Ihre Buchhaltung läuft in Lexware Office. Wo liegt der Rest vom Auftrag?

Die Rechnung steht in Lexware Office. Die Mailkorrespondenz dazu im Postfach, das Angebot im Ordner, die Rückfrage der Kollegin nirgends. humbee holt die Belege und Kontakte aus Lexware Office an den Vorgang, zu dem sie gehören, und schickt neue Kontakte und geprüfte Eingangsrechnungen zurück. Gebucht wird weiterhin in Lexware Office.

Die Anbindung nutzt die offizielle Lexware Office API. Sie autorisieren die Verbindung einmalig selbst, und Sie können sie in beiden Systemen jederzeit wieder trennen.

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4,8 Sterne geben uns unsere Kunden im Schnitt, vertrauen auch Sie auf humbee.

Ihr Buchhaltungssystem kennt die Rechnung,
aber nicht den Auftrag dahinter

Eine Interessentin ruft an und beschreibt es so: Sie sucht eine Ablage, die zu Lexware Office passt. Sie hat die Rechnungen im Griff, aber der Auftrag dahinter zerfällt in Teile. Der Kunde fragt nach dem Stand einer Reklamation, und die Kollegin sucht erst die Rechnung in Lexware Office, dann die Mailkette im Postfach, dann das Angebot im Laufwerk. Bis sie antworten kann, sind zehn Minuten vergangen, und die Hälfte davon war Suchen.

Der Grund liegt nicht an Lexware Office. Ein Buchhaltungssystem ist für Belege gebaut, nicht für Vorgänge. Es kennt die Rechnung, aber nicht das Gespräch, das ihr vorausging, und nicht die Aufgabe, die noch offen ist. Solange beides getrennt bleibt, entsteht der Aufwand jedes Mal neu.

Der Kontakt verbindet beide Systeme, alles Weitere folgt daraus

Das Bindeglied ist der Kontakt

Kunden und Lieferanten sind der gemeinsame Anker beider Systeme. Legen Sie einen Kontakt in Lexware Office an, erscheint er in humbee. Legen Sie ihn in humbee an, entsteht er in Lexware Office, und die dort vergebene Kunden- oder Lieferantennummer kommt an den humbee Kontakt zurück. Über diese Zuordnung findet jeder spätere Beleg seinen Weg an die richtige Stelle.

Belege kommen von selbst

Sobald in Lexware Office ein Beleg entsteht, sich ändert oder seinen Status wechselt, meldet Lexware Office das an humbee, und humbee legt das PDF am zugehörigen Vorgang ab. Pro Kunde und Jahr entsteht dabei automatisch der passende Vorgang mit Monatsordnern, sodass niemand eine Ablagestruktur pflegen muss.

Warum ein zweiter Durchlauf keine Dubletten erzeugt

Lexware Office schickt zu einem einzigen Beleg oft mehrere Meldungen kurz hintereinander, etwa Anlage, Änderung und Statuswechsel. humbee arbeitet diese Meldungen je Mandant und je Belegart nacheinander ab und aktualisiert einen bereits vorhandenen Beleg, statt ihn ein zweites Mal anzulegen.

Was passiert, wenn eine Meldung verloren geht

Systeme haben Wartungsfenster, und in einem solchen Fenster kommt eine Meldung nicht an. Deshalb läuft zusätzlich ein zeitgesteuerter Abgleich, der die Belege der zurückliegenden Wochen erneut abfragt und Fehlendes nachträgt. Sie merken davon im Regelfall nichts, und wenn Sie nicht warten wollen, stößt ein Klick die Aktualisierung sofort an.

Der Weg zurück in die Buchhaltung

Eingangsrechnungen kommen bei den meisten Unternehmen zuerst in humbee an, per Scan oder über ein eigenes Sammelpostfach. Dort werden sie gesichtet, dem Lieferanten zugeordnet und geprüft. Erst danach gehen sie an Lexware Office. So sieht die Buchhaltung nur, was tatsächlich geprüft ist, und in humbee bleibt sichtbar, wer wann was freigegeben hat.

Was mit Lexware Office+ dazukommt

Mit der erweiterten Anbindung dreht sich die Richtung um: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Mahnungen entstehen dann aus dem humbee Vorgang heraus. Die Positionen dafür zieht humbee aus dem Vorgang, wahlweise aus einer Positionstabelle, aus hinterlegten Artikelobjekten oder aus einer Berechnung, wenn bei Ihnen Preisstaffeln oder eigene Rabattregeln gelten. Zahlungsbedingungen und Skonto lassen sich am Kunden hinterlegen und werden mitgegeben.

Drei Betriebe, drei völlig verschiedene Wege durch dieselbe Schnittstelle

Vermietbetrieb: vom Angebot bis zur Mahnung, ohne das System zu wechseln

Ausgangslage: Die Disposition schreibt ein Angebot, wechselt für die Auftragsbestätigung ins Buchhaltungssystem, tippt die Positionen erneut, und bei Zahlungsverzug beginnt dieselbe Runde von vorn.

Mit der Schnittstelle: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Mahnung entstehen aus dem Mietvorgang heraus. Die Positionen kommen aus dem Vorgang, das fertige Dokument liegt danach wieder dort.

Ergebnis: Wer den Vorgang öffnet, sieht den kompletten Stand des Auftrags und muss dafür kein zweites Programm aufmachen.

Planungsbüro: die Projektakte bleibt vollständig, ohne dass jemand ablegt

Ausgangslage: Angebote und Auftragsbestätigungen entstehen in Lexware Office, die Projektunterlagen liegen woanders. Am Projektende fehlt in der Akte genau das kaufmännische Stück.

Mit der Schnittstelle: Jeder fertiggestellte Beleg wandert automatisch an den Projektvorgang, chronologisch einsortiert.

Ergebnis: Fragt der Bauherr zwei Jahre später nach dem beauftragten Leistungsumfang, liegt die Auftragsbestätigung im selben Vorgang wie der Schriftverkehr dazu.

Betrieb mit hohem Belegaufkommen: geprüft, dann gebucht

Ausgangslage: Eingangsrechnungen kommen per Mail und auf Papier. Wer sie in die Buchhaltung gibt, weiß nicht sicher, welche schon durch sind, und legt im Zweifel doppelt.

Mit der Schnittstelle: Die Belege sammeln sich in humbee in einem Stapel, werden dort dem Lieferanten zugeordnet und geprüft, und gehen erst danach gebündelt an Lexware Office.

Ergebnis: In der Buchhaltung landet nur Geprüftes, und in humbee ist zu jedem Beleg nachvollziehbar, wer ihn wann freigegeben hat.

Was Sie hier sehen, sind Beispiele. Wir haben sie ausgewählt, weil sie das Prinzip zeigen, nicht weil sie die Grenze markieren. Wenn Ihr Ablauf nicht dabei ist, heißt das nicht, dass er nicht geht. Bringen Sie ihn mit, dann sehen wir uns gemeinsam an, wie er sich abbilden lässt.

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ERP, Fibu-System und Disposition alles Zentral gesteuert in humbee

Stefan Hundrup hat sich gemeinsam mit humbee seine eigene Branchenlösung geschaffen die er gemeinsam mit humbee für die Vermietbranche zur Verfügung stellt. Welche Herausforderungen dies mitgebracht hat, findet man in unserem Case heraus.

Mehr über den Case erfahren

Lexware Office kommt aus Freiburg und heißt erst seit 2025 so

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg, einem Unternehmen der Haufe Group. Das Produkt ging 2014 unter dem Namen lexoffice online und richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige: Angebote und Rechnungen schreiben, Belege per Smartphone erfassen, Buchhaltung und Lohnabrechnung erledigen, die Steuererklärung vorbereiten. Im Mai 2025 wurde lexoffice in Lexware Office umbenannt. humbee arbeitet seit 2019 mit dem Integrationsteam in Freiburg zusammen und ist im Partnerverzeichnis von Lexware Office gelistet.

Die Fragen, die bei unserem Support tatsächlich ankommen

Warum taucht mein Angebot nicht in humbee auf?

Angebote und Auftragsbestätigungen kommen erst an, wenn sie in Lexware Office fertiggestellt beziehungsweise versendet sind. Ein gespeicherter Entwurf bleibt dort. Wenn ein versendeter Beleg trotzdem fehlt, hilft in aller Regel die manuelle Aktualisierung.

Legt ein zweiter Durchlauf dieselbe Rechnung noch einmal an?

Nein. humbee erkennt einen bereits abgelegten Beleg und aktualisiert ihn, statt ihn zu duplizieren. Auch mehrere Meldungen zum selben Beleg werden nacheinander verarbeitet, nicht parallel.

Was passiert, wenn Lexware Office kurzzeitig nicht erreichbar ist?

Dann kommen in dieser Zeit keine Belege an. Ein zeitgesteuerter Abgleich fragt die Belege der zurückliegenden Wochen regelmäßig erneut ab und trägt Fehlendes nach.

Woher kommt die Kundennummer eines Kontakts?

Aus Lexware Office. Wird ein Kontakt in humbee neu angelegt und als Kunde oder Lieferant typisiert, entsteht er in Lexware Office, und die dort vergebene Nummer kommt an den humbee Kontakt zurück.

Können wir Rechnungen direkt aus humbee erzeugen?

Ja, mit Lexware Office+. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Mahnungen lassen sich dann über Workflowschritte aus dem Vorgang heraus anlegen. Voraussetzung ist der Zugriff auf die Public API von Lexware Office.

Was passiert mit unseren Belegen, wenn wir das Buchhaltungssystem später wechseln?

Die Belege liegen in humbee, mit gesetzter Aufbewahrungsfrist und auffindbar über die Volltextsuche. Ein Wechsel auf der Buchhaltungsseite ändert daran nichts.