Vorgangsbearbeitung beschreibt die zielorientierte Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls – vom auslösenden Ereignis bis zum erfolgreichen Abschluss. Ein Vorgang ist dabei im Grunde mit einem Prozess gleichzusetzen. Er wird durch ein Ereignis ausgelöst und durch die anschließende Bearbeitung zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht.
Der Begriff Vorgangsbearbeitung stammt ursprünglich aus der öffentlichen Verwaltung, findet aber längst auch in Organisationen und Unternehmen breite Anwendung.
Traditionell erfolgt die Vorgangsbearbeitung oft papiergebunden, erfolgt in modernen Arbeitswelten aber auch immer mehr in elektronischer Form. In diesen Fällen spricht man von elektronischer Vorgangsbearbeitung oder auch von der Digitalisierung von Prozessen.
Beispiele für Vorgänge in verschiedenen Branchen:
- Öffentliche Verwaltung:
- Zulassung eines Kraftfahrzeuges
- Antrag auf Erteilung einer Baugenehmigung
- Versicherung:
- Versicherungsschaden
- Änderung einer Police
- Unternehmen:
- Bearbeitung einer Kundenanfrage
- Eingang einer Bewerbung
- Verwaltung eines Vertrages
Was versteht man unter Vorgangsbearbeitung?
Meist wird der Begriff Vorgangsbearbeitung mit Tätigkeiten in öffentlichen Verwaltungen assoziiert. Dort beschreibt das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ detailliert, wie die elektronische Vorgangsbearbeitung funktionieren soll. In enger Verbindung dazu steht dort die sogenannte e-Akte oder elektronische Akte.
Moderne Definition der Vorgangsbearbeitung
Vorgangsbearbeitung ist die Abarbeitung von Geschäftsvorfällen in öffentlichen Verwaltungen, Organisationen und Unternehmen. Mit dieser modernen Definition von Vorgangsbearbeitung wird die Nähe zum Prozessmanagement deutlich. Diese Sichtweise eröffnet neue Produktivitätspotenziale und macht die Bedeutung von Vorgangsbearbeitung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen deutlich.
Praxis der Vorgangsbearbeitung
Mit einem auslösenden Ereignis startet regelmäßig die Bearbeitung eines Vorgangs bzw. eines Prozesses. Die anschließende Bearbeitung kann einem sehr starren Ablauf von Bearbeitungsschritten folgen oder einer situativen, dem Erfahrungsschatz des Bearbeiters basierenden Logik folgen. Dabei ist die Anzahl der gering strukturierten Vorgänge gerade in Unternehmen deutlich höher als die Anzahl der strukturierten Prozesse wie nachfolgende Abbildung zeigt.
In der Praxis trifft man regelmäßig auf zwei Ansätze zur Vorgangsbearbeitung:
- Bearbeitung mit spezieller Software
- Bearbeitung mit allgemeinen Werkzeugen
Beispiele für die Bearbeitung mit spezieller Software sind:
- Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) bei der Polizei
- Schadenbearbeitungssystem bei Versicherungen
- Nutzung eines Vertragsmanagementsystems oder eines CRM Systems
Die überwiegende Anzahl von Prozessen bzw. Vorgängen ist unstrukturiert.
Spedition Henk International GmbH
PRÄZI FLACHSTAHL AG
Die letzten Beispiele machen deutlich, dass fast alle Softwaresysteme gleichzeitig Vorgangsbearbeitungssysteme sind. Sie sind jedoch meist auf einen Themenbereich fixiert und optimiert. So ist ein CRM System ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem mit dem Schwerpunkt auf kundenbezogene Prozesse.
Je allgemeiner und unstrukturierter Prozesse sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine spezialisierte Software für die Bearbeitung der Abläufe geeignet ist. In diesen Fällen werden die Arbeitsabläufe meist in einer Kombination aus Mailsystem, dem Filesystem und Papier abgebildet. Diese Art der Vorgangsbearbeitung ist strenggenommen auch elektronisch, führt durch die Ablage von zusammengehörigen Informationen in verteilten Systemen jedoch zu hoher Ineffizienz in der Bearbeitung der Vorgänge.
Individuelle Prozesse auf Basis von Vorgängen
Moderne elektronische Vorgangsbearbeitung
Das wesentliche Kennzeichen eines Vorgangs ist, dass er alle zur Bearbeitung benötigten Informationen enthält. Das sind insbesondere:
- Dokumente
- Aufgaben
- Notizen
- Kommunikation
Dokumente sind natürlich von wesentlicher Bedeutung. Deshalb muss eine Software zur Vorgangsbearbeitung auch ein gutes Dokumentenmanagement-System enthalten. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung ist es unbedingt notwendig, dass der Vorgang auch Aufgaben, Notizen, sowie die interne und externe Kommunikation enthält. Letzteres bedeutet, dass aus der Vorgangsbearbeitung heraus E-Mails versendet und empfangen werden können. Alle wesentlichen Dokumente und Informationen müssen an einem Ort vorliegen.
Dazu kommt ein Prozessmodell zur Ablaufsteuerung und weitere Eigenschaften wie z.B. das Aktenzeichen, der Kunde oder Bürger auf den sich der Vorgang bezieht und weitere Informationen in Abhängigkeit des jeweiligen Vorgangstypen. Dies kann z.B. die Vertragsart, die Laufzeit und die Kündigungsfrist beim Vertragsmanagement sein.
Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung
Die Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung sind vielfältig. Schlussendlich führt eine gute Software zur Vorgangsbearbeitung zu folgenden Ergebnissen:
Digitale Vorgangsbearbeitung konkret
Kennen Sie eine so vielfältig einsetzbare Software?
- Kundenakquise und -betreuung
- Bearbeitung von Anfragen
- Entwicklung von Maschinen
- Personalakten
- Fahrzeugakten
- Auftragsabwicklung
- Immobilienverwaltung
- rechtssicheres Reporting mit und zu Behörden
- Bewerbungsprozesse
Abgrenzung zu DMS und eAkte
Dokumenten Management Systeme stellen sich gerne als Vorgangsbearbeitungssysteme dar. Dabei erschwert ihre dokumentenzentrierte Architektur regelmäßig die Abbildung von Prozessen und die Vorgangsbearbeitung. Am ehesten können DMS Systeme noch die sogenannte elektronische Akte oder eAkte abbilden.
Eine Software zur Vorgangsbearbeitung muss bereits alle Dokumente und alle weiteren notwendigen Informationen zum Vorgang enthalten. Statt einer separaten eAkte oder eines separaten DMS, ist allein die Integration dokumentbezogener Funktionen in die elektronische Vorgangsbearbeitung zielführend für den Anwender. Dies reduziert zudem die Komplexität und die Betriebskosten eines Vorgangsbearbeitungssystems. Außerdem erleichtert es den Anwendern den Umgang durch Bereitstellung einer ganzheitlichen Lösung.
Die mit vielen Preisen für Innovation ausgezeichnete Software humbee stellt den Vorgang konsequent ins Zentrum der täglichen Arbeit. DMS, CRM, Collaboration Plattform und alle wichtigen Werkzeuge sind integriert und dienen der Vorgangsbearbeitung.
Die Gelegenheit humbee kennenzulernen
Einfach online mit humbee in der Cloud arbeiten.
Testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – ohne Verpflichtung, ohne automatische Verlängerung. Auf Wunsch begleiten wir Sie virtuell bei Ihren ersten Schritten in humbee oder Sie starten direkt selbst durch. Sie möchten direkt mit einem Experten sprechen? Dann buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.
Mehr über Compliance
Tatsächliche Kosten einer Eingangsrechnung
Dass die Bearbeitung von Eingangsrechnungen teuer ist, weiß jeder. Doch wie hoch die Kosten der…
StepOver Unterschriftenpad – einfach digital unterschreiben
StepOver GmbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Stuttgart, das sich auf elektronische Signaturlösungen…
Tipps für die rechtssichere Online Archivierung
Die zunehmende Digitalisierung beeinflusst viele Geschäftsbereiche, unter anderem auch die Archivierung. Sie erfolgt bereits in…
Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
In Deutschland ist die Aufbewahrungsfrist und die damit einhergehende Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen ein zentrales Thema…
SaaS: Ihre Daten gehören Ihnen! – Sicherheit in der Cloud
Stellen Sie sich vor, Sie nutzen eine SaaS-Anwendung (Software as a Service) seit Jahren. Nun…
Die Digitalisierung im Asset Management – ein Muss?
Diese Frage scheint einen rhetorischen Charakter zu haben und wir würden vermuten alle Entscheider würden…
