Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement: Definition

Es ist eines der Themen, die im unternehmerischen Alltag oft nicht im Focus sind. Dabei ist gutes Aufgabenmanagement der entscheidende Faktor für unternehmerischen Erfolg. Statt jedem Mitarbeiter die Methode für die Aufgabenverwaltung selbst zu überlassen, die meisten nutzen Zettel, Outlook, Excel oder OneNote, sollte es ein zentral vorgegebenes System für die Verwaltung von Aufgaben geben.

Spezialisierte Software ist oft hilfreich, greift aber meist zu kurz. Warum dies so ist und worauf es wirklich ankommt erfahren Sie hier. Dazu beginnen wir mit einer kurzen Definition. Denn bereits hier entstehen in der Praxis oft Missverständnisse.

Was ist eine Aufgabe?

Generell ist eine Aufgabe etwas, das eine Person in überschaubarer Zeit erledigt. Im Regelfall ist dies ein Zeitraum von einigen Minuten, z.B. für einen Rückruf, bis hin zu einigen Stunden für z.B. die Erstellung einer Kalkulation.

Größere Aufgaben werden als Vorgänge bezeichnet. Sie unterscheiden sich dadurch, dass meist mehrere Teilnehmer über einen langen Zeitraum an einem Vorgang arbeiten. Die meisten Tools für Aufgabenmanagement unterscheiden hier nicht klar, was zu erheblichen Nachteilen in der Zusammenarbeit führt.

Aufgaben haben ganz unterschiedlichen Charakter. Man unterscheidet verschiedene Aufgabentypen:

• Ad-Hoc oder Einzelfall-Aufgaben: dies ist die häufigste Art der Aufgabe. Sie entsteht spontan und ungeplant. Ohne eine entsprechende Software werden sie oft auf Post-It Haftnotizen notiert.
• Aufgaben, die im Kontext von Prozessen oder Vorgängen zu erledigen sind.
• Wiederkehrende To-dos sind regelmäßig zu erledigen. Dies kann z.B. die monatlich abzugebende Umsatzsteuervoranmeldung sein.

Wir teilen nicht die Auffassung, dass es koordinierte Aufgaben gibt, die von mehreren Verantwortlichen bearbeitet werden. Dies sind aus unserer Sicht Vorgänge und damit sind nicht Teil von Aufgabenmanagement.

Eine gute Software für Aufgabenmanagement unterstützt die Organisation aller drei Aufgabentypen und bietet zwingend einen Vorgangskontext. Ansonsten werden nur zwei von drei Aufgabentypen sinnvoll unterstützt.

Welche Bestandteile gehören zu einer Aufgabe?

Eine Aufgabe besteht aus mehreren Bestandteilen:

• Name der Aufgabe
• Ggf. ergänzende Beschreibung
• Bearbeiter oder Bearbeitergruppe
• Fälligkeitsdatum
• Persönliches Planungsdatum des Bearbeiters

Im Projektmanagement findet man zudem häufig diese Bestandteile:

• Startdatum
• Enddatum
• Aufgabendauer
• Grad der Fertigstellung

Neben dem Fälligkeitsdatum, also dem spätesten Fertigstellungstermin, spielt das persönliche Planungsdatum eine wichtige Rolle. Dies ist das Datum, an dem der Bearbeiter die Bearbeitung der Aufgabe geplant hat. Fehlt dieses Konzept in einem Tool, verschenkt die Organisation wertvolles Potenzial.

Darüber hinaus wird oft vergessen, dass Aufgaben auch einen Kontext haben. Tools, die diesen Kontext nicht bereitstellen, führen zu hohen Suchaufwänden und schöpfen das Potenzial guter Organisation nicht aus.

Was ist Aufgabenmanagement?

Aufgabenmanagement beschäftigt sich mit der Art und Weise wie die Bearbeitung von Aufgaben organisiert und strukturiert wird. Es kann als einfache Aufgabenverwaltung auf der Ebene des einzelnen Mitarbeiters stattfinden, findet aber auch unternehmensweit oder im Rahmen von Projektmanagement statt.

Warum Aufgabenmanagement?

