Win-CASA Schnittstelle

Win-CASA bleibt Ihre Abrechnung. humbee übernimmt alles drumherum.

Win-CASA rechnet ab, stellt Soll, erstellt Wirtschaftspläne und Nebenkostenabrechnungen. Was Win-CASA nicht abbildet, ist der Rest des Tages: die Mail des Eigentümers, das Angebot des Handwerkers, die Rechnung, die noch jemand freigeben muss. Genau das übernimmt humbee, und zwar auf Basis Ihrer echten Verwaltungsstruktur. Objekte, Einheiten, Eigentümer, Mieter und Kreditoren kommen aus Win-CASA, die geprüfte Rechnung geht als Buchungssatz zurück.

Technisch: Der Austausch läuft über die Standard-Exportdateien von Win-CASA und über die Importschnittstelle für Buchungssätze. humbee greift zu keinem Zeitpunkt direkt auf Ihre Win-CASA Datenbank zu, und Ihre Buchhaltung bleibt vollständig in Win-CASA.

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Zu Win-CASA

Die Verwaltungsdaten stehen in Win-CASA.
Der Rest steht überall.

Ein Eigentümer fragt nach dem Stand einer Sanierung. Die Antwort steht in vier Systemen: der Objektname in Win-CASA, die Korrespondenz im Postfach, das Angebot in einem Ordner auf dem Server, die Rechnung in einem Stapel, der noch freigegeben werden muss. Bis alles zusammengesucht ist, sind zwanzig Minuten weg, und beim nächsten Anruf beginnt dasselbe von vorn.

Der naheliegende Ausweg wäre, die Objekte, Einheiten und Kontakte einfach ein zweites Mal in einem Vorgangssystem zu erfassen. Das funktioniert genau bis zum ersten Eigentümerwechsel. Danach pflegen Sie zwei Datenbestände, die auseinanderlaufen, und niemand weiß mehr, welcher der richtige ist.

Vom Win-CASA Export zum Buchungssatz und zurück

Ihre Verwaltungsstruktur kommt aus Win-CASA

Win-CASA bringt einen Stammdatenexport im CSV-Format mit. Aus diesen Dateien liest der Win-CASA Konnektor Ihre Liegenschaften, die zugehörigen Einheiten sowie die Eigentümer und Mieter ein und legt sie in humbee als Objekte, Einheiten und Kontakte an. Aus der Kontaktedatei kommen zusätzlich Ihre Kreditoren und Lieferanten mit ihrer Kreditorennummer.

Der zweite Abgleich erzeugt keine Dubletten

Jeder importierte Datensatz trägt in humbee eine interne Kennung. Beim nächsten Lauf erkennt der Konnektor daran, was bereits vorhanden ist, und aktualisiert statt neu anzulegen. Das gilt auch dann, wenn Sie in humbee eigene Bezeichnungen vergeben haben, etwa den Ort hinter die Adresse eines Objekts setzen. Die Bezeichnung lässt sich aus vorhandenen Eigenschaften zusammensetzen, sodass Ihre Benennung erhalten bleibt und der Abgleich trotzdem greