Kanban Tool – Projektmanagement Software

Welche Funktionen sollte ein gutes Kanban Tool mitbringen?

Grundsätzlich sollte eine gute Software eine einheitliche und intuitiv zu nutzende Oberfläche bieten. Das Tool muss über eine Zugriffssteuerung verfügen, mit der Zugriffsrechte der Nutzer festgelegt werden können. Darüber hinaus verfolgt jedes Kanban Tool eine eigene Philosophie und legt unterschiedliche Schwerpunkte. Bei der Auswahl sollten Sie also darauf achten, dass es von seiner Zielrichtung zu Ihren Anforderungen passt. Die wichtigsten Funktionen, die bekannte Tools wie Trello und Monday bis hin zu kostenlosen Werkzeugen bieten, finden Sie nachfolgend:

Kanban Boards anlegen

Bei der Arbeit mit einem Kanban Tool beginnt man damit, ein Board anzulegen. Hierzu gehört die Vergabe eines Namens und das Hinzufügen von Teilnehmern sowie ggf. die Vergabe von Berechtigungen.

Spalten anlegen

Im nächsten Schritt werden die Spalten angelegt. Sie entsprechen den Arbeitsschritten bzw. bilden den Prozessablauf ab. Die Kanban Tools bieten meist eine unbegrenzte Anzahl von Spalten. Daher sieht man z.B. in Trello in der Praxis auch Boards mit zwanzig und mehr Spalten. Dies ist in Einzelfällen sinnvoll. Im Sinne einer guten Übersicht über das Projekt, sollten Sie hier die Anzahl der Spalten jedoch so klein wie möglich halten.

Spalten benennen

Selbstverständlich erhalten die Spalten Namen, die häufig um die Angabe des WIP-Limits ergänzt werden. Gerade Software wie Trello bietet entsprechende Vorlagen an. Diese Vorlagen reduzieren den Aufwand für die Anlage von einem Board, der Spalten und ihrer Benennung.

Karten verschieben

In der physischen Variante werden die Karten aus einer Spalte entnommen und in die Zielspalte geklebt oder gepinnt. In elektronischen Tools geschieht dies per Drag-and-drop. Einige Tools bieten auch ein automatisches Verschieben in Abhängigkeit vom Erreichen eines Status oder dem Auftreten bestimmter Ereignisse.

Workflows

Kanban Tools bieten oft die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So kann beispielsweise der Status oder der Verantwortliche einer Aufgabe oder eines Vorgangs beim Verschieben in eine Spalte automatisch gesetzt werden.

Weitergehende Automatisierungen, wie z.B. der Versand von Benachrichtigungen, sind möglich.

Optische Gestaltung

Entsprechende Software verfügt oft über eine farbenfrohe Oberfläche. Dabei kommt es im Normalfall weniger auf eine ansprechende Optik als vielmehr auf gute Transparenz an. Achten Sie darauf, dass Farben zur Steuerung der Aufmerksamkeit dienen bzw. mit einer Funktion verknüpft sind.

So sind z.B. Farben für unterschiedliche Prozesstypen denkbar. Statt einer Fastlane können besonders wichtige Aufgaben z.B. auch rot markiert werden.

Alternative Ansichten

Im Projektmanagement ist die Darstellung der Karten auf einer Kalenderansicht oder einem Gantt-Diagramm mitunter sinnvoll. Dies beherrscht beispielsweise Monday recht gut.

Zusammenarbeit

Das gesamte Team trifft sich regelmäßig am Board. Dies kann physisch oder remote erfolgen. Bei der Nutzung eines digitalen Werkzeugs kann sich das Team auch gemeinsam vor einer großen Projektionsfläche treffen. Nun hat jedes Teammitglied das gesamte Projekt im Blick. Jeder sieht die Verteilung der Karten: sind die Karten ungleichmäßig in den Spalten verteilt ist dies meist ein sicheres Zeichen für Probleme im Arbeitsfluss. Nun kann das Team Gegenmaßnahmen diskutieren und beschließen. Diese Art der unmittelbaren Zusammenarbeit auf Basis eines gemeinsamen Informationsstandes ist enorm effektiv und ist das eigentliche Geheimnis der Kanban Methode.

Einige Kanban Tools bieten weitergehende Möglichkeiten, die die Produktivität nochmals erhöhen. So wird dem Anwender ermöglicht, die Karten mit Leben zu füllen: es können weitere Aufgaben erstellt oder Dokumente abgelegt werden. Über besonders ausgeprägte Fähigkeiten in diesem Bereich verfügt humbee. Hier stellt jede Karte einen Vorgang dar. In einem solchen Vorgang können Dokumente erstellt und bearbeitet werden, Aufgaben werden verteilt und sogar E-Mails können versendet und empfangen werden. Somit befinden sich alle Informationen zum Thema der Karte direkt im Vorgang und sind für alle Teammitglieder verfügbar. Dies sind ideale Voraussetzungen zur Zusammenarbeit auf Basis von Kanban.

Kanban Software für ein flexibles Projektmanagement einsetzen

Die dargestellten Vorteile eines Kanban Tools lassen sich gut im Projektmanagement einsetzen. Insbesondere wenn Sie in diesem Bereich agiler werden möchten, bietet sich diese Methode an.

Dabei gibt es hier keine pauschalen Erfolgsrezepte. Generell erhöht ein Kanban Tool die Transparenz und Reaktionsfähigkeit im Projekt. Daher eignet es sich für Projekte, die nicht gut zu strukturieren sind, eine hohe Komplexität aufweisen und schlecht planbar sind. In diesen Fällen können Sie mit dem Kanban Tool schnell umpriorisieren, gut auf Veränderungen reagieren und dennoch die Produktivität hochhalten. So kann die Software gut bei internen Projekten wie z.B. der Erstellung einer neuen Webseite genutzt werden.

Nachteile von Kanban Tools

Aufgrund seiner Fokussierung auf das Board als Darstellungsform ist die Teamgröße naturgemäß beschränkt. Damit einher geht eine Beschränkung in der Größe und Struktur von Projekten, die gut mit Kanban Software abgewickelt werden können.

Sehr strukturierte Projekte, die eine zuverlässige Planbarkeit erfordern profitieren weniger von dieser Methode. Selbst wenn, wie z.B. bei Monday Gantt-Diagramme unterstützt werden, fehlt den Programmen doch die fachliche Tiefe hinsichtlich Ressourcen- und Kapazitätsplanung, die spezialisierte Werkzeuge für diesen Anwendungsfall auszeichnet. Daher werden z.B. große Bauvorhaben selten mit Kanban Tools abgewickelt.

Nachteile von beliebten Kanban Tools wie Trello und Monday

Bekannte Kanban Software wie Trello und Monday, aber auch Stackfield und MeisterTask legen den Fokus auf eine schnelle Einführung des Systems. Die Funktionen, die ein Kanban Board benötigt, werden sehr gut abgebildet. Auch Workflows und vielfältige Integrationen sind oft vorhanden.

Hat ein Tool auf den ersten Blick eine bestechende Einfachheit, geht dies oft einher mit fehlenden Funktionen. Die Folge davon ist, dass die Nutzer neben diesem Tool meist weiter in konventionellen Strukturen wie File- und E-Mailsystem arbeiten. Oft kommt noch ein Dokumenten-Management-System hinzu, um relevante Dokumente rechtssicher zu verwalten.

Besonders hinderlich ist das fehlende Vorgangskonzept und damit die Möglichkeit, die Arbeit direkt in den Karten bzw. Vorgängen zu erledigen. Hier muss der Nutzer sich wieder seines Mail Systems bedienen oder ein spezielles Tool für das Prozessmanagement und das Dokumentenmanagement nutzen.

Insofern stellt sich auch bei diesen Systemen immer wieder die Frage, ob der Mehrnutzen die Nachteile eines weiteren Systems rechtfertigt.

Insbesondere bei amerikanischen und australischen Anbietern lohnt ein Blick in die Datenschutzrichtlinien. Fragen Sie nach dem Aufbewahrungsort der Daten. Liegen sie in europäischen Rechenzentren? Zum Teil können Sie den Ort der Aufbewahrung selbst festlegen, manchmal aber auch nur, wenn Sie die teure Enterprise Version buchen. Klären Sie auch, ob damit sichergestellt ist, dass die Daten den europäischen Rechtsraum nicht verlassen.

Kanban mit humbee effektiver nutzen

Es wurde klar, dass ein Kanban Board eine einfache und gleichzeitig leistungsstarke Möglichkeit ist, die Produktivität in Unternehmen zu verbessern. Andererseits schaffen Sie mit Trello, Monday, Stackfield oder Meistertask ein weiteres Werkzeug an, das Ihre Nutzer mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Sie müssen Informationen nun auch in diesem zusätzlichen Datentopf suchen. Die Arbeit wird also noch komplizierter und das Grundproblem der zeitraubenden Suche nach Informationen und vielen Störungen eher noch vergrößert.

Mit humbee gibt es ein System, das ebenfalls das Kanban Board mitbringt. Es wird hier, wie in den anderen Tools, zur Visualisierung genutzt, bietet jedoch weitaus mehr Potenzial. Denn die eigentlichen Fähigkeiten dieses Systems liegen im vorgangsbasierten Arbeiten. Ihre Nutzer bearbeiten ihre Themen in jeweils einem Vorgang, der allen Berechtigten zur Verfügung steht.

Diese Vorgänge können dann auf einem Kanban Board visualisiert werden. Es verfügt dabei über alle geforderten Fähigkeiten. Sie können die Spalten frei definieren und den Kreis der Teilnehmer bestimmen. Automatisierung und Workflows sind natürlich auch vorhanden. Sogar eine vollwertige DMS Software ist in humbee integriert. Dies erlaubt Ihnen, Ihre Systemlandschaft übersichtlich zu halten.

Darüber hinaus wird die Software vollständig in Deutschland entwickelt. Die Daten liegen in zertifizierten europäischen, respektive deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren.

Kanban Board als Bestandteil von Prozessen

In dem Augenblick, in dem Sie vollständige Vorgänge visualisieren, verlassen Sie die Beschränkungen herkömmlicher Systeme. Sie betreten eine Welt der Prozessoptimierung. Sie können Ihre individuellen Prozesse in kürzester Zeit implementieren, dabei auf rechtssicheres DMS vertrauen und sich agiler Verfahren wie Kanban und Listen bedienen.

Hier spielt humbee seinen Vorteil aus: in Ihrem Arbeitsalltag bearbeiten Sie Vorgänge. Um dies zu tun, legen Sie bisher Dokumente in Ordnern im Filesystem ab, versenden Informationen per E-Mail und managen Ihre persönlichen Aufgaben. Mit Trello zum Beispiel visualisieren Sie dann die Vorgänge. Im Gegensatz dazu arbeiten Sie bei humbee direkt in den Vorgängen.

Über die Karte auf dem Board haben Sie und Ihre Kollegen mit einem einzigen Mausklick Zugriff auf alle Dokumente, die interne Kommunikation und sogar E-Mails. So hört die zeitraubende Sucherei auf und die Störungen gehen zurück. Ihr Unternehmen wird agiler, Ihr Kundenservice verbessert sich, Ihre Projekte bleiben auf Kurs und Ihre Mitarbeiter arbeiten wieder konzentriert, zielorientiert und mit Freude.