Ziel ist die Steigerung der Effizienz und der Qualität der Aufgabenbearbeitung. Dies gilt für einzelne Personen aber insbesondere für Unternehmen. Eine gute Aufgabenverwaltung unterstützt die Zielerreichung des Unternehmens, die Prozesssicherheit und letztlich auch das Maß an Kundenservice, dass Kunden erleben. Insofern sollte das Aufgabenmanagement in die grundsätzlichen strategischen Überlegungen eines Unternehmens eingebunden werden.

5 Gute Gründe für effizientes Aufgabenmanagement:

1. Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter
2. Unterstützung der Zielerreichung auf Unternehmensebene
3. Verbesserung von Service- und Prozessqualität
4. Unterstützung der Zusammenarbeit
5. Vermeidung Arbeitsüberlastung und Ausfallzeiten

Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement?

Aufgabenmanagement dreht sich um die Organisation von Aufgaben, also kleinen Arbeitseinheiten von überschaubarem zeitlichem Umfang.

Projektmanagement beschäftigt sich mit der zielgerichteten Organisation von Projekten. Häufig wird hier konzeptionell unterstellt, dass auch Projekte aus Aufgaben bestehen. Dies ist eine unzulässige Vereinfachung.

Große Projekte haben eine komplexe Struktur. Sie bestehen aus Teilprojekten, Arbeitspaketen, Vorgängen und Aufgaben. Diese können Bestandteil von Vorgängen sein oder auch für sich alleine stehen.

Insofern kann Aufgabenmanagement ausschnittsweise bei Projektmanagement hilfreich sein. Ein Tool, das ein Projekt ausschließlich als eine hierarchische Ansammlung von To-dos begreifen, greifen konzeptionell zu kurz und stiften daher auch nur begrenzten Nutzen.

Aufgabenmanagement Methoden

Zur Verbesserung des Aufgabenmanagements gibt es viele Methoden und Philosophien, die für sich in Anspruch nehmen, die Organisation von Aufgaben optimal zu unterstützen. Am Ende haben alle diese Methoden Vor- und Nachteile. Der Anwender sollte unabhängig der von der verwendeten Software in der Lage sein, seine favorisierte Methode abzubilden.

Getting Things Done

Zeit und Aufgabenmanagement mit der „Getting-Things-Done-Methode“ stammt aus dem Bereich Selbstmanagement und basiert auf der Idee von David Allen, berufliche und private Angelegenheiten in To-do-Listen zu erfassen. Diese werden nach dem Ort ihrer Erledigung kategorisiert. Also zum Beispiel „im Büro“, „im Büro des Chefs“ oder im „Auto“.

Wasserfall-Modell

Das Wasserfall Modell ist ein verhältnismäßig altes Konzept, welches häufig im öffentlichen Bereich zur Abwicklung von Projekten genutzt wird. Es geht von einer strikten linearen Abarbeitung aus. Dies hat große Klarheit aber auch eine geringe Flexibilität zur Folge. Diese Methode wird heute oft durch agile Ansätze ergänzt oder ersetzt.

Eisenhower-Prinzip

Hier werden Aufgabenstellungen nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Es gibt wichtige dringende Aufgaben, die man sofort selbst erledigen soll. Wichtige, nicht dringende To-dos plant man ein und erledigt sie selbst.

Dringende, nicht wichtige Aufgaben sollen an kompetente Mitarbeiter delegiert werden. Solche, die weder dringend noch wichtig sind, werden gar nicht bearbeitet.

RACI-Matrix

Mit dieser Methode sollen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in einem Projekt übersichtlich dargestellt werden. Dieser Ansatz ist bei der Organisation von To-do-Listen im Rahmen des Aufgabenmanagements wenig hilfreich. Er entfaltet seine Wirkung eher im Bereich des Prozessmanagements.

Don’t Break the Chain

Auch dieser Ansatz ist im Bereich des unternehmerischen Aufgabenmanagements weniger hilfreich. Er richtet sich eher an Individuen, die bestimmte Gewohnheiten ausprägen oder Fähigkeiten erwerben wollen, z.B. regelmäßig Sport zu treiben.

Alpen-Methode

Dies ist ein Begriff aus dem Zeitmanagement. Aufgaben werden zunächst gesammelt, danach die Länge geschätzt, Pufferzeiten eingetragen, dann Entscheidungen getroffen und letztlich kontrolliert.

Dieser Ansatz erscheint für unternehmerisches Aufgabenmanagement etwas sperrig, im Bereich des persönlichen Zeitmanagements sind die Grundgedanken dieses Konzeptes jedoch hilfreich.

Scrum & Kanban, Agile Aufgabenverwaltung

Scrum ist eine agile Methode aus der Softwareentwicklung. Hier wird die Erledigung von Aufgaben in Sprints organisiert. Die To-dos werden dabei auf Kanban-Boards visualisiert und in Abhängigkeit ihres Status von einer Spalte in die nächste gezogen.

Kanban-Boards sind aus dem Toyota Production System abgeleitet und schaffen eine hervorragende Transparenz über Prozesse. Sie lassen sich gut im Aufgabenmanagement einsetzen.

Aufgaben richtig managen

Ein Tool, dass sich konzeptionell auf die Abbildung von Aufgaben beschränkt hat für einen einzelnen Anwender möglichweise begrenzten Nutzen. Für die Optimierung der Abläufe und Verbesserung der Produktivität in einem Unternehmen bedarf es jedoch weiterer Elemente, die im Folgenden dargestellt sind:

• Vorgänge: sie bilden den Kontext einer Aufgabe:
• Dokumente: in Vorgängen befinden sich die Dokumente, Notizen und E-Mails, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind.
• Projekte: Abbildungsmöglichkeit von Projekten, die wiederum Vorgänge, Listen und Aufgaben enthalten.
• Persönliches Kanban-Board: spezielle Sicht auf die individuellen Aufgaben eines Bearbeiters. Diese Sicht sollte auch als Liste verfügbar sein.
• Kanban-Boards für Vorgänge: sie geben dem ganzen Team einen Überblick über den aktuellen Stand der verschiedenen Themen.
• Statusmodell: hier erkennt der Anwender direkt, ob die Aufgabe neu ist oder ob sie z.B. im Status „wartend“ ist.
• Mobile Sicht: auch unterwegs sollte der Mitarbeiter seine Aufgaben im Überblick haben und neue anlegen können, gern auch per Sprachsteuerung.

Tools

Humbee bringt alle Funktionen mit, die man zur Bearbeitung von Aufgaben benötigt. Aufgabenmanagement mit humbee ist integriert in die Vorgangsbearbeitung, DMS, Kontaktverwaltung und Projektabwicklung. Auch die Integration in Microsoft Programme und die Telefonanlage ist vorhanden.

Eigene Aufgaben verwalten

Es gibt zwei Quellen von Aufgaben:

• Aufgaben, die sich der Mitarbeiter selbst stellt und die keinen weiteren Kontext bzw. Vorgangsbezug haben.
• Solche, die im Rahmen der Abwicklung von Geschäftsprozessen entstehen – also solche, die einen Vorgangsbezug haben.

Unabhängig von der Quelle befinden sich alle Aufgaben auf dem persönlichen Aufgabenboard des Mitarbeiters.

Neu eingehende Aufgaben werden nun grob vorpriorisiert. Täglich werden aus dem gesamten Arbeitsvorrat die Aufgaben in die Tagesplanung übernommen, die am heutigen Tag erledigt werden müssen.

So ist der Mitarbeiter fokussiert und arbeitet die Aufgaben priorisiert ab. Durch einen Klick auf den Vorgang erhält er alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Aufwändiges Suchen, wie bei einem isolierten Tool, entfallen im humbee System vollständig.

Ergänzend stehen dem Mitarbeiter persönliche Etiketten zur Verfügung, die die Abbildung der unterschiedlichen Methoden zum Aufgabenmanagement erlauben.

Unternehmen stellen mit humbee also ein integriertes Tool zur Verfügung, welches den Mitarbeitern einerseits eine prozess- und projektbezogene Organisation von Aufgaben erlaubt. Andererseits lässt diese Software Raum für eine persönliche Art der Aufgabenplanung und -Priorisierung.

Aufgaben delegieren

Selbstverständlich kann und muss der Mitarbeiter delegieren können. Hierzu ordnet er der Aufgabe einfach einen anderen Mitarbeiter als Bearbeiter zu. Bei diesem erscheint die Aufgabe dann im persönlichen Kanban-Board.

Welche Aufgaben Sie delegiert haben sieht der Anwender schnell und übersichtlich.

