Hausverwaltungssoftware
Eine Hausverwaltungssoftware muss alle Defizite von Excel-Tabellen, Papierakten, E-Mails und Post-Its vollständig ersetzen. Rund 70 Prozent der täglichen Arbeit in der Hausverwaltung fallen in diese Kategorien. Dazu gehören beispielsweise Vorgänge im Zusammenhang mit Mieteranfragen, Handwerkeraufträge, Versicherungs-Schäden oder Objektbegehungen vor Ort.
Eine moderne Software für Hausverwalter muss „als Partner Ihrer Abrechnungssoftware“ dienen und immer und überall alle notwendigen Informationen auf einen Blick ohne Suchen bereitstellen.
Eine professionelle Hausverwaltungssoftware ist die Voraussetzung für optimale Abläufe und guten Kundenservice. Allerdings arbeiten keine zwei Hausverwaltungen gleich. Einige Hausverwaltungen sind sehr groß, andere eher klein. Einige Hausverwaltungen verwalten ausschließlich Großobjekte, andere sind auf WEG- oder auf Mietverwaltung spezialisiert. Daher sollte die Hausverwaltungssoftware Ihre Organisation ideal unterstützen. Sie sollten sie schnell und einfach an zukünftige Änderungen Ihrer Organisation anpassen können.
Software zur Hausverwaltung sofort einsetzen
Moderne Software zur Hausverwaltung darf nicht viel Customizing und Beratungsaufwand erfordern. Ideal ist es, wenn die Software nach kurzer Einarbeitung intuitiv durch den Kunden selbst angepasst werden kann.
Eine moderne Software für Hausverwaltung kann die Zusammenarbeit mit Vermietern, Mietern, Handwerkern und anderen Dienstleistern einfach und effizient managen. Alle Informationen müssen vorgangsbezogen zur Verfügung stehen. Dabei ist es egal, ob es sich um Dokumente, E-Mails oder Notizen handelt. Auch das Aufgabenmanagement muss integriert sein. Dazu gehören auch die Wiedervorlagen.
Auf Daten zu Objekten und Einheiten müssen Sie jederzeit und ohne zu suchen zugreifen können. Alle Vorgänge müssen mit Objekten, Einheiten, Eigentümern, Mietern und Dienstleistern verknüpft sein. Das aufwändige Suchen nach Dateien oder E-Mails entfällt dann vollständig. Ihre Objektbetreuer sind somit stets gleichzeitig und vollständig informiert und gegenüber Mietern und Eigentümer jederzeit auskunftsfähig.
Von Anfang an wurde humbee als cloudbasierte Software so entwickelt, dass ein minimaler Schulungs- bzw. Beratungsaufwand entsteht. Hausverwalter können die Software durch einfache Einstellungen und Vorlagen selbst anpassen. In vielen Fällen kann humbee schon nach einem Tag produktiv eingesetzt werden.
Dokumentenverwaltung
Bisher werden Dokumente in Hausverwaltungen in Aktenordnern abgelegt. Dazu kommen umfangreiche Dateiverzeichnisse. In diesen sind tausende von Dokumenten gespeichert. Der Zugriff auf diese Dokumente ist zeitaufwändig. Häufig sind die Dokumente nicht dort, wo sie der Anwender erwartet. Zwangsläufig werden solche Strukturen im Laufe der Zeit immer unübersichtlicher.
In humbee werden alle Dokumente zuverlässig automatisch Ihren Vorgängen zugeordnet. Sie definieren Vorgangstypen wie z.B. Mieterakten, Vertragsakten oder Handwerkeraufträge. Dokumente wie Lagepläne, Grundrisse, Energieausweise, Teilungserklärungen oder Verwalterverträge werden dann in digitalen Objektakten abgelegt. Schriftverkehr, Miet- und Wartungsverträge liegen damit genau dort, wo man sie braucht.
Diese perfekte und zuverlässige Dokumentenverwaltung sollte immer integraler Bestandteil einer modernen Hausverwaltungssoftware sein.
