Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
In Deutschland ist die Aufbewahrungsfrist und die damit einhergehende Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen ein zentrales Thema für Unternehmen. Die Fristen sind gesetzlich geregelt und müssen in der Buchhaltung strikt eingehalten werden, um rechtlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Dokumente, einschließlich der relevanten gesetzlichen Grundlagen im Steuerrecht und praktischen Tipps zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Auf die Bedeutung der Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen wird nur am Rande eingegangen.
Für wen gilt die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen?
Die Aufbewahrungsfrist betrifft sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen, jedoch in unterschiedlichem Maße. Während Unternehmen strenge gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen, sind die Regelungen für Privatpersonen weniger strikt. Allerdings profitieren Privatpersonen gegebenenfalls in Form höherer Steuererstattungen durch den Nachweis von Spenden, Handwerkerrechnungen oder von haushaltsnahen Dienstleistungen.
Aufbewahrungsfrist von Rechnungen für Unternehmen
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Dokumente, einschließlich der Rechnungen, für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Diese Zeiträume werden als Aufbewahrungsfristen bezeichnet. Betroffen von dieser Aufbewahrungspflicht sind sowohl kleine, mittlere als auch große Unternehmen. Auch Freiberufler sind zur Einhaltung der entsprechenden Vorschriften verpflichtet. Diese Pflicht dient dazu, die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Transaktionen zu gewährleisten. Dies wiederum ist die Grundlage für die Ermittlung der steuerlichen Grundlagen durch das Finanzamt. Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich über verschiedene Arten von Dokumenten. Es gibt unterschiedliche Fristen je Dokumententyp.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer Rechnung, die am 15. Mai 2023 ausgestellt wurde, läuft die Frist ab dem 31. Dezember 2023. Diese Regelung erleichtert die Berechnung der Aufbewahrungsdauer.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
Neben Rechnungen sind für Unternehmen weitere Aufbewahrungsfristen für Dokumente festgelegt.
Je nach Art der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Dabei beträgt eine Aufbewahrungsfrist 6 Jahre und die andere wichtige Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegt.
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Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:
- Handels- und Geschäftsbriefe: Dazu gehören alle schriftlichen Kommunikationsunterlagen zwischen Unternehmen und deren Geschäftspartnern. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails.
- Andere steuerrelevante Dokumente, die keine Buchungsbelege sind: Dazu zählen unter anderem Korrespondenzen und ähnliche Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sein könnten.
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Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:
- Rechnungen: sie sind aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen.
- Buchungsbelege: Belege, die zur Buchführung und Bilanzierung erforderlich sind.
- Jahresabschlüsse: Umfassende Dokumentationen der finanziellen Lage des Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres.
- Inventare: Aufstellungen aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens.
- Lageberichte: Detaillierte Berichte über die wirtschaftliche Situation und die Entwicklung des Unternehmens.
Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es grundsätzlich keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es wird jedoch empfohlen, private Rechnungen für die Dauer der Gewährleistungsfrist von 2 Jahren oder länger bei freiwilligen Garantien (z.B. 5 Jahre) aufzubewahren.
Eine Aufbewahrungspflicht besteht jedoch für Handwerkerrechnungen für Eigentümer und Vermieter. Diese müssen für steuerliche Zwecke mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Zudem gilt auch für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Steuerunterlagen.
Insofern bleiben Privatpersonen nicht ganz von Aufbewahrungspflichten verschont.
Warum gilt eine Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Unternehmen
Die Aufbewahrungspflicht für Belege dient mehreren Zwecken: Sie stellt die steuerliche Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung handelsrechtlicher Vorschriften sicher. Die gesetzlichen Grundlagen dafür finden sich in der Abgabenordnung (AO) dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Letztlich bilden die Belege die Grundlage der Besteuerung.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO)
Gemäß der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Dokumente aufzubewahren.
Dem Finanzamt können im Falle einer Prüfung vollständige und ordnungsgemäße Unterlagen vorgelegt werden. Die AO definiert in § 147 Absatz 1 klar, welche Belege Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Der Absatz 3 regelt die Fristen: „Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren“
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB)
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Unternehmen ebenfalls zur Aufbewahrung wichtiger Geschäftsunterlagen. § 257 HGB sagt dazu „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren“:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
- empfangene Handelsbriefe
- Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe
- Buchungsbelege
Diese Aufbewahrungspflichten dienen der Dokumentation und Nachweisbarkeit aller geschäftlichen Transaktionen und der Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buchführung. Durch diese Regelungen soll die Transparenz und Integrität der Geschäftspraktiken von Unternehmen gewährleistet werden.
Was droht wenn die Aufbewahrungsfrist von Unternehmen missachtet wurde?
Wenn Unternehmen die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen missachten, können schwerwiegende Konsequenzen drohen. Dazu gehören unter anderem:
- Geldbußen: Unternehmen können mit erheblichen Geldstrafen belegt werden, wenn sie die Aufbewahrungspflichten bzw. die jeweilige Aufbewahrungsfrist nicht einhalten.
- Steuernachzahlungen: Eine nicht eingehaltene Aufbewahrungsfrist und somit fehlende oder unvollständige Dokumente können zu Steuernachforderungen führen, da das Finanzamt bestimmte Ausgaben oder Einnahmen möglicherweise nicht anerkennt.
- Verlust des Nachweises für Betriebsausgaben: Ohne ordnungsgemäß archivierte Rechnungen, also bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten, können Unternehmen ihre Betriebsausgaben nicht nachweisen, was ebenfalls zu finanziellen Verlusten führen kann. Gemäß § 162 (1) der AO sind die Finanzbehörden in diesem Fall zu Steuerschätzungen verpflichtet: „Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen.“
- Probleme bei Betriebsprüfungen: Bei Betriebsprüfungen kann das Fehlen notwendiger Dokumente durch Nichtbeachten der Aufbewahrungsfrist zu umfangreichen Prüfungen führen und eine zusätzliche administrative Belastung in der Buchführung bedeuten.
Im humbee System werden die Aufbewahrungsfristen automatisch berechnet. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verhindert humbee wirksam das Löschen der Dokumente. Sie sind also immer auf der sicheren Seite.
Wie und wo müssen Unternehmen Rechnungen aufbewahren?
Das Steuerrecht regelt neben der Aufbewahrungsfrist auch, dass Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Dies bedeutet, dass sie unverändert, vollständig und jederzeit zugänglich sein müssen. Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch elektronisch erfolgen. Elektronisch eingehende Rechnungen sind digital im Originalformat aufzubewahren.
Digitalisieren Sie Papierdokument, erfolgt die Speicherung meist als PDF. Elektronische Aufbewahrungssysteme müssen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Revisionssicherheit bedeutet, dass die Dokumente nicht verändert werden dürfen und jederzeit in ihrer ursprünglichen Form verfügbar sein müssen. Dies erfordert entsprechend leistungsstarker Systeme zur Datenarchivierung.
Software Lösung
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, Handel- und Geschäftsbriefe, Rechnungen und andere Dokumente elektronisch zu archivieren. Diese Systeme sind oft GoBD-konform und stellen sicher, dass die Aufbewahrung gesetzeskonform und revisionssicher erfolgt. Eine elektronische Archivierung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Platzersparnis, schnelle Zugänglichkeit und erhöhte Sicherheit: DMS Software.
Humbee bietet nicht nur die Möglichkeit, Dokumente rechtsicher und revisionssicher aufzubewahren, sondern berechnet auch die Aufbewahrungsfristen automatisch und schützt Sie so wirksam vor dem Verlust von Dokumenten.
Rechnungen elektronisch aufbewahren
Die elektronische Aufbewahrung wird immer beliebter, da sie zahlreiche Vorteile bietet. Unternehmen können durch den Einsatz von geeigneten Softwarelösungen ihre Dokumente digitalisieren und somit effizienter und sicherer verwalten. Diese Lösungen sind speziell darauf ausgelegt, den Anforderungen der GoBD zu entsprechen.
Ein großer Vorteil der elektronischen Aufbewahrung ist die einfache und schnelle Zugänglichkeit der Dokumente. Im Gegensatz zur Papierarchivierung, bei der Dokumente mühsam durchsucht werden müssen, ermöglicht die elektronische Archivierung das schnelle und gezielte Finden eines Dokumentes.
Darüber hinaus bietet die elektronische Aufbewahrung eine erhöhte Sicherheit. Digitalisieren Sie ein Dokument wird es anschließend als PDF gespeichert. Dokumentenmanagementsysteme verfügen über Funktionen zur Datensicherung und zum Schutz vor unbefugtem Zugriff. Dies stellt sicher, dass wichtige Geschäftsunterlagen vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind.
Um sicherzustellen, dass die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sollten Unternehmen auf zertifizierte und bewährte Softwarelösungen setzen. Diese Systeme bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Versionierung, revisionssichere Speicherung, automatische Berechnung der Aufbewahrungsfrist und umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten.
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere geschäftliche Dokumente in Deutschland ist von großer Bedeutung. Unternehmen sind verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten zu beachten, um rechtlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mit der richtigen Softwarelösung, z.B. humbee, können sie ihre Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform archivieren.
Die Digitalisierung der Dokumentenaufbewahrung in der Buchhaltung ist ein Schritt in die Zukunft, der nicht nur die Effizienz und Sicherheit erhöht, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, sind besser gerüstet, um den Herausforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden und gleichzeitig ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.
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