Cloud DMS – Dokumentenmanagement Online
Ein DMS System ist wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. Diese Systeme werden ganz überwiegend on premise, also in Ihrem Unternehmen auf eigenen Servern, betrieben. Noch 2015 schrieb die Computerwoche, dass Cloud DMS Systeme made in Germany noch nicht ausgereift sind. Dies war damals zweifellos richtig.
In den letzten Jahren bieten einige DMS Hersteller ihre Systeme als SaaS, Software as a Service, Lösung in der Cloud an. Dabei werden häufig die alten Systeme vom Anbieter betrieben und per Weboberfläche für die Kunden verfügbar gemacht.
Es gibt aber inzwischen auch moderne Systeme, wie z.B. humbee, die bereits von Ihrer Architektur von vorneherein als SaaS Lösung entworfen wurden. Mit diesen Systemen nutzen Unternehmen die Vorteile einer SaaS Lösung vollständig aus.
Lesen Sie im Folgenden, welche Vorteile ein Cloud DMS für Sie bietet.
Sicherheit von Cloud DMS Software
In Deutschland sind Unternehmen noch immer zögerlich, wenn es um die Nutzung von Cloud bzw. SaaS Lösungen bei Fortschreiten der Digitalisierung geht. Dahinter steckt häufig die Überzeugung, dass die eigenen Daten auf eigenen Servern im eigenen Haus am sichersten sind.
Viele Berichte über Unternehmen, die Opfer von Erpressungstrojanern geworden sind, belegen inzwischen das Gegenteil. Im Fall des Universitätsklinikums Düsseldorf ist bei einem solchen Vorfall sogar eine Patientin ums Leben gekommen. Die Bedrohungslage nimmt auch in Zukunft weiter zu.
SaaS Lösungen werden meist in Hochsicherheitsrechenzentren in Europa betrieben. Die Daten werden dort in verschlüsselter Form mehrfach redundant gespeichert. Der Systembetrieb erfolgt durch Spezialisten. Damit ist ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet und ein Datenverlust höchst unwahrscheinlich.
Ein derartig hohes Schutzniveau ist für die meisten Unternehmen bei einem On Premise Betrieb der DMS Software nicht zu gewährleisten.
Hinsichtlich der Möglichkeiten einer revisionssicheren und GoBD konformen Archivierung unterscheiden sich Cloud DMS und on premise DMS grundsätzlich Systeme nicht.
Dokumentenmanagement – skalierbar dank Cloud
Einer der größten Vorteile von Cloud DMS liegt in der einfachen Skalierbarkeit. Entscheiden Sie sich für ein konventionelles DMS on Premise, müssen Sie hohe Investitionen in Hard- und Software vorab leisten. Auch in Zukunft bleiben die Betriebskosten hoch.
Bei einem Cloud DMS entfallen diese Investitionen vollständig. Sie starten mit einer überschaubaren Anzahl von Anwendern und ersten Prozessen, die Sie mit dem DMS verbessern wollen. Hierfür fallen lediglich die monatlichen Lizenzkosten und ggf. Schulungskosten an. Sie profitieren also von einem schnellen und kostengünstigen Einstieg ohne Risiko.
Sind Sie überzeugt von der neuen SaaS Lösung, können Sie die Anwenderzahl und die Anwendungsbereiche Schritt für Schritt ausbauen. Auch neue Mitarbeiter, die Sie erst in der Zukunft einstellen, binden Sie schnell und einfach ein.
Ihre Anforderungen wachsen? Bei einem Cloud DMS ist dies kein Problem, da sich der Anbieter um den Systembetrieb und damit um die Skalierung des Systems kümmert. Sie konzentrieren sich auf die Fachlichkeit. In Falle von humbee können Sie Prozesse sogar selbst anpassen oder neue Prozesse einrichten. Sie benötigen keine teuren Experten des Anbieters. Humbee passt sich so jedem Unternehmen und jeder Betriebsgröße an.
Natürlich stehen Ihnen im Bedarfsfall Ansprechpartner der humbee solutions GmbH oder deren Partner mit Rat und Tat zur Verfügung.
Schnelle Einführung von Cloud DMS
Die Einführung von on premise DMS ist langwierig. Von der aufwändigen Systemauswahl – schließlich gilt es eine teure Fehlinvestition zu vermeiden – über zeitraubende Vertragsverhandlungen, die Bestellung und Installation von Hard- und Software, die Konzeption, Implementierung bis hin zu Test, Abnahme und Schulung vergehen zwischen 6 Monaten und 2 Jahren. Digitalisierung gleicht so eher einem teuren Abenteuer als einer guten Investition in die Zukunft.
Die Einführung von Cloud DMS ist deutlich weniger aufwändig. Im Fall von humbee bedeutet dies, dass von der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme regelmäßig eher Tage und Wochen liegen als Monate.
Individualisierung von Cloud DMS Software
Cloud Lösungen sind häufig wenig individualisierbar. Dies gilt auch für einige Cloud DMS Lösungen. Für Unternehmen ist es jedoch wichtig, dass Cloud DMS heute und in der Zukunft an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Hier erfahren Sie, wie Sie DMS erfolgreich einführen.
Moderne und leistungsstarke SaaS DMS Lösungen bieten hier die gleichen Möglichkeiten wie on premise DMS Lösungen. Dies gilt auch für humbee. Im Gegensatz zu on premise DMS lässt sich humbee durch Apps erweitern. Es stellt auf diese Weise eine Funktionsvielfalt bereit, die in der on premise Welt klassischer DMS Systeme nicht vorstellbar ist.
Statt Software von der Stange erhalten Sie mit humbee also eine für Sie maßgeschneiderte Lösung für Ihre Digitalisierungsstrategie. Gleichzeitig profitieren Sie von der Wartbarkeit und permanenten Weiterentwicklung einer Standardsoftware.
Kosten von Cloud DMS
Im Gegensatz zu On Premise Systemen entfallen bei Cloud DMS die folgenden Kosten:
- Investitionen in Hardware und Software
- Kosten für die Softwareverteilung
- Kosten für den laufenden Systembetrieb (Rechenzentrum, Administration, regelmäßiger Austausch von Hardware)
- Kosten für Releasewechsel
Die Kosten pro Anwender betragen bei einem On Premise betriebenen DMS zwischen 1.200 € und 1.500 € pro Jahr. Demgegenüber betragen die Kosten für humbee in der business Variante weniger als 480 € pro Anwender und Jahr. Digitalisierung mit humbee ist also kostengünstig.
Cloud im Home-Office
Covid19 hat die Digitalisierung nach vorne getrieben, da offenbar wurde, wie wichtig ortsunabhängiges und sicheres Arbeiten ist. Kaum ein Unternehmen war für die Umsetzung von Home-Office gut vorbereitet. Oft kamen teure VPN Lösungen zum Einsatz, um überhaupt vom Home-Office auf die internen Systeme zugreifen zu können.
DMS Cloud Software ist die beste Lösung um digitalisierte Dokumente anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und oder bearbeiten zu können. Ihre Mitarbeiter greifen über SSL gesicherte Verbindungen von jedem Ort auf der Welt und zu jeder Zeit auf Dokumente zu und nehmen an Prozessen teil.
Bei humbee ist die Möglichkeit zur Zwei Faktor Authentisierung in jeder Lizenzvariante enthalten. Ihre Datenzugriffe sind also auf einem so hohen Niveau gesichert, wie Sie es vom Online Banking kennen.
Akzeptanz von Cloud DMS Software
Moderne Cloud DMS Software verfügt über anwenderfreundliche Benutzeroberflächen. Diese folgen den Designprinzipien, die Sie von Apps auf Ihrem Smartphone kennen. Menüeinträge sind gemäß dem aktuellen Anwendungskontext verfügbar. Die Zeit überladener und verwirrender Menüstrukturen ist vorbei.
Dies sorgt für schnelle Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter und einen geringen Schulungsaufwand. Die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern ist hoch. Damit einher geht eine intensive Nutzung der neuen SaaS Lösung und eine entsprechende Steigerung der Profitabilität Ihres Unternehmens.
Qualität von Cloud DMS Software
Nach einer Entscheidung für ein On Premise DMS sind Sie aufgrund der hohen Investition auf Jahre an den Hersteller gebunden. Dies weiß auch der Hersteller, weshalb er insbesondere viel Energie in den Verkaufsprozess steckt.
Als Anwender eines Cloud DMS sind Sie wesentlich unabhängiger. Sollten sich die Erwartungen an das neue System nicht erfüllen, ist in der Zukunft ein Wechsel auf ein anderes System leicht möglich.
Auch dies wissen die Hersteller von Cloud DMS Systemen. Daher legen Hersteller von Cloud DMS wie die humbee solutions GmbH großen Wert auf Qualität, Kundenbetreuung und Service.