Posteingang
Die meiste Post erhalten Hausverwaltungen noch immer in Papierform. Diese zu sichten und zu verteilen ist zeitaufwändig. Mit humbee digitalisieren Hausverwalter den Posteingang und verteilen die Post zuverlässig elektronisch an die zuständigen Objektbetreuer. Die Hausverwaltungssoftware erledigt die automatische Zuordnung zu Objekten und die Identifizierung der verantwortlichen Bearbeiter.
Handwerkeraufträge und Versicherungs-Schäden
Anfragen von Mietern und Eigentümern führen häufig zur Beauftragung von Dienstleistern. Aus solchen Anfragen erstellt humbee automatisch Vorgänge. Die Bearbeitung erfolgt dann ausschließlich im Vorgang. Dort liegen alle notwendigen Informationen an einer Stelle vor. Ob Telefonnotiz, Aufgaben, Bilder der Schadensituation, Beauftragung des Dienstleisters und natürlich die E-Mails zu diesem Vorgang.
Im Dashboard sehen Sie alle offenen Handwerkeraufträge mit dem jeweiligen Status. Sie behalten immer den Überblick, haben alle Informationen im Zugriff und sind sofort auskunftsfähig.
Auch Versicherungsschäden werden in einem Vorgang abgebildet. Von der Meldung an die Versicherung bis zur Regulierung des Schadens sind alle Informationen an einem Ort zu finden. Einige Kunden integrieren diese Abläufe sogar mit den Systemen ihrer Versicherungsmakler. Dadurch wird der Ablauf weiter verbessert.
Eingangsrechnungen
Genau wie der Posteingang werden auch Eingangsrechnungen analysiert und die relevanten Daten ausgelesen. Für die Rechnungsprüfung und Freigabe stellt humbee den Objektbetreuern ebenfalls eine Funktion zur Verfügung. Anschließend können die Buchungs-Informationen an Ihre Abrechnungssoftware übergeben werden. Es sind Schnittstellen zu Abrechnungssystemen wie z.B. WinCasa, Casavi oder SAP vorhanden. Laufend kommen weitere Schnittstellen dazu.
Am Jahresende kann die Rechnungsprüfung innerhalb von humbee durch die Beiräte ebenfalls elektronisch erfolgen.
Rechtliche Anforderungen
Der Nachweis ordnungsgemäßer Verwaltung ist für Hausverwaltungen überlebensnotwendig. Mit dem Einsatz von humbee in der Hausverwaltung haben Sie jederzeit sofortigen Zugriff auf die Historie eines Vorgangs. Sie sehen sofort wann Sie z.B. einen Eigentümer um eine Genehmigung gebeten haben und wann dieser reagiert hat. Ebenso sind sämtliche Maßnahmen dokumentiert, die Sie nach Bekanntwerden eines Schadens ergriffen haben.
Darüber hinaus ermittelt humbee die Aufbewahrungs-Fristen von Eingangsrechnungen automatisch und verhindert zuverlässig ein Löschen bis zum Fristablauf.
Bei Neuvermietungen müssen personenbezogene Daten, Selbstauskünfte und Gehaltsnachweise der nicht zum Zuge gekommenen Interessenten gelöscht werden. Anderenfalls drohen empfindliche Bußgelder. Ein moderne Hausverwaltungssoftware stellt ein zuverlässiges Löschen innerhalb einstellbarer Zeiträume sicher.
Hausverwaltungssoftware online in der Cloud
Bisher war es üblich, ein Programm für Hausverwalter bei Ihnen im Unternehmen zu installieren. Heute nutzen sie leistungsstarke Hausverwaltungssoftware in der Cloud. Dieses Modell hat vielfältige Vorteile: Sie sparen sich die Anschaffung und den regelmäßigen Ersatz der Hardware und benötigen keine komplexen Lizenzverträge. Auch den Betrieb des Systems überlassen Sie uns. Regelmäßige Updates oder Releasewechsel entfallen völlig.
Bei den Endgeräten sind Sie völlig frei. Nutzen Sie humbee auf PCs oder auf iMacs. Sie haben die freie Wahl. Unterwegs nutzen sie Ihre neue Hausverwaltungssoftware auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Sie benötigen keine teuren VPN Verbindungen.
Mit einer Hausverwaltungssoftware, die in der cloud (Hochsicherheits-Rechenzentren) läuft, sind Sie gut gegen Ransomware (Erpressungstrojaner) geschützt.
