OpenWOWI / WOWIPORT Schnittstelle
Ihre Verwaltungsstruktur ist in humbee schon da
Wirtschaftseinheiten, Gebäude, Nutzungseinheiten, Verträge, Mieter, Eigentümer, Kreditoren und Handwerker kommen aus WOWIPORT nach humbee, mitsamt den Dokumenten. Zu jedem Nutzungsvertrag legt humbee die passende Mieter- oder Eigentümerakte an. Ihre Leute müssen nichts zuordnen, was WOWIPORT längst weiß.
In die andere Richtung gehen Kontaktänderungen zurück: Wer in humbee eine Adresse korrigiert oder eine neue Person anlegt, ändert damit auch den Datensatz in WOWIPORT. Und Rechnungen aus Ihrem Prüfprozess lassen sich direkt in WOWIPORT anlegen, inklusive Arbeitskostenanteil für Bescheinigungen nach §35a.
Die Anbindung nutzt OpenWOWI, die offene Schnittstelle des Herstellers. humbee ist im WOWIPORT-Ökosystem als Partner gelistet.
Die Struktur steht im ERP.
Die Ablage muss sie jedes Mal neu erraten
Eine Verwaltung mit ein paar tausend Einheiten trifft am Tag hunderte kleine Ordnungsentscheidungen. Zu welcher Einheit gehört dieses Schreiben, zu welchem Vertrag diese Rechnung, zu welcher Person diese Mail? In WOWIPORT ist das eindeutig geregelt, dort hängen Objekt, Einheit, Vertrag und Person sauber zusammen. Daneben, in Ordnern und Postfächern, hängt es davon ab, wer gerade abgelegt hat.
Mit der Zeit laufen beide Seiten auseinander. Ein Mieter zieht aus, im ERP endet der Vertrag, der Ordner heißt weiter nach ihm. Eine Adresse ändert sich, eine Seite weiß es, die andere nicht. Und wenn jemand einen Kontakt neu anlegt, weil er ihn auf die Schnelle nicht gefunden hat, entsteht ein zweiter Datensatz zur selben Person. Auffallen wird das erst, wenn jemand Jahre später aufräumt.
Das ist keine Frage von Sorgfalt. Es ist die Folge davon, dass zwei Systeme dieselbe Wirklichkeit getrennt verwalten.
Wie WOWIPORT und humbee dieselbe Struktur teilen
Vier Situationen aus dem Verwaltungsalltag
Die Akte ist da, bevor jemand sie anlegt
Ausgangslage: Zu jedem Mietverhältnis entstehen Schreiben, Mails, Protokolle und Rechnungen. Wo sie liegen, entscheidet der Ordnerbaum und die Person, die gerade ablegt.
Mit der Schnittstelle: Zu jedem Nutzungsvertrag aus WOWIPORT gibt es in humbee eine Mieter- oder Eigentümerakte, in der die Dokumente aus dem ERP bereits liegen und in der die weitere Kommunikation gesammelt wird.
Ergebnis: Auf die Frage nach einem Vorgang folgt ein Klick statt einer Suche.
Eine Adresse, einmal geändert
Ausgangslage: Ein Mieter meldet eine neue Bankverbindung oder eine geänderte Telefonnummer. Wer sie nur in einem System pflegt, sorgt dafür, dass das andere ab sofort falsch liegt.
Mit der Schnittstelle: Die Änderung im humbee Kontakt geht nach WOWIPORT zurück. Umgekehrt kommt eine Änderung aus WOWIPORT über den Webhook sofort in humbee an.
Ergebnis: Zwei Systeme, ein Stand, ohne dass jemand doppelt tippt.
Die Handwerkerrechnung mit dem §35a-Anteil
Ausgangslage: Handwerkerrechnungen werden geprüft und freigegeben, danach müssen sie mit Betrag, Steuersätzen, Objektbezug und Arbeitskostenanteil in der Abrechnung landen. Der Arbeitskostenanteil ist derjenige Wert, der später in der Bescheinigung für die Mieter auftaucht.
Mit der Schnittstelle: Die Rechnung wird aus dem humbee Vorgang heraus in WOWIPORT angelegt, mit Brutto und Nettoteilbeträgen, Arbeitskosten und der Zuordnung zu Wirtschaftseinheit, Kreditor und Verwaltungsvertrag.
Ergebnis: Die Angaben stehen einmal richtig und werden nicht für die Abrechnung noch einmal zusammengesucht.
Der gewachsene Kontaktbestand
Ausgangslage: Eine Verwaltung arbeitet bereits mit humbee, als die Anbindung kommt. Ein Teil der Kontakte wurde vorher von Hand angelegt und kennt die WOWIPORT-Personennummer nicht. Nach dem ersten Abgleich stehen manche Menschen zweimal im System.
Mit der Schnittstelle: Über die Personennummer lassen sich die Altkontakte den WOWIPORT-Personen zuordnen und zusammenführen. Die Fälle, in denen das nicht eindeutig geht, werden benannt statt stillschweigend verschmolzen.
Ergebnis: Ein bereinigter Bestand und eine klare, kurze Liste der Fälle, die Handarbeit brauchen.
Keine zwei Verwaltungen arbeiten gleich. Ob Sie schwerpunktmäßig WEG oder Miete betreuen, ob Fremdverwaltung dazukommt, wie Ihre Freigaben laufen und welche Kataloge Sie pflegen, unterscheidet sich von Haus zu Haus. Die Beispiele oben zeigen das Prinzip, nicht den Umfang. Bringen Sie Ihre Abläufe mit, dann sehen wir uns gemeinsam an, wie sie sich zwischen WOWIPORT und humbee abbilden lassen.
Über WOWIPORT, OpenWOWI und die Partnerschaft
WOWIPORT ist das ERP-System der Dr. Klein Wowi Digital AG aus Berlin für Wohnungsunternehmen, Genossenschaften sowie WEG- und Fremdverwalter. Es bringt mit OpenWOWI eine offene, dokumentierte Schnittstelle mit, über die Drittsysteme angebunden werden können.
Genau darauf setzt unsere Integration auf. Sie greift nicht an WOWIPORT vorbei, sondern nutzt den Weg, den der Hersteller dafür vorgesehen und veröffentlicht hat. humbee ist im WOWIPORT-Ökosystem als Partner gelistet, und zwischen beiden Häusern gibt es einen regelmäßigen fachlichen Austausch, sowohl auf Produktebene als auch in gemeinsamen Kundenprojekten.