Aufgaben im Team bearbeiten

Aufgabenmanagement entfaltet sein Potenzial, wenn es im Team einheitlich erfolgt. Hier einige Merkmale, die besonders zur Produktivitätssteigerung beitragen:

• Nutzung eines einheitlichen Systems: wenn alle Mitarbeiter das gleiche Werkzeug nutzen, ist der positive Effekt am größten.
• Aufgaben werden nach Möglichkeit vorgangsbezogen angelegt. So ist jeder Vorgangsteilnehmer jederzeit über den Status informiert. Lästige Rückfragen, ob eine Aufgabe bereits erledigt ist, gehören so der Vergangenheit an.
• Jeder Mitarbeiter verfügt über eine persönliche und priorisierte Liste seiner Aufgaben, bestenfalls in Form eines Kanban-Boards. Darin sind Fälligkeitsdaten und Absprungmöglichkeiten in den Vorgang, also den Aufgabenkontext, enthalten.
• Jeder Mitarbeiter kann seine Aufgaben entsprechend seiner Auslastung, Arbeitszeit und seiner Persönlichkeit mit einem Planungsdatum versehen.
• Wiederkehrende Aufgaben werden vom System unterstützt.
• Auch nach Abschluss einer Aufgabe sind alle dazugehörigen Informationen schnell und von jedem Berechtigten leicht zu finden.
• Mit Hilfe von Workflows können Aufgaben automatisch erzeugt werden.
• Der persönliche Aufgabenvorrat kann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden, zum Beispiel nach Projekten, Ansprechpartnern, Etiketten, Aufgabentypen oder nach bestimmten Stichworten.

Die Zukunft des Aufgabenmanagements

Die Zeit isolierter Ansätze für das Aufgabenmanagement, die jeder Mitarbeiter selbst auswählt, ist zu Ende. Ein unternehmensweit eingesetztes Tool kann echten Mehrwert bieten, wenn es sich nicht nur auf die Verwaltung von Aufgaben fokussiert.

Effizientes Arbeiten bedarf der Verknüpfung von Geschäftsprozessen und Vorgängen mit dem Aufgabenmanagement.

Unsere Kunden nutzen den "humbee-concierge", um Aufgaben auch mobil und sprachgesteuert zu erfassen.

Aufgabenmanagement auch unterwegs – schon jetzt!

Ihr Aufgabenmanagement immer auf dem Smartphone dabei.

Gerade im Auto möchten Sie oft Aufgaben notieren, haben aber keine Hand frei. Hier hilft Ihnen "humbee-concierge". Rufen Sie Ihren persönlichen Concierge einfach an und diktieren Sie die neuen Aufgaben. Sie haben den Kopf wieder frei und vergessen nichts. Unser Concierge ist KI basiert und preisgekrönt.

Verleihung des Innovationspreises INNO-RKN mit Demo des "humbee concierge":

Video 2:14 Min.

Begriffe aus der Aufgabenverwaltung

• Aufgabe: kleinste Arbeitseinheit, einem Bearbeiter zugeordnet.
• Persönliches Kanban-Board: Tool zur persönlichen Visualisierung und Priorisierung der eigenen Aufgaben.
• Etikett: Label, das vom Anwender definiert wird und eine Kategorisierung seiner Aufgaben ermöglicht.
• Aufgaben-Priorisierung: wichtiges Mittel, um den Überblick auch in großen Aufgabenmengen zu behalten und effizient zu arbeiten.
• Fälligkeitsdatum: Datum, an dem eine Aufgabe spätestens erledigt sein muss.
• Planungsdatum: Datum, für das sich der Bearbeiter die Erledigung der Aufgabe vorgenommen hat.
• Aufgabentyp: kennzeichnet eine Aufgabe in Abhängigkeit des Arbeitsprozesses, z.B. „Posteingang“ oder „Rechnungsprüfung“.
• Vorgang: Geschäftsprozess, der den Aufgabenkontext bereitstellt. Dies kann z.B. die Vertragsakte sein, in der sich der Vertrag befindet und die jährlich wiederkehrende Aufgabe der Vertragsprüfung.
• Wiederkehrende Aufgabe: Aufgabe, die nach einem definierten Terminmuster regelmäßig erledigt werden muss, z.B. jede Woche Freitag.
• Bearbeitergruppe: Gruppe von Personen, an die eine Aufgabe adressiert wird. Dabei wird derjenige zum Bearbeiter, der sich die Aufgabe in die eigene Bearbeitung zieht. Bei allen anderen Gruppenmitgliedern verschwindet die Aufgabe.