Wie viel Zeit steckt am Telefon in diesem Auftrag?

Die sipgate-Schnittstelle holt Ihre Anrufhistorie automatisch nach humbee und ordnet jedes Gespräch dem passenden Kontakt und Vorgang zu. Ohne Nacherfassung, ohne zweites Login in die Telefonanlage.

Offizielle sipgate API. Ausschließlich lesender Zugriff. In sipgate ändert humbee nichts.

Das Telefon ist der blinde Fleck

Freitagnachmittag, ein Kunde ruft zum vierten Mal wegen desselben Auftrags an. Ihre Kollegin nimmt ab, klärt die Frage in elf Minuten und legt auf. Danach ist das Gespräch weg. Kein Eintrag, keine Notiz, keine Spur im Vorgang.

Am Monatsende steht die Frage im Raum, warum dieser Auftrag sich nicht gerechnet hat. Die Antwort liegt zum Teil im Telefon, aber sie ist nicht belegbar. Die Telefonanlage kennt Rufnummern und Zeiten, sie kennt keine Aufträge. Also wird geschätzt.

Die Rufnummer ist das Bindeglied

Jeder importierte Anruf trägt die Rufnummer des Gesprächspartners. Dieselbe Rufnummer steht im Kontakt des Auftraggebers, und der Kontakt hängt am Vorgang.
Aus dieser Verbindung entsteht die Zuordnung:

Vorgang

Auftraggeber (Kontakt)

Rufnummern

alle Anrufe mit dieser Nummer

Im Vorgang entstehen daraus zwei Angaben, die sich selbst aktualisieren: eine Liste der zugeordneten Telefonate und die aufsummierte Gesprächsdauer in Minuten. Beide brauchen keine Pflege. Sie ergeben sich aus den importierten Anrufen und der Rufnummer im Kontakt.

Berücksichtigt werden dabei beide Richtungen, also Gespräche, die der Kontakt geführt hat, und solche, bei denen er angerufen wurde. Und mehrere Rufnummernfelder, üblicherweise Mobil, Geschäftlich und Privat.

Immer dabei: Dank des Vorgangs

Das Prinzip hängt nicht an Aufträgen. Überall dort, wo ein Vorgang einen Kontakt mit Rufnummer hat, funktioniert dieselbe Zuordnung: bei Reklamationen, Projekten, Anfragen und Serviceeinsätzen.

Der Import läuft, ohne dass jemand daran denkt

Ein Prozess in humbee startet den Abgleich nach Zeitplan, täglich um sieben, stündlich oder alle zehn Minuten. Weil der laufende Import nur neue Einträge liest, bleibt jeder Lauf klein. Sie entscheiden über die Taktung im Prozess, nicht in der App, und ändern sie in zwei Klicks.

Der Anruf steht da, wo Sie ihn suchen

Nicht in der Anlage, sondern im Vorgang. Wer den Auftrag öffnet, sieht die Gespräche dazu: wann, in welche Richtung, wie lange, mit wem, über welchen Anschluss. Bei Rückfragen ist damit belegt, wann und wie oft Kontakt bestand.

Telefonzeit, die sich summieren lässt

Die Gesprächsdauer aller zugeordneten Anrufe wird zur Zahl am Vorgang. Aufträge mit auffällig hohem Telefonaufwand werden dadurch sichtbar. Das ist die Grundlage dafür, Aufwand künftig realistischer einzupreisen, statt ihn nachträglich zu erklären.

Ein zweiter Lauf erzeugt keine Doppelten

Jeder Anruf trägt seine eindeutige Kennung aus sipgate als externe Referenz. Vor dem Anlegen prüft humbee, ob dazu schon ein Objekt existiert. Bestehende Anrufe werden aktualisiert, nur unbekannte neu angelegt. Sie können denselben Zeitraum beliebig oft importieren, ohne den Bestand zu verunreinigen.

Rufnummern in unterschiedlicher Schreibweise stören nicht

In sipgate stehen Nummern im internationalen Format, in gewachsenen Kontaktdaten selten. Beim Abgleich rechnet die Schnittstelle beide Formate aufeinander um. Sie müssen Ihre Kontakte dafür nicht vorher vereinheitlichen.

Auswertungen ohne Login in die Telefonanlage

Anrufaufkommen, Richtung, Dauer und beteiligte Mitarbeiter stehen als reguläre Daten in humbee. Damit sind sie durchsuchbar, in Listen filterbar, in Formeln verwendbar und für Automatisierungen nutzbar, etwa um auffällige Häufungen sichtbar zu machen.

In drei Schritten eingerichtet, in dieser Reihenfolge

Schritt 1: Verbindung

Sie hinterlegen Token-Id und Token eines sipgate Personal Access Token. Ein Klick auf „Verbindung prüfen“ ruft testweise einen einzelnen Historieneintrag ab und meldet Erfolg oder Fehlschlag sofort zurück.

Schritt 2: Objektzuordnung

Sie sehen, welches sipgate-Feld auf welches humbee-Feld abgebildet wird. Fehlt der Objekttyp „Telefonanruf” noch, legt ein Klick ihn samt aller Felder an.

Schritt 3: Datenimport

Ein Vollimport holt die komplette Historie, der inkrementelle Import übernimmt danach den laufenden Betrieb.
Ohne geprüfte Verbindung und abgeschlossene Zuordnung bleiben die Importaufgaben gesperrt. Das verhindert Fehlkonfigurationen, die sonst erst beim ersten Import auffallen.