Vergleich lokal installierte Software und cloudbasierte Software für Hausverwalter
| Lokale Installation | Cloudbasierte Software | |
|---|---|---|
| Abrechnungsmodell | Kosten je Wohneinheit | Kosten je Benutzer |
| Anschaffungskosten | Lizenzkosten plus Hardware | Nur laufende Lizenzen |
| Releasewechsel | Oft jährlich | entfällt |
| Endgeräte | PCs | PCs, Mac-Rechner, Notebooks, Tablets, Smartphones (IOS und Android) |
| Zugriff von Außerhalb des Unternehmens | Schwierig, oft nur per VPN | Jederzeit ohne weitere teure Infrastruktur |
| Datensicherheit | Abhängig von eigenem Know-How | Betrieb in Hochsicherheitsrechenzentren |
| Flexibilität | Nur Zukauf weiterer Lizenzen möglich | Sowohl Erweiterung als auch Reduktion von Lizenzen bedarfsgerecht möglich |
Hausverwaltungssoftware erfolgreich einführen
Sie möchten eine neue Hausverwaltungssoftware einführen. Oft benötigen solche Projekte mehr Zeit als geplant. Auch die Kosten zur Einführung einer Hausverwaltungssoftware laufen häufig aus dem Ruder. Mit der Erfahrung aus mehr als 100 humbee Einführungen sorgen wir für eine schnelle Einführung der Hausverwaltungssoftware. Die maßgeschneiderte Anpassung an Ihre Bedürfnisse kann innerhalb eines Tages produktiv eingesetzt werden. Eine individuelle Schulung der Anwender auf Basis Ihres eigenen humbee Systems bieten wir natürlich ebenso an wie laufenden Support.
Unser Support ist für uns keine Belastung, sondern ein wichtiger Faktor zur ständigen Verbesserung. Bei jeder Supportanfrage überprüfen wir ob durch eine Verbesserung der Funktion oder der Kommunikation diese Anfrage vermeidbar wäre. Aus Supportanfragen gewinnen wir wichtige Erkenntnisse über die konkreten Bedürfnisse unserer Anwender. So verbessern wir humbee ganz agil mit dem Ziel, für Kunden notwendige Supportanfragen wo immer möglich zu vermeiden.
Hausverwaltungssoftware wechseln und am gleichen Tag starten
Viele Hausverwalter scheuen den Aufwand für die Einführung einer neuen Software. Nicht ganz zu Unrecht. Denn in der Vergangenheit bedeutete dies meist monatelange und teure Projektarbeit. Und diese Vergangenheit ist bei den meisten Software-Anbietern immer noch die Gegenwart. Bei humbee ist dies anders. Wir richten die Software gemeinsam mit Ihnen und Ihren KollegInnen ein. Wir übernehmen die Stammdaten, passen das System an Ihre individuellen Bedürfnisse an und schulen anschließend die Anwender. Bei kleinen Unternehmen ist die Einführung von humbee als Hausverwaltungssoftware an einem Tag realistisch machbar. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert eine Einführung aber auch bei größeren Unternehmen meist nur wenige Tage.
Schnittstellen für Hausverwalter
Jede Hausverwaltung benutzt eine Abrechnungssoftware. Manchmal gibt es spezielle Situationen, in denen Spezialaufgaben weitere Software erfordern. Sie vermeiden zeitraubende Doppelarbeit in dem Sie Systeme über Schnittstellen miteinander verbinden. Hierfür sind eine Reihe fertiger Schnittstellen wie WinCasa, casavi und SAP RE integriert (weitere auf Anfrage). Darüber steht eine sogenannte REST API zur Verfügung. Damit lassen sich neue Schnittstellen in kurzer Zeit erstellen.
Das sagen unsere Hausverwalter zu Erfahrungen mit humbee
Hausverwalter nutzen humbee zur Abwicklung ihres Tagesgeschäfts. Die Hausverwaltungssoftware in der Cloud passt sich Ihren individuellen Bedürfnissen an. Das gilt für eine Hausverwaltung mit Schwerpunkt WEG Verwaltung in Berlin ebenso wie für Verwalter eigener Bestände großer gewerblicher Immobilien in Frankfurt.
Unsere Kunden schätzen die enge Zusammenarbeit mit uns. Wir nutzen das Feedback unserer Kunden, um die Software permanent weiter zu entwickeln. Viele Lösungen werden gemeinsam mit Kunden entwickelt.
Hier veröffentlichen wir nun einige Erfahrungen von humbee-Kunden.
Mit humbee können wir uns so gut organisieren wie noch nie. Wir suchen nicht mehr ständig nach Informationen, sondern finden alles an einem Ort.
Holger ScheweGeschäftsführender Gesellschafter
GPG Immobilien GmbH
Um uns besser zu organisieren, haben wir OfficeWare eingeführt. Die Akzeptanz der Anwender war jedoch gering. Seit wir die Hausverwaltung auf humbee umgestellt haben sind wir deutlich effizienter geworden. Die Mitarbeiter wollen es nicht mehr missen.
Volker DeppeGeschäftsführer und Inhaber
IVWF GmbH, Rhede
Die erste Hausverwaltungssoftware, die uns wirklich begeistert, ist humbee.
Marcus JansonJanson Immobilien aus Köln
Wir haben humbee anfangs bewusst mit nur wenigen, für uns konfigurierten Vorgängen ausgerollt. Als wir dann beobachten konnten, mit welcher Dynamik und insbesondere mit welcher Leichtigkeit unsere Mitarbeiter den gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz mit humbee weiter an unsere Bedürfnisse anpassen, wurde uns bewusst, mit Sicherheit die richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Dipl.-Ing. Stephan AchenbachGeschäftsführer
Treuhandverwaltung IGEMET GmbH
Frankfurt am Main
Überzeugen Sie sich
Die effiziente Hausverwaltungssoftware humbee liegt in der Cloud. Sie benötigen keine Investitionen in Hard- und Software. Um Datensicherheit und den Systembetrieb kümmern wir uns. Unser faires Preismodell basiert auf der Anzahl der Anwender und nicht auf der Anzahl der Einheiten. Das Preismodell erlaubt maximale Flexibilität. Sie haben einen neuen Arbeitsplatz eingerichtet? Buchen Sie einfach eine einzelne Lizenz dazu. Genauso einfach können sie einzelne Lizenzen jedes Jahr kündigen.
Was kostet Software zur Hausverwaltung?
Grundsätzlich sparen Sie bei einer Hausverwaltungssoftware die in der cloud läuft die eigene Hardware, die regelmäßigen Ersatzinvestitionen und die Kosten für den Betrieb. Nicht selten spart die Einführung von humbee 70 bis 80 Prozent im Vergleich zu einer Hausverwaltungssoftware, die bei Ihnen installiert ist.
Viele Anbieter richten ihre Preise an der Anzahl der Einheiten aus, die Sie als Hausverwalter betreuen. Bei uns ist das anders. Verwalten Sie unbegrenzte Anzahlen von Objekten und Einheiten. Alle Effizienzgewinne kommen also Ihnen zu Gute. Um die Themen Datensicherheit und Systembetrieb kümmern wir uns. Sie zahlen einen festen Preis pro Anwender. Außerdem ist in unseren Preisen die persönliche Unterstützung bei Problemen oder Fragen bereits enthalten.
Bei vielen Anbietern ist die Hausverwaltungssoftware wie ein starres Korsett. Humbee gleicht dagegen einem Maßanzug. Diese Software können Sie selbst leicht an veränderte Bedingungen anpassen und werden so immer effizienter. Auch hier unterstützen wir Sie bei Bedarf gern.
Welche Hausverwaltungssoftware ist die beste?
Welche Hausverwaltungssoftware ist besser? Ein lokales Software-Programm oder Hausverwaltungssoftware in der Cloud? Es gibt viele Lösungen mit hunderten Funktionen. Machen Sie sich die Entscheidung leicht. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch. Sie schildern uns Ihre Situation und Ihre Anforderungen. Wir zeigen Ihnen die moderne Software für Hausverwalter live. Sie sehen, wie Sie durch eine moderne Software in Ihrer täglichen Arbeit als Hausverwalter unterstützt werden. Fangen Sie doch schon morgen an, mit humbee zu arbeiten.