Ein Sachbearbeiter sucht ein Angebot aus dem letzten Quartal. Er schaut im DMS, findet nichts, fragt per E-Mail nach, bekommt eine ältere Version zugeschickt und baut das Dokument am Ende neu. Zwanzig Minuten für etwas, das längst existiert. Solche Szenen summieren sich, und sie kosten mehr, als die meisten Geschäftsführer vermuten.
Die Zahlen dazu sind deutlich. Laut einer Befragung von Userlane und PwC unter 255 IT-Verantwortlichen großer Unternehmen nutzen Mitarbeitende im Schnitt nur 40 Prozent der Funktionen der Software, die sie für ihre Arbeit brauchen. WalkMe beziffert im „State of Digital Adoption 2025“, dass ein großes Unternehmen 2024 im Durchschnitt rund 104 Millionen US-Dollar durch schlecht genutzte Technik und geringe Akzeptanz verloren hat. Die eigentlichen DMS-Kosten entstehen also nicht beim Kauf. Sie entstehen dort, wo das System nach dem Kauf nicht genutzt wird.
Inhaltsverzeichnis
Warum ungenutzte Software zum unsichtbaren Kostenfaktor wird
Die Lizenzrechnung steht einmal im Jahr im Budget und fällt sofort auf. Die teureren Posten stehen nirgends: die halbe Stunde Suche pro Woche, das dritte Ablagesystem neben DMS und E-Mail, die Rückfrage, weil niemand weiß, welche Dateiversion gilt. Diese Kosten verteilen sich über hunderte kleine Vorgänge und tauchen deshalb in keiner Rechnung auf. Genau das macht sie gefährlich. Ein Werkzeug, das zur Hälfte ungenutzt bleibt, kostet nicht die Hälfte. Es kostet die volle Lizenz plus die Arbeit, die parallel weiterläuft, weil das Werkzeug den Weg nicht abkürzt.
Was die Zahlen zeigen
Die Nichtnutzung ist kein Einzelfall, sondern die Regel. Neben den 40 Prozent genutzter Funktionen zeigt dieselbe Userlane/PwC-Erhebung, dass nur 45 Prozent der Softwarekäufe ihre erwarteten Ziele erreichen. Die WalkMe-Studie ergänzt zwei Bilder, die im Alltag hängen bleiben: Ein Beschäftigter verliert im Schnitt rund 36 Arbeitstage pro Jahr an Software-Reibung, und Führungskräfte unterschätzen die Zahl der tatsächlich im Einsatz befindlichen Anwendungen massiv. Der 104-Millionen-Wert stammt aus dem Großkonzernumfeld, das Muster dahinter gilt aber für jede Betriebsgröße: Es wird gekauft, aber nicht genutzt.
Bei den Dokumenten wird es konkret. Im „Intelligent Information Management Benchmark“ von M-Files gaben 83 Prozent der befragten 1.500 Büroangestellten an, schon einmal ein Dokument neu erstellt zu haben, weil sie das vorhandene im Firmennetz nicht wiederfanden. Fast die Hälfte empfindet die Suche nach Informationen als aufwendig.
In Deutschland sind die Systeme dafür längst vorhanden. Der Bitkom Digital Office Index 2024, für den über 1.100 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt wurden, zeigt: 84 Prozent setzen mindestens ein System zur digitalen Verwaltung ihrer Dokumente ein, 2022 waren es noch 76 Prozent. Die Frage ist damit selten, ob ein Unternehmen ein DMS hat. Die Frage ist, ob die Leute damit arbeiten. Als größte Hürden nennt die Studie den hohen Investitionsbedarf und fehlendes qualifiziertes Personal, beides Gründe, warum ein einmal gekauftes System danach zu selten im Alltag ankommt.
Wo genau das Geld verschwindet
Lizenzen für Seats, die niemand nutzt
Jeder eingerichtete Zugang kostet, unabhängig davon, ob die Person das System öffnet. Wer 50 Lizenzen zahlt und 30 aktive Nutzer hat, verschenkt 40 Prozent der Ausgabe.
Doppelte Ablage durch falsche Strukturen (DMS + E-Mail + Netzlaufwerke)
Sobald Dokumente parallel im DMS, im E-Mail-Postfach und auf dem Netzlaufwerk liegen, entsteht Pflegeaufwand an drei Stellen und Unsicherheit darüber, welche Fassung gilt. Die 83 Prozent aus der M-Files-Studie, die Dokumente neu erstellen, sind die direkte Folge dieser Zersplitterung.
Zeitverlust durch Parallelsysteme und Suche
Wenn das offizielle System umständlicher ist als der schnelle Griff zur E-Mail, gewinnt die E-Mail. Die Zeit, die das DMS einsparen sollte, fließt zurück in die Suche.
Versteckte Folgekosten
Verstreute Dokumente erhöhen das Risiko bei Fristen, Prüfungen und Datenschutz. Ein Dokument, das intern niemand findet, ist im Zweifel auch für einen Prüfer oder eine Behörde nicht auffindbar, und aus einem Suchproblem wird ein Compliance-Problem.
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Die häufigsten Ursachen für ungenutzte Lizenzen
Drei Muster tauchen fast immer auf. Das erste ist fehlende Akzeptanz. Wird ein System eingeführt, ohne die Menschen mitzunehmen, die täglich damit arbeiten sollen, bleibt es beim alten Weg. Das zweite ist die Einführung als reines IT-Projekt. Die Technik wird installiert und freigeschaltet, aber niemand kümmert sich um die Abläufe, die das System eigentlich abbilden soll. Das dritte ist fehlende Erfolgsmessung. Nach dem Go-Live schaut kaum jemand nach, wer das System wie nutzt, also fällt auch nicht auf, wenn die halbe Belegschaft daran vorbeiarbeitet.
