Verfahrensdokumentation

Welche Inhalte sollte eine Verfahrensdokumentation enthalten?

Aus den GoBD ergeben sich obligatorische Inhalte, die nachfolgend näher beschrieben werden:

• Allgemeine Beschreibung

  Vorangestellt wird üblicherweise ein allgemeine Beschreibung die den Sinn und Zweck und die Struktur der Dokumentation erläutert. Hier sollten auch die Gründe für den gewählten Umfang und Detaillierungsgrad dargestellt werden.

• Anwenderdokumentation

  • Benutzerhandbücher:
    Für die Mitarbeiter sind Handbücher bereitzustellen, die die erforderlichen Arbeitsschritte erläutern. Dabei kann es sich um Handbücher der Hersteller der verwendeten IT-System handeln. Diese werden im Einzelfall durch selbsterstellte Anweisungen ergänzt, die die individuellen Besonderheiten in den unternehmensspezifischen Prozessen darstellen.
  • Schnittstellenbeschreibungen:
    Die Schnittstellen des Buchführungssystems zu den anliefernden Verfahren und zu den Archivierungssystemen sind darzustellen. Hierbei sind Flussdiagramme und Grafiken als Ergänzung zu den technischen Dokumentationen empfehlenswert. In diesem Punkt geht es vor allem darum, den Anwender ein Verständnis der Datenflüsse zu ermöglichen.
  • Schulungen:
    Zur Einhaltung der GoBD sind technische System und ihre Dokumentation notwendig, jedoch nicht hinreichend. Erst wenn Mitarbeiter geschult sind, ist eine sichere Durchführung der Verfahren in der Buchhaltung möglich. Die Schulungen selbst und die entsprechenden Schulungsunterlagen sind entsprechend zu dokumentieren.

• Technische Systemdokumentation

  • E-Mail und Dokumentenmanagement:
    

    Neben dem eigentlichen Buchführungssystem kommt dem Mailsystem eine besondere Bedeutung zu.

    Aus § 147 der Abgabenordnung ergibt sich die Aufbewahrungspflicht für Belege bzw. Handelsbriefe. Der § 257 des Handelsgesetzbuches regelt die Aufbewahrungsfristen. Heute erfolgt ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation in Unternehmen per E-Mail. Insofern sind alle Mails, die geschäftliche relevante Inhalte haben, aufbewahrungspflichtig und unterliegen den entsprechenden Regelungen der GoBD. Dies betrifft im Alltag insbesondere die digitale Rechnung.

    Mails, die lediglich als Transportmittel im Sinne eine Briefumschlages dienen, sind nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 121 GoBD). Aus Effizienz- und Sicherheitsgründen sollten Sie dennoch alle eingehenden Mails, die Rechnungen enthalten, automatisiert archivieren.

    Sofern die Dokumentenablage in eine separates Dokumentenmanagementsystem ausgelagert ist, unterliegt auch dieses den Dokumentationspflichten.

    Hier ist insbesondere die Digitalisierung der Eingangsrechnungen, ihre Indexierung, die Suchmöglichkeiten, die Revisionssicherheit (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit) und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nachzuweisen. Besonders wichtig für das Finanzamt ist, dass alle Aufzeichnungen vollständig sind.

    Viele Dokumentenmanagementsysteme (DMS) werben mit Testaten großer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die die Konformität gemäß GoBD versprechen. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Rz. 181, in der klargestellt wird, dass Zertifikate und Testate Dritter gegenüber den Finanzbehörden keinerlei bindende Wirkung enthalten.

  • Datenschutz:
    

    Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung werden regelmäßig auch personenbezogenen Daten erfasst und gespeichert. Die GoBD kollidieren jedoch keineswegs mit den Vorgaben der DS-GVO, sie ergänzen sich vielmehr.

    Sofern die GoBD die Speicherung vom personenbezogenen Daten erfordern, ist dies entsprechend zulässig. Umso wichtiger ist daher aber, dass die personenbezogenen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch tatsächlich gelöscht werden. Ein entsprechendes Löschkonzept stellt die Erfüllung der Anforderungen gemäß DS-GVO sicher.

