Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens entscheidet sich, seinen Anbieter für Dokumentenmanagement zu wechseln. Der Vertrag ist gekündigt, die neue Lösung steht bereit, jetzt fehlen nur noch die eigenen Daten aus dem alten System. Und genau an dieser Stelle beginnt für viele KMU ein Kapitel, das sie vorher nicht auf dem Zettel hatten.
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Der Moment, in dem der Wechsel plötzlich stockt
In einem Kundengespräch berichtete uns ein Interessent kürzlich genau von diesem Punkt. Sein bisheriger Anbieter für Dokumentenmanagement stellte sich beim Thema Datenübergabe quer, zumindest fühlte es sich für ihn so an. Die Antwort des Anbieters klang zunächst entgegenkommend: Man könne ja alle Daten herunterladen, das sei doch kein Problem. Erst beim genaueren Hinsehen zeigte sich der Haken: Jede einzelne Datei musste manuell heruntergeladen werden, einzeln, ohne Sammelexport. Bei rund 700 Kunden in seiner eigenen Datenbank hätte das bedeutet, Tausende Dateien nacheinander zu ziehen, ein Arbeitsaufwand, der sich nicht in Stunden, sondern in Wochen bemessen hätte.
Das ist kein Einzelfall und auch kein Zufall. Es ist ein Muster, das gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen erstaunlich häufig vorkommt, weil ihnen oft die Ressourcen fehlen, um sich juristisch gegen solche Praktiken zu wehren. Der Zugriff auf die eigenen Daten wird formal nicht verweigert, aber praktisch so unattraktiv gemacht, dass ein Wechsel unattraktiv wird. Genau für solche Situationen hat der Gesetzgeber mit dem EU Data Act inzwischen klare Regeln geschaffen, die seit dem 12. September 2025 gelten.
Die zwei wichtigsten Regelungen des EU Data Act für KMU
Für kleine und mittlere Unternehmen sind von der umfangreichen Verordnung vor allem zwei Regelungsbereiche entscheidend, alles andere ist für den Alltag im Mittelstand meist zweitrangig.
Erstens: das Recht auf Zugang zu den eigenen Daten
Nach Art. 4 des Data Act haben Nutzer einen klaren Anspruch darauf, ihre eigenen Produkt- und Servicedaten zu erhalten. Dateninhaber müssen alle angefallenen Daten, die ohne unverhältnismäßigen Aufwand zugänglich sind, unverzüglich und kostenfrei in einem gebräuchlichen, maschinenlesbaren Format bereitstellen. Für KMU bedeutet das ganz praktisch: Ein Anbieter darf sich nicht darauf zurückziehen, dass die Daten „irgendwie“ abrufbar sind, wenn der tatsächliche Aufwand für den Kunden unverhältnismäßig hoch ist.
Zweitens: das Verbot unfairer Vertragsklauseln
Art. 13 des Data Act verbietet Klauseln in Datenzugangs- und Datennutzungsverträgen, die einseitig zulasten des schwächeren Vertragspartners gehen und gegen die Gebote von Treu und Glauben verstoßen. Das schützt gerade kleinere Unternehmen, die gegenüber großen Softwareanbietern in Vertragsverhandlungen meist die schwächere Position haben, und stärkt ihre Verhandlungsposition in datengetriebenen Geschäftsbeziehungen. Konkret heißt das: Ein Anbieter darf einem Kunden nicht einseitig verbieten, eine Kopie seiner eigenen Daten zu erhalten oder diese nach Vertragsende weiterzuverwenden.
Ergänzend regelt Kapitel VI der Verordnung den sogenannten Cloud-Wechsel: Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten müssen ihre Kunden beim Wechsel zu einem anderen Anbieter aktiv unterstützen und Hindernisse, ob vertraglicher, technischer oder organisatorischer Natur, aktiv abbauen. Das Gesetz schreibt dabei keine bestimmte Technik vor, entscheidend ist allein, dass der Zugriff für den Nutzer oder einen von ihm beauftragten Dritten praktisch einfach möglich ist. Das reine „man kann ja theoretisch alles herunterladen“ reicht damit nicht mehr aus, wenn der praktische Aufwand für den Kunden unverhältnismäßig hoch ist.
Was das für Ihr KMU im Alltag bedeutet
Wichtig für die Einordnung: Kleinstunternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und höchstens zehn Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme sind von bestimmten Datenweitergabepflichten des Data Act ausgenommen, können aber trotzdem als Nutzer von den Zugangsrechten profitieren. Das bedeutet, dass gerade kleinere Betriebe fast ausschließlich in der komfortablen Rolle sind, Ansprüche geltend zu machen, ohne selbst umfangreiche neue Pflichten erfüllen zu müssen. Auch stärkt der Data Act ausdrücklich die Position kleinerer Unternehmen in der Vertragsgestaltung mit größeren Softwareanbietern und schützt vor überteuerten Preisen für den Datentransfer.
Wichtig ist außerdem, dass der Data Act die DSGVO nicht ersetzt, sondern ergänzt, insbesondere um Ansprüche, die auch für nicht personenbezogene Daten gelten, etwa Nutzungs- und Prozessdaten aus einer Unternehmenssoftware. Für personenbezogene Daten bleibt zusätzlich das Recht auf Datenportabilität nach Art. 20 DSGVO bestehen.
Rechtlicherhinweis
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, er soll aber ein Bewusstsein dafür schaffen, dass als KMU ein handfester gesetzlicher Anspruch besteht, den man im Zweifel auch einfordern darf.
Warum dieses Thema gerade jetzt an Bedeutung gewinnt
Digitalisierung bedeutet für viele KMU inzwischen, dass zentrale Geschäftsprozesse, Kundendaten, Vertragsdokumente und Kommunikationsverläufe vollständig in einer Software liegen. Genau das macht den Wechsel eines Anbieters zu einer sensiblen Angelegenheit, denn ohne die eigenen Daten ist eine neue Lösung erst einmal leer. Anbieter, die genau wissen, dass ihre Kunden auf diese Daten angewiesen sind, haben wenig Anreiz, den Ausstieg besonders komfortabel zu gestalten, denn ein mühsamer Offboarding-Prozess bindet Kunden faktisch länger, als es der Vertrag eigentlich vorsieht. Gerade kleinere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung sind hier besonders auf klare gesetzliche Leitplanken angewiesen.
So fordern Sie Ihre Daten korrekt an
Der Anspruch aus dem Data Act nützt in der Praxis wenig, wenn niemand weiß, wie er konkret geltend gemacht wird. Ein strukturiertes Vorgehen erhöht die Erfolgschancen erheblich und verschafft Ihnen im Streitfall eine saubere Dokumentation.
Schritt 1: Anfrage schriftlich stellen. Fordern Sie den Datenexport immer schriftlich an, per E-Mail oder über ein offizielles Kontaktformular, nie nur mündlich im Support-Chat. Beziehen Sie sich dabei ausdrücklich auf Art. 4 der Verordnung (EU) 2023/2854 und benennen Sie konkret, welche Daten Sie benötigen, etwa alle Dokumente, Vorgänge, Kontaktdaten und Kommunikationsverläufe aus einem bestimmten Zeitraum. Ein Beispieltext könnte lauten: „Gemäß Art. 4 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) fordere ich hiermit die Herausgabe sämtlicher bei Ihnen gespeicherter Nutzungs- und Vertragsdaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format an.“
Schritt 2: Format und Frist konkret benennen. Verlangen Sie ausdrücklich ein gebräuchliches, maschinenlesbares Format, etwa CSV, JSON oder eine strukturierte ZIP-Datei, und keine reine PDF-Sammlung, die sich schlecht weiterverarbeiten lässt. Setzen Sie eine angemessene Frist, üblich sind 14 bis 30 Tage, und verweisen Sie darauf, dass die Bereitstellung laut Verordnung unverzüglich und kostenfrei erfolgen muss, soweit es sich um readily available data handelt.
Schritt 3: Bei Verzögerung oder Verweigerung nachhaken. Reagiert der Anbieter nicht oder verweist auf unverhältnismäßigen Aufwand, fragen Sie konkret nach, welche Daten genau als nicht „readily available“ eingestuft werden und warum. Anbieter dürfen sich nur in engen Ausnahmefällen auf Sicherheitsrisiken oder Geschäftsgeheimnisse berufen, müssen dies aber schriftlich begründen und dürfen die Herausgabe nicht pauschal verweigern.
Schritt 4: Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen. Bleibt der Anbieter untätig oder verweigert die Herausgabe ohne nachvollziehbare Begründung, können Sie sich an die zuständige nationale Aufsichtsbehörde wenden oder ein Streitschlichtungsverfahren anstoßen. Allein die Ankündigung, diesen Schritt zu gehen, führt in der Praxis häufig bereits dazu, dass sich beim Anbieter plötzlich doch eine praktikable Lösung findet.