So schätzen Sie Ihren eigenen ROI-Verlust ab
Sie brauchen dafür keine aufwendige Analyse, sondern drei Zahlen: die Lizenzkosten pro Nutzer und Jahr, die Zahl der bezahlten Lizenzen und den Anteil der Nutzer, die das System kaum oder gar nicht verwenden.
Die Rechnung lautet: Lizenzkosten pro Nutzer × Anzahl Lizenzen × Nichtnutzungsquote.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen zahlt 40 Euro pro Nutzer und Monat, hat 50 Lizenzen und schätzt, dass rund 30 Prozent der Nutzer das System kaum anfassen. Das ergibt 40 × 12 × 50 × 0,30, also 7.200 Euro pro Jahr allein für Lizenzen ohne Gegenwert. Die Arbeitszeit, die parallel in Suche und Doppelablage fließt, ist darin noch nicht enthalten. Rechnet man die halbe Stunde Suchzeit pro Woche und Person hinzu, die in mehreren Studien auftaucht, wird aus dem Lizenzposten schnell ein Vielfaches.
Wie Unternehmen die Lücke schließen
Der Hebel liegt nicht in einer weiteren Lizenz, sondern in der Nutzung der vorhandenen. Drei Punkte helfen.
Klare Erfolgskennzahlen von Anfang an definieren
Erstens klare Kennzahlen von Beginn an. Legen Sie vor der Einführung fest, woran Sie Erfolg messen, etwa an aktiven Nutzern pro Woche oder am Anteil der Vorgänge, die vollständig im System liegen. Ohne Zielgröße bleibt Nutzung Gefühlssache.
Klare Erfolgskennzahlen von Anfang an definieren
Zweitens ein Onboarding, das bei den echten Aufgaben ansetzt, statt einer einmaligen Schulung zum Start. Menschen übernehmen ein System, wenn es ihren gewohnten Ablauf abbildet, nicht wenn sie sich einem fremden Ablauf unterordnen müssen.
Kontinuierliches Adoption-Monitoring
Drittens laufendes Hinsehen. Wer regelmäßig prüft, wo Nutzung stockt, erkennt früh, ob ein Team am System vorbeiarbeitet, und kann gegensteuern, bevor sich ein zweites Schattensystem etabliert.
Fazit: Ein System zahlt sich erst aus, wenn es genutzt wird
Der teuerste Reflex bei DMS-Investitionen ist der Griff zum nächsten Tool, sobald etwas klemmt. Jedes zusätzliche System, das nicht in den Alltag passt, vergrößert die Lücke, statt sie zu schließen. Ein DMS zahlt sich erst aus, wenn die Menschen keinen Umweg mehr gehen müssen, weil alles, was zu einem Vorgang gehört, auch im Vorgang liegt.
Genau hier setzt humbee an. Anders als bei vielen Anbietern passt sich humbee an die Abläufe des Kunden an, nicht der Kunde an die Software. Das kostet in der Einführung anfangs etwas mehr Aufmerksamkeit, sorgt aber dafür, dass die Akzeptanz hoch ist und Mitarbeitende einen Großteil ihrer Arbeit im selben System erledigen, statt zwischen Tools zu wechseln. Wer durch eine gute Analyse weiß, wo seine Abläufe klemmen, muss vor der nächsten Anschaffung nicht blind ein weiteres Werkzeug kaufen. Fehlt eine Funktion, entwickeln oder verbinden wir sie, damit die Arbeit an einem Ort bleibt. Alles im Vorgang.
Wenn Sie wissen wollen, wie viel ungenutzte Lizenzen in Ihrem Haus steckt und wie sich das ändern lässt, sprechen Sie mit uns. Ein Gespräch über Ihre konkreten Abläufe zeigt schnell, wo der stille ROI-Killer bei Ihnen sitzt.
Hinweis zur KI Kennzeichnung
Dieser Inhalt wurde unter mithilfe von künstlicher Intelligenz erstellt.
Quellen
- Userlane & PwC, „Measuring Digital Adoption: A Path Forward for CIOs“ (2022/2023), Befragung von 255 UK-CIOs: 40 Prozent Funktionsnutzung, nur 45 Prozent der Käufe erreichen ihre ROI-Ziele.
- WalkMe, „The State of Digital Adoption 2025“ (Feb. 2025), 3.700 Befragte plus Daten von 1,5 Mio. Nutzern über 2.400 Anwendungen: rund 104 Mio. USD Durchschnittsverlust je Großunternehmen 2024, ca. 36 verlorene Arbeitstage pro Beschäftigten und Jahr.
- M-Files, „Global Intelligent Information Management Benchmark Report“ (2019), 1.500 Büroangestellte weltweit: 83 Prozent erstellen bereits vorhandene Dokumente neu.
- Bitkom, „Digital Office Index 2024“, 1.103 deutsche Unternehmen ab 20 Beschäftigten: 84 Prozent nutzen mindestens ein ECM/DMS (2022: 76 Prozent); größte Hürden sind hoher Investitionsbedarf und Fachkräftemangel.
- Userlane / Personnel Today, „State of Digital Adoption“ (2022): 61 Prozent der Beschäftigten verlieren mindestens 30 Minuten pro Woche durch Softwareprobleme.
