Workflows / Automatisierungen in humbee
Der Ablauf, den Sie heute per Mail und Zuruf steuern, läuft ab morgen von selbst
In humbee entstehen Workflows direkt aus Ihren Vorgängen, ohne Programmierung. Ein Statuswechsel, ein neues Dokument oder ein fester Termin startet den Ablauf. humbee erledigt die nächsten Schritte und protokolliert jeden einzelnen davon.
Der Status steht im Kopf von jemandem, der gerade nicht da ist
„Weiß jemand, ob das schon freigegeben ist?“
Die Frage kostet im Schnitt drei Rückfragen. Eine an die Kollegin, die den Vorgang zuletzt angefasst hat. Eine an den Vorgesetzten, der die Freigabe erteilt haben müsste. Eine ins Postfach, wo der Mailverlauf liegt, in dem es steht. Bis die Antwort da ist, hat die Sache vier Leute beschäftigt, und am Vorgang selbst hat niemand gearbeitet.
Das ist kein Organisationsversagen. Der Ablauf ist nur nirgends hinterlegt, außer in Gewohnheiten und Mailverläufen. Die vorhandene Software konnte ihn nie vollständig abbilden, also haben Mitarbeitende die Lücken mit dem geschlossen, was sie hatten: Excel, Mail, Zuruf. Was fehlt, ist nicht Fleiß, sondern ein Ort, an dem der Ablauf selbst steht.
Was einen Workflow startet, und was er dann für Sie erledigt
Ein Workflow in humbee besteht aus zwei Teilen: einem Auslöser und einer Kette von Schritten. Beides stellen Sie selbst ein, in derselben Oberfläche, in der Sie auch arbeiten.
Das startet einen Workflow
- Ein Vorgang eines bestimmten Typs wird angelegt
- Ein Status wechselt, zum Beispiel von „in Prüfung“ auf „freigegeben“
- Ein Eigenschaftsfeld ändert seinen Wert
- Ein Dokument landet im Vorgang
- Eine Aufgabe wird abgeschlossen
- Ein Zeitpunkt ist erreicht, einmalig oder täglich
- Ein Anwender startet den Ablauf selbst
- Ein anderes System meldet sich über die REST-API
Das erledigt der Workflow
- Vorgänge anlegen und benennen
- Aufgaben erzeugen und der richtigen Person zuweisen
- Eigenschaftsfelder setzen, ändern oder leeren
- Kontaktdaten aktualisieren
- E-Mails versenden, mit Vorlage und mit genau dem Anhang, der zu diesem Vorgang gehört
- Beim Anwender nachfragen und mit dessen Antwort weiterarbeiten
- Weitere Workflows aufrufen
- Daten aus angebundenen Systemen turnusmäßig aktualisieren
Jeder Schritt wird protokolliert. Wenn jemand fragt, warum eine Mail rausging, steht die Antwort im Protokoll und nicht in einer Erinnerung.
Woran Automatisierung sonst scheitert
Die meisten Automatisierungsvorhaben scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass die IT keine Kapazität für den Umbau hat, dass irgendwo im Ablauf ein Mensch entscheiden muss, und dass niemand einer Automatik traut, die man nicht nachvollziehen kann. Drei Punkte, drei Antworten.
Gebaut von der Kollegin, die den Ablauf kennt
Wer den Prozess täglich macht, weiß am besten, wo er hakt. In humbee braucht diese Person keinen Entwickler und kein Ticket an die IT. Sie öffnet den Vorgangstyp, legt fest, was passieren soll, und testet es sofort. Von der Idee bis zum laufenden Workflow vergehen in der Praxis Stunden, nicht Wochen.
Der Workflow darf zwischendurch fragen
Nicht jeder Ablauf lässt sich vollständig automatisieren, weil an einer Stelle eine Entscheidung fällt. Genau dafür hält ein Workflow an und zeigt dem zuständigen Menschen ein Formular. Ist der Betrag freigegeben, ja oder nein. Welcher Grund liegt vor. Mit der Antwort läuft der Ablauf weiter, in die eine oder in die andere Richtung.
Sie sehen, was gelaufen ist
Jede Ausführung wird mitgeschrieben: welcher Schritt wann lief, mit welchem Ergebnis, und wo etwas hängen blieb. Berechtigungen gelten dabei genauso wie im normalen Arbeiten. Ein Workflow zeigt niemandem etwas, was diese Person nicht ohnehin sehen dürfte.
Ein Beispiel aus dem Alltag: das fehlende Foto
Vorher
Für ein neues Profil fehlt ein Foto. Jemand notiert sich das, schreibt eine Mail, hakt zwei Wochen später nach. Das Foto kommt, landet in einem Mail-Postfach, wird irgendwann abgelegt. Das Statusfeld im Vorgang steht immer noch auf „einholen“, weil niemand mehr daran gedacht hat.
Nachher
Das Feld „Foto“ wird auf „einholen“ gesetzt. humbee erzeugt daraus automatisch die Aufgabe, samt Zuständigkeit und Frist. Sobald das Foto im Vorgang liegt und die Aufgabe abgeschlossen wird, springt das Feld auf „liegt vor“. Und die Bestätigungsmail geht mit genau dem Dokument raus, das zu dieser Person gehört, nicht mit einem Standardanhang für alle.
FAQ zu den Workflows
Wie viel Zeit verliert Ihr Team wirklich pro Woche?
Stellen Sie die Schieberegler auf Ihre Situation ein – der Rechner zeigt Ihnen das konkrete Einsparpotential in Stunden und Minuten.
Ihr Ergebnis
Sparpotential pro Woche mit humbee:
Basierend auf Ø-Werten aus Fraunhofer IAO-Studien zu Wissensarbeit & Prozesseffizienz.