    Umgekehrt dürfen entsprechend den Vorgaben der DS-GVO zur Datensparsamkeit im Bereich der Buchführung keine nicht unbedingt notwendigen oder gesetzlich vorgeschriebenen Daten erfasst werden. Insofern hat sich auch das Finanzamt natürlich mit den Begrenzungen der DS-GVO zufrieden zu geben.

  • Schnittstellen:
    

    Im Bereich der Anwenderdokumentation wurde bereits auf Schnittstellen eingegangen. In der technischen Systemdokumentation wird hier detaillierter vorgegangen.

    Es ist sowohl der rein technische Teil zu betrachten als auch der semantische Teil der Datenflüsse zu dokumentieren. Insbesondere ist Augenmerk auf Fehlerbehandlungsroutinen zu legen. Was passiert, wenn Daten des anliefernden Systems vom aufnehmenden System nicht verarbeitet werden? Mit welchen Vorkehrungen wird ein Datenverlust in diesem Fall wirksam verhindert? Wie wird ein trotzdem auftretender Datenverlust überhaupt bemerkt? Welche Kontrollmechanismen sind implementiert?

    Es sind die Journal- und Protokollierungsfunktionen detailliert darzustellen. Dazu gehört auch die Beschreibung der Ablageorte, die Art der Verarbeitung und die Dauer der Aufbewahrung der Belege und Protokolle.

• Datensicherheit

  • Schutz vor Datenverlust:
    

    Die Daten und Belege sind vor Zerstörung, Verfälschung und Verlust zu sichern. Hier kann sich jedes Unternehmen an den gängigen Standards zur Datensicherung und Systemredundanz orientieren. Alternativ sorgen Cloudlösungen für entsprechende Sicherheit. Diese eigenen sich insbesondere für Kleinunternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben.

    Sollten Daten verloren gehen, kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung aberkennen und entsprechende Steuerschätzungen vornehmen.

  • Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff:
    

    Selbstverständlich gehört zur Datensicherheit der Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Dabei ist über ein Rechtekonzept sicherzustellen, dass nur Berechtigte Personen Datenzugriff haben.
    Durch die Installation von Firewalls und ein dem aktuellen Stand der Technik entsprechendem Sicherheitskonzept sind die Systeme auch vor unbefugtem Zugriff von außen zu schützen.

• Betriebsdokumentation

  Ein weitere Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist die Betriebsdokumentation. In dieser werden alle Abläufe, die zum sicheren Betrieb der Systeme notwendig sind, dokumentiert. Hierzu gehört die Beschreibung der regelmäßig durchzuführenden Tätigkeiten. Konkret also die regelmäßige Systemüberwachung, die Datensicherung, die Überprüfung auf und die Installation von Updates und Sicherheitspatchen sowie die Aktualisierung der dokumentierten Informationen.

• IKS – Internes Kontrollsystem

  Sobald die Systeme installiert und in Betrieb genommen sind, gilt es, die Einhaltung der dokumentierten Verfahren zu kontrollieren. Hierzu ist ein internes Kontrollsystem zu entwickeln, zu dokumentieren und zu implementieren.
  Hierin wird konkret festgelegt, welcher Personenkreis welche Maßnahmen durchführt, um die korrekte Einhaltung aller Verfahren zu überprüfen.
  Werden Abweichungen festgestellt, sind diese zu dokumentieren. Es ist sodann zu analysieren, ob und in wieweit bestehende Verfahren modifiziert werden müssen, um künftige Abweichung zu vermeiden.

Welche rechtlichen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation müssen erfüllt sein?

1. Verständlichkeit / Nachvollziehbarkeit / Ordnung:
   Die Verfahrensdokumentation muss so formuliert sein, dass sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit ein Bild der dokumentierten Abläufe und der installierten Systeme machen kann. Dabei ist die Verfahrensdokumentation so aufzubereiten, dass sie logisch gegliedert ist. Eine Vorgabe hinsichtlich der Form gibt es nicht.

2. Vollständigkeit:
   Diese Anforderung ergibt sich aus dem gesunden Menschenverstand. In der Verfahrensdokumentation müssen alle GoBD relevanten Prozesse der Buchführung vollständig dokumentiert sein.

