Vorgangsbearbeitung

Vorgangsbearbeitung

Vorgangsbearbeitung ist die zielorientierte Abarbeitung eines Geschäftsvorfalls. Ein Vorgang ist gleichzusetzen mit einem Prozess. Ein Vorgang wird durch ein Ereignis ausgelöst und durch die anschließende Bearbeitung zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht.

Seinen Ursprung hat der Begriff Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung und in Behörden. Aber selbstverständlich werden Vorgänge auch in Organisationen und Unternehmen bearbeitet.

Die Vorgangsbearbeitung kann sowohl papiergebunden also auch in elektronischer Form erfolgen. Erfolgt die Vorgangsbearbeitung in elektronischer Form spricht man von elektronischer Vorgangsbearbeitung oder auch von der Digitalisierung von Prozessen.


Was versteht man unter Vorgangsbearbeitung?

Meist wird der Begriff Vorgangsbearbeitung mit Tätigkeiten in öffentlichen Verwaltungen assoziiert. Dort beschreibt das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ detailliert, wie die elektronische Vorgangsbearbeitung funktionieren soll. In enger Verbindung dazu steht dort die sogenannte e-Akte oder elektronische Akte.

Moderne Definition der Vorgangsbearbeitung

Vorgangsbearbeitung ist die Abarbeitung von Geschäftsvorfällen in öffentlichen Verwaltungen, Organisationen und Unternehmen. Mit dieser modernen Definition von Vorgangsbearbeitung wird die Nähe zum Prozessmanagement deutlich. Diese Sichtweise eröffnet neue Produktivitätspotenziale und macht die Bedeutung von Vorgangsbearbeitung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehen und Organisationen deutlich..

Beispiele für Vorgänge in verschiedenen Branchen:


Strukturierte Prozesse
Die überwiegende Anzahl von Prozessen bzw. Vorgängen ist unstrukturiert.

Praxis der Vorgangsbearbeitung

Mit einem auslösenden Ereignis startet regelmäßig die Bearbeitung eines Vorgangs bzw. eines Prozesses. Die anschließende Bearbeitung kann einem sehr starren Ablauf von Bearbeitungsschritten folgen oder einer situativen, dem Erfahrungsschatz des Bearbeiters basierenden Logik folgen. Dabei ist die Anzahl der gering strukturierten Vorgänge gerade in Unternehmen deutlich höher als die Anzahl der strukturierten Prozesse wie nachfolgende Abbildung zeigt.

In der Praxis trifft man regelmäßig auf zwei Ansätze zur Vorgangsbearbeitung.

  • Bearbeitung mit spezieller Software
  • Bearbeitung mit allgemeinen Werkzeugen

Beispiele für die Bearbeitung mit spezieller Software sind

  • Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) bei der Polizei
  • Schadenbearbeitungssystem bei Versicherungen
  • Nutzung eines Vertragsmanagementsystems oder eines CRM Systems

Ineffiziente Vorgangsbearbeitung
Ineffizient aber immer noch sehr häufig anzutreffen:
Vorgangsbearbeitung mit dezentralen Informationen und Werkzeugen.

Die letzten Beispiele machen deutlich, dass fast alle Softwaresysteme gleichzeitig Vorgangsbearbeitungssysteme sind. Sie sind jedoch meist auf einen Themenbereich fixiert und optimiert. So ist ein CRM System ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem mit dem Schwerpunkt auf kundenbezogene Prozesse.

Je allgemeiner und unstrukturierter Prozesse sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine spezialisierte Software für die Bearbeitung der Abläufe geeignet ist. In diesen Fällen werden die Arbeitsabläufe meist in einer Kombination aus Mailsystem, dem Filesystem und Papier abgebildet. Diese Art der Vorgangsbearbeitung ist strenggenommen auch elektronisch, führt durch die Ablage von zusammengehörigen Informationen in verteilten Systemen jedoch zu hoher Ineffizienz in der Bearbeitung der Vorgänge.


Moderne elektronische Vorgangsbearbeitung

Das wesentliche Kennzeichen eines Vorgangs ist, dass er alle zur Bearbeitung benötigten Informationen enthält. Das sind insbesondere:

Dokumente sind natürlich von wesentlicher Bedeutung. Deshalb muss eine Software zur Vorgangsbearbeitung auch ein gutes Dokumentenmanagement-System enthalten. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung ist es unbedingt notwendig, dass der Vorgang auch Aufgaben, Notizen, sowie die interne und externe Kommunikation enthält. Letzteres bedeutet, dass aus der Vorgangsbearbeitung heraus E-Mails versendet und empfangen werden können. Alle wesentlichen Dokumente und Informationen müssen an einem Ort vorliegen.

Dazu kommt ein Prozessmodell zur Ablaufsteuerung und weitere Eigenschaften wie z.B. das Aktenzeichen, der Kunde oder Bürger auf den sich der Vorgang bezieht und weitere Informationen in Abhängigkeit des jeweiligen Vorgangstypen. Dies kann z.B. die Vertragsart, die Laufzeit und die Kündigungsfrist beim Vertragsmanagement sein.

Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Die Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung sind vielfältig. Schlussendlich führt eine gute Software zur Vorgangsbearbeitung zu folgenden Ergebnissen:


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Abgrenzung zu DMS und eAkte

Dokumenten Management Systeme stellen sich gerne als Vorgangsbearbeitungssysteme dar. Dabei erschwert ihre dokumentenzentrierte Architektur regelmäßig die Abbildung von Prozessen und die Vorgangsbearbeitung. Am ehesten können DMS Systeme noch die sogenannte elektronische Akte oder eAkte abbilden.

Eine Software zur Vorgangsbearbeitung muss bereits alle Dokumente und alle weiteren notwendigen Informationen zum Vorgang enthalten. Statt einer separaten eAkte oder eines separaten DMS, ist allein die Integration dokumentbezogener Funktionen in die elektronische Vorgangsbearbeitung zielführend für den Anwender. Dies reduziert zudem die Komplexität und die Betriebskosten eines Vorgangsbearbeitungssystems. Außerdem erleichtert es den Anwendern den Umgang durch Bereitstellung einer ganzheitlichen Lösung.

Die mit vielen Preisen für Innovation ausgezeichnete Software humbee stellt den Vorgang konsequent ins Zentrum der täglichen Arbeit. DMS, CRM, Collaboration Plattform und alle wichtigen Werkzeuge sind integriert und dienen der Vorgangsbearbeitung.

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