Kanban Boards

Was ist ein Kanban Board – eine kurze Erklärung

Das Kanban Board ist Teil der Kanban Methode. Diese ist heute Standard in den meisten produzierenden Unternehmen weltweit.

Das Kanban Board ist eine Tafel, die in mehrere Spalten aufgeteilt ist. Die Spalten entsprechen dabei den vorgesehenen Workflows. Die Arbeitsaufträge werden in Form von Karten auf die Spalten verteilt, ganz links befindet sich der Arbeitsvorrat.

Die jeweils angrenzende Spalte stellt den nachfolgenden Arbeitsschritt dar. Mit jedem erledigten Bearbeitungsschritt wandern die Karten eine Spalte weiter nach rechts. Ganz rechts befinden sich die erledigten Dinge.

Physische Boards

In der Praxis werden sowohl physische Kanban Boards als auch ihre digitalen Pendants eingesetzt. Als physisches Board wird häufig ein Whiteboard benutzt. Hierauf wird die Struktur mit Filzstiften aufgezeichnet. Je Arbeitsauftrag wird dann ein Zettel in die passende Kanban Board Spalte geklebt.

Häufig sieht man in Unternehmen auch agile Boards, die für Fensterflächen, Glastrennwände oder Bürowände verwendet werden.

Digitales Kanban Board

Unternehmen kaufen zunehmend online nutzbare, digitale Boards. Statt MS Excel, Planner oder OneNote kommen meist spezialisierte Apps wie Trello, Confluence oder humbee zum Einsatz. In der Software-Entwicklung wird für ein Kanban Board Confluence häufig online genutzt. Dies ist gut für Techniker und Ingenieure geeignet, die immer häufiger online zusammenarbeiten. Trello kommt häufig auch als persönliches Kanban Board zum Einsatz.

Ein digitales Kanban Board bildet das physische Board nach. Es folgt den gleichen Regeln und Prinzipien. Die digitale Variante eignet sich insbesondere für verteilte Teams. Außerdem ermöglichen sie den Zugriff auf erweiterte Informationen zum Arbeitsauftrag. Auch Auswertungen z.B. über die Produktivität des Teams sind so schnell und einfach möglich.

Vorteile und Nachteile von Kanban Boards

Vorteile

Die Vorteile von Kanban sind vielfältig, unabhängig davon, ob ein physisches oder ein digitales agiles Board zum Einsatz kommt:

• Verbesserung der Produktivität:
  Durch die hohe Transparenz und die regelmäßigen Meetings werden Arbeitshindernisse unmittelbar identifiziert und behoben. Außerdem sorgen schnelle Feedbacks für die Vermeidung von Fehlentwicklungen. Die Produktivität des Teams steigt.
• Verbesserung der Qualität:
  Offenes und regelmäßiges Feedback legt Qualitätsmängel offen. Durch die Festlegung von Definitions of Done (Kriterien, wann ein Arbeitsschritt erfolgreich beendet ist) darf eine Karte erst dann in die Kanban Spalte gezogen werden, wenn die Fertigstellungskriterien erfüllt sind.
• Verbesserung der Transparenz:
  Das Kanban Board stellt alle Arbeitsaufträge dar. Die Verteilung der Karten in den Spalten ist für jedes Teammitglied sofort sichtbar. Ungleichmäßige Füllstände der Spalten weisen auf Probleme im Workflow hin.
• Verbesserte Selbstorganisation:
  Durch die hohe Transparenz haben alle Teammitglieder den gleichen Informationsstand. So können schnell gute Entscheidungen auch ohne zentrale Entscheidungsinstanz gefällt werden.
• Verbesserte Reaktionsfähigkeit:
  Wie alle agilen Methoden ermöglicht auch ein Kanban Board eine schnellere Reaktion auf äußere Veränderungen oder Probleme. So können Aufträge schnell umpriorisiert oder neue Aufträge vorgezogen werden.

Nachteile

Für agile Boards sind folgende Nachteile zu bedenken:

• Verlorene Karten:
  Bei der physischen Kanban Variante besteht das Risiko, dass Kanban Karten verloren gehen und somit wichtige Vorgänge nicht oder zu spät bearbeitet werden. Hierunter leidet dann der Workflow. Softwarebasierte Lösungen sind klar im Vorteil, da nichts verloren gehen kann.
• Ablehnung durch Mitarbeiter:
  Kanban Boards decken Schwachstellen im Workflow schnell auf. Sofern dies von einzelnen Teammitgliedern persönlich genommen wird, können Ablehnung der Methode oder Streit im Team die Folge sein.
• Begrenzte Komplexität:
  Die spaltenorientierte Organisation des To-do-Boards kann, wie oben dargestellt, weiter strukturiert werden. Die Komplexität ist dennoch begrenzt. Das Kanban Board sollte also nur für überschaubare Teamgrößen und Aufgaben eingesetzt werden, deren Komplexität nicht zu hoch ist. Daher wird es im Projektmanagement häufig nur für bestimmte Projekttypen eingesetzt.

Aufbau

Kanban Boards haben einen festen Aufbau. Sie bestehen aus Spalten, die die verschiedenen Bearbeitungsschritte von links nach rechts darstellen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Elemente.

Kanban Board Spalten

Die Spalten stellen den Workflow in der Produktion von links nach rechts dar. In der linken Spalte befinden sich die anstehenden Aufgaben. Ganz rechts die bereits fertiggestellten Aufgaben. Immer, wenn eine Aufgabe fertig gestellt wird, wandert sie in die letzte Spalte. Der frei gewordene Platz in der Spalte davor wird dann mit einer Karte aus der Spalte links davon aufgefüllt. Auf diese Weise zieht eine Spalte Aufgaben aus der vorhergehenden Spalte (Pull Prinzip).