3. Richtigkeit:
   Es versteht sich im Prinzip von selbst, dennoch wird auf diese Forderung der GoBD hier noch einmal explizit hingewiesen: die Verfahrensdokumentation muss inhaltlich richtig sein. Das heißt, die Dokumentation muss den vorgesehenen Umgang mit den Belegen korrekt wiedergeben.

4. Unveränderbarkeit:
   Genau wie die Belege muss auch die Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt werden. Das bedeutet, dass Änderungen nachvollziehbar sein müssen. Meist wird dies mit Hilfe der Versionierung des Dokuments in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem erreicht.

5. Aktualität – Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung:
   Die Verbuchung der Belege hat zeitnah zu erfolgen. Die Buchführung muss zwar nicht tagesaktuell sein, eine z.B. nur monatliche Erfassung der Belege ist jedoch sicherlich nicht ausreichend. Dabei hilft insbesondere die Umstellung auf digitale Prozesse enorm, den Durchlauf der Belege zu beschleunigen.
   
   Während Papierrechnungen immer wieder Durchlauf- und Liegezeiten im Bereich von Tagen und Wochen haben, durchlaufen digitale Rechnungen den Prozess vom Rechnungseingang, über die Belegprüfung bis zur Verbuchung oft in nur wenigen Stunden.

Wer ist für das Erstellen und die Pflege der Verfahrensdokumentation verantwortlich?

Die Sicherstellung der Einhaltung der GoBD ist eine originäre Aufgabe der Geschäftsführung. Diese wird diese Verantwortung regelmäßig entweder an den Finanzbereich, den IT-Bereich oder das Qualitätsmanagement weiterdelegieren. In der Praxis werden diese Bereiche auch gemeinsam, mit Fokus auf einzelne Teilbereiche der Verfahrensdokumentation, agieren.

Wie kann man eine Verfahrensdokumentation erstellen?

• Selbst erstellen:
  Das eigenverantwortliche Erstellen der Verfahrensdokumentation ist eine kostengünstige Möglichkeit, die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen. Der Vorteil liegt hier sicher im Aufbau eigener Kompetenz und im Zueigenmachen der getroffenen Regelungen. Gerade Kleinunternehmen fühlen sich hier jedoch oft überfordert.
• Externe Hilfe in Anspruch nehmen
  Mitunter fehlen jedoch auch die personellen Ressourcen, um eine umfangreiche Verfahrensdokumentation innerbetrieblich zu erstellen. Auch fehlendes Knowhow kann ein Grund sein, die Hilfe von spezialisierten Beratern oder Ihrem Steuerberater in Anspruch zu nehmen.
• Softwarelösung
  Im Netz findet sich spezielle Software, die Unternehmen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützen. Hier finden sich nicht nur Mustervorlagen und vorgefertigte Fragestellungen. Die Software versioniert auch die im Laufe der Zeit entstehende Dokumentation und erleichtert den Nachweis der regelmäßigen Pflege.
  
  Je größer und komplexer die jeweiligen Systeme und Abläufe sind, desto eher rechnet sich der Einsatz einer solchen Lösung. Auch die Einführung einer solchen Lösung kann wiederum in Eigenregie oder mit Unterstützung externer Berater geschehen.
  
  Ein erster Schritt in diese Richtung ist die Nutzung einer Musterverfahrendokumentation, die wir Ihnen auf Wunsch für humbee bereitstellen. Sie ersparen sich so die Anschaffung einer teuren Software und reduzieren gleichzeitig Ihren Aufwand.

Wie oft sollte eine Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?

Die Dokumentation ist immer dann zu aktualisieren, wenn sich die organisatorischen Abläufe geändert haben oder wenn das verwendete EDV-System ausgetauscht oder durch weitere Systeme ergänzt wurde.

Da auch die Überprüfung auf derartige Veränderungen dokumentiert werden muss, sollte eine jährliche Überprüfung auch bei einer Kontrolle durch das Finanzamt ausreichend sein.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Das oben beschriebene interne Kontrollsystem selbst unterliegt den gleichen Anforderungen hinsichtlich der Wirksamkeit und Aktualität der Kontrollen wie die anderen Bestandteile der Verfahrensdokumentation.

Es ist also ebenfalls regelmäßig, mindestens jedoch einmal im Jahr, zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch dies ist zu dokumentieren.