Rechtlicherhinweis
Wichtig dabei: Dieser Ablauf ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, insbesondere wenn ein Anbieter die Herausgabe unter Verweis auf Geschäftsgeheimnisse verweigert oder wenn es um größere Datenmengen mit komplexer Vertragslage geht. Für den überwiegenden Teil der Fälle im KMU-Alltag reicht die schriftliche, klar formulierte Anfrage mit Verweis auf Art. 4 aber bereits aus, um Bewegung in eine festgefahrene Situation zu bringen.
So handhabt humbee die Datenübergabe
Wir sehen unsere Rolle bei humbee nicht als Eigentümer der Kundendaten, sondern als Verwahrer. Die Vorgänge, Dokumente und Informationen, die in humbee entstehen, gehören dem Kunden, nicht uns, und das gilt unabhängig davon, ob die Zusammenarbeit fortbesteht oder endet. Kündigt ein Kunde, erhält er seine kompletten Daten als strukturierten ZIP-Export, keine Einzeldownloads, keine künstlich aufgeblähte Prozedur. In der Regel liegt der Export binnen sieben Tagen vor. Für diesen Aufwand berechnen wir einen überschaubaren Betrag im Bereich von 350 bis 600 Euro, abhängig vom Umfang der Daten, statt der Tagessätze, die in der Branche für vergleichbare Leistungen mitunter aufgerufen werden.
Wer zusätzlich während der laufenden Nutzung eine physische Kopie seiner Daten im eigenen Haus haben möchte, kann bei humbee Inhalte auch als Netzlaufwerk einbinden. Vorgänge eines bestimmten Typs, etwa alle aktiven Projekte, lassen sich dabei als Ordnerstruktur auf einem lokalen Netzlaufwerk abbilden. Dokumente können direkt aus diesem Ordner geöffnet, bearbeitet und über „Speichern unter“ wieder zurückgeschrieben werden, sie landen dann automatisch im zugehörigen Vorgang in humbee. Für KMU bedeutet das: Die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter wird von Anfang an kleiner gehalten, nicht erst im Kündigungsfall.
Warum die Vorgangsbearbeitung mehr ist als nur Datenschutz
Der Anspruch auf die eigenen Daten ist die eine Seite, die andere ist die Frage, wie diese Daten im Alltag überhaupt organisiert sind. Genau hier zeigt sich der eigentliche Charme der Vorgangsbearbeitung, wie sie in humbee umgesetzt ist: Statt E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Kommunikation über verschiedene Systeme zu verteilen, laufen alle Informationen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Fall in einem einzigen Vorgang zusammen. Wer einen Kunden anruft, findet in Sekunden den kompletten Verlauf, ohne zwischen E-Mail-Postfach, Ablage und CRM hin und her zu wechseln. Sollte es je zu einem Wechsel kommen, ist genau diese Struktur auch der Grund, warum ein Export nicht in einem unübersichtlichen Datenchaos endet, sondern in nachvollziehbaren, in sich geschlossenen Vorgängen.
Was Sie als Geschäftsführer daraus mitnehmen sollten
Wenn Sie sich aktuell mit einem Anbieter herumschlagen, der Ihnen die eigenen Daten nur widerwillig oder mit unverhältnismäßigem Aufwand zur Verfügung stellt, lohnt sich der Blick in den eigenen Vertrag und in den EU Data Act. Ein Anbieter, der Ihnen sagt, Sie könnten ja theoretisch alles selbst herunterladen, aber praktisch keine sinnvolle Exportfunktion bietet, bewegt sich in einem Bereich, der rechtlich zunehmend eng wird, insbesondere gegenüber KMU, die der Gesetzgeber bewusst schützen wollte. Sie müssen sich das nicht gefallen lassen, und Sie müssen auch nicht bei einem Anbieter bleiben, nur weil der Ausstieg unbequem gestaltet wurde.
Wenn Sie wissen möchten, wie eine Softwarelösung aussieht, bei der Ihre Daten von Anfang an so organisiert sind, dass Sie jederzeit die Kontrolle behalten, werfen Sie einen Blick in unser Whitepaper „Was ist humbee“, das Ihnen zeigt, wie Vorgangsbearbeitung im Alltag konkret funktioniert. Wenn Sie lieber direkt sprechen möchten, über Ihre aktuelle Situation oder über einen möglichen Wechsel, kommen Sie gerne auf uns zu.
