die Signaturlösung ist in diesem Fall nahtlos in humbee integriert. Das ist aber noch nicht alles: humbee sorgt durch sein integriertes DMS System dafür, dass sich unterschriebene Dokumente dort wiederfinden, wo sie hingehören.
Digitale Signatur in der Cloud
Cloud-basierte Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente von überall aus zu signieren und sicher zu speichern. Dies ist besonders praktisch für Unternehmen mit verteilten Teams. Cloud-Dienste ermöglichen den Zugriff auf Signaturfunktionen von verschiedenen Geräten und Standorten aus.
Humbee hat digitale Signaturanbieter in die eigene Plattform integriert. So nutzen Sie z.B. die Cloud-Lösungen von StepOver nahtlos, während Sie in humbee arbeiten.
Signaturpad
Ein Signaturpad ist ein elektronisches Gerät, mit dem Sie quasi handschriftlich mit Ihrer Unterschrift und gleichzeitig digitalisiert an der gewünschten Stelle unterzeichnen. Es bietet eine komfortable Möglichkeit, digitale Signaturen zu erstellen, die besonders in behördlichen oder rechtlichen Kontexten verwendet werden. Signaturpads sind häufig in Banken, Behörden und anderen Organisationen zu finden. Auch im unternehmerischen Alltag sind sie bequem und einfach in der Anwendung.
Humbee hat die Signaturpads von StepOver integriert. So vereinen Sie die Vorteile der digitalen Verfahren mit dem gewohnten haptischen Gefühl einer handschriftlichen Unterschrift.
Digitale Signaturen in der Praxis – welche Lösung ist die Richtige?
Sie fragen sich sicher, welche Lösung für Ihr Unternehmen die Richtige ist. In der Praxis kommt meistens die fortgeschrittene digitale Variante zum Einsatz. Sie ist verhältnismäßig preiswert und dabei unkompliziert in der Anwendung. Dennoch bietet sie ein hohes Maß an Rechtssicherheit. Sie lässt sich für den Großteil der täglich anfallenden Geschäftsvorfälle nutzen.
Die qualifizierte digitale Signatur kommt meist nur dann zum Einsatz, wenn dies aus rechtlichen Gründen zwingend notwendig ist. Eine handschriftliche Unterschrift kann z.B. bei befristeten Arbeitsverträgen durch eine qualifizierte digitale Signatur ersetzt werden. Sie können sie z.B. auch zum Erstellen von abfallrechtlichen Nachweisen oder Anamnesebögen in Arztpraxen nutzen.
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Die eSignatur revolutioniert die Art und Weise, wie wir Dokumente unterschreiben und sichern. Durch den Einsatz moderner Technologien wird die Identität des Unterzeichnenden bestätigt und die Integrität des Dokuments gewährleistet – ein unverzichtbarer Schritt in Richtung einer sicheren digitalen Zukunft. Unternehmen und Organisationen aller Art nutzen humbee in Verbindung mit Software, die es ihnen erlaubt, Ihre PDF Dateien einfach mit einer Software zu unterschreiben. Mit unserer Signaturlösung sparen Sie so wertvolle Zeit bei der täglichen Arbeit.
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