WIP

Voraussetzung für das Funktionieren des Pull Prinzips ist das WIP-Limit (Work in Progress). Das WIP-Limit definiert die maximal zulässige Anzahl von Karten in eine Spalte. Sobald das WIP-Limit erreicht ist, darf kein weiterer Auftrag in diese Spalte gezogen werden. Die Höhe des WIP-Limits ist abhängig von den Grenzen der Fertigungskapazität in diesem Fertigungsschritt.

Durch das WIP-Limit wird verhindert, dass zu viele Aufträge gleichzeitig begonnen werden. Es trägt maßgeblich zur Verstetigung des Arbeitsflusses bei.

Swimlanes

Damit sind Zeilen gemeint, die die Möglichkeit bieten, die Spalten weiter zu unterteilen. Die Aufgaben auf dem To-do-Board werden auf diese Zeilen gemäß bestimmter Kriterien zugeteilt.

So kann das Team Board z.B. in zwei horizontale Bereiche aufgeteilt werden. Im Oberen befindet sich der reguläre Produktionsfluss, während der Untere zur Fastlane wird. In ihr werden priorisierte Aufgaben abgebildet.

Kanban Board erstellen und einführen mit Beispielen

Sie haben nun viel über die Vorteile von Kanban Boards und deren Aufbau erfahren. Schauen wir uns jetzt an, wie Sie ein Kanban Board konkret erstellen und einführen.

1. Erster Schritt: Mitarbeiter involvieren

   Erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Kanban Methode und die Prinzipien dahinter. Gehen Sie die nachfolgenden Schritte mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam durch. Am besten bitten Sie das Team, zunächst ein entsprechendes Whiteboard samt Kanban Karten und Stiften zu kaufen.

2. Zweiter Schritt: Prozess / Workflow in Spalten visualisieren

   Nun beginnen Sie mit der ersten Spalte. Benennen Sie sie mit Arbeitsvorrat. Ergänzen Sie jetzt rechts die Spalten mit den jeweils folgenden Arbeitsschritten. Wählen Sie die Schritte nicht zu kleinteilig. Halten Sie Anzahl der Spalten in Grenzen, so dass das Board übersichtlich bleibt.

   Für Anfänger sind Kanban Board Vorlagen eine großartige Möglichkeit der Inspiration und helfen, eigene Ideen in kurzer Zeit zu entwickeln.

3. Dritter Schritt: Swimlanes / Flight Level

   Bei Bedarf können Sie Swimlanes erstellen. Damit fügen Sie mehr Struktur hinzu und können den Workflow besser visualisieren. Gerade zu Beginn sollten Sie das Kanban Team Board so einfach und übersichtlich wie möglich gestalten. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt mehr Struktur hinzufügen. Sie kann den Workflow weiter unterstützen.

   Dies gilt auch für das Konzept der sogenannten Flight Level. Wenn später weitere Teams ein agiles Board nutzen, können Fragen der Koordination und der strategischen Steuerung auftauchen. Sie sollten sich mit der Skalierung von Kanban erst beschäftigen, wenn sie erste Erfahrungen gesammelt haben.

4. Vierter Schritt: Karten / Tickets anlegen

   Bei der Anlage von Karten können unterschiedliche Farben verwendet werden. Außerdem legen die Teams fest, welche Informationen auf den Karten stehen. Für wiederkehrende Aufgaben können die bereits abgearbeiteten Karten wiederverwendet werden. Sie vermeiden damit, unnötig neue zu erstellen.

5. Fünfter Schritt: Regeln festlegen

   In diesem Schritt legen Sie das WIP-Limit und die Definition of Done für jede Spalte fest. Bedingt durch das Pull Prinzip bearbeitet man das Board von links nach rechts. Die Steuerung erfolgt also vom Ergebnis her: wandert eine Karte in die Erledigt-Spalte, darf eine neue Aufgabe auf den freigewordenen Platz gezogen werden.

   Falls Sie eine Fastlane (horizontaler Bereich mit höchster Priorität) definiert haben, legen Sie hier am besten das Limit auf 1 fest.

   In einer Spalte befinden sich die Karten in absteigender Priorität. Gemäß dem Prinzip „first things first“ wird die oberste Karte zuerst bearbeitet. Dies ist vergleichbar mit dem Arbeiten auf einem Scrum Board.

6. Sechster Schritt: Kanban Meeting

   Regelmäßige Kanban Meetings stellen kurze Feedback Zyklen sicher. Das Meeting findet am besten vor dem Board statt. Jeder Teilnehmer sieht sofort den aktuellen Stand. Im Kanban Meeting werden Aufgaben verteilt, Probleme entdeckt und Blockaden gelöst. Tipp: Trainieren Sie Ihr Team, das Board von rechts nach links zu lesen. So verinnerlichen sie das Pull Prinzip und fokussieren sich auf das Erledigen von Aufgaben, statt ständig neue zu beginnen.

   Kadenz Definition: Der Rhythmus der Meetings wird auch Kadenz genannt. Der Klassiker ist hier das tägliche Kanban Meeting. Es stellt den Herzschlag des Systems dar.

7. Siebter Schritt: Erkenntnisse ziehen – optimieren

   Kanban legt Probleme im Prozess offen. Engpässe ganzer Teams oder einzelner Mitarbeiter, die zur Überschreitung von Deadlines führen können, werden sichtbar und Lösungen können gefunden werden.

   Der Kanban Prozess selbst sollte bei Bedarf an neue Erkenntnisse angepasst werden. So werden kontinuierlich Verbesserungen eingeführt, die die Leistungsfähigkeit des gesamten Teams steigern.