Kiwifalter GmbH in Düsseldorf bietet Familien und Unternehmen einen innovativen Family Hub für Co-Working, Kinderbetreuung, Fitnesskurse und Events! Alles unter einem Dach, um Work-Life-Balance machbar zu machen. Das Team um Katja Kaltenbach stand vor der Herausforderung, flache Hierarchien mit zahlreichen Honorarkräften, Remote-Arbeit und intensive Familienkommunikation effizient zu managen.
humbee Daten & Fakten über die Einführung:
Zusammenarbeit mit Honorarkräften
Die Koordination mit externen Mitarbeitenden spart 50% der Zeit durch zentrale Zugriffe und strukturierte Workflows. Keine Ordnersuche mehr!
Remote-Koordination
Katja Kaltenbach und ihre Kolleg:innen finden alle relevanten Dokumente in humbee statt in Ordnern, was zu 30% Zeitersparnis bei der Koordination flexibler, remote arbeitender Teams führt.
Familienkommunikation
Durch Hinzufügen von Familien zu Vorgängen für projektbezogenen Austausch entsteht bis zu 40% weniger Zeitaufwand. Abstimmungen laufen transparent und nachvollziehbar.
Compliance und Skalierung
100% GoBD- und DSGVO-Konformität durch audit-sichere Archivierung; das Dokumentenvolumen wuchs um 150% seit Einführung, ohne Prozessausfälle.
Die Herausforderung
Beim schnellen Wachstum jonglierte Kiwifalter mit verteilten Dateien, flexiblen Mitarbeitenden und projektbezogener Zusammenarbeit mit Familien. Die Koordination über Share-Drives und E-Mails kostete täglich Stunden, während Compliance-Anforderungen wie GoBD und DSGVO bei sensiblen Kinderdaten zunehmend komplex wurden. Manuelle Ablageprozesse bremsten das Team aus und erschwerten den Austausch mit externen Honorarkräften.
Die Lösung mit humbee
Als Lotsen im digitalen Wandel führte humbee Kiwifalter in die Welt moderner SaaS-DMS ein. Die Cloud-Plattform zentralisiert alle Dokumente, von Kursverträgen bis Lohnabrechnunge, mit automatischer OCR, Metadaten-Suche und flexiblen Zugriffsrechten für Honorarkräfte und Familien. Gemeinsam angepasst, löst humbee konkrete Pain Points: sichere Ablage, transparente Zusammenarbeit und nahtlose Remote-Koordination.
Das Fazit von Katja Kaltenbach
„Die Zusammenarbeit aller Beteiligten ist in humbee sehr leicht umzusetzen und spart uns enorm Zeit. Ich finde alles sofort, statt in Ordnern zu suchen – das gibt uns die Freiheit, uns auf unsere Familien zu konzentrieren.“
Mit humbee als zuverlässigem Lotsen skaliert Kiwifalter weiter: Neue Features wie KI-gestützte Vertragsprüfung machen den Alltag noch einfacher. Entdecken Sie, wie humbee auch Ihren Kurs korrigiert, lassen Sie uns gemeinsam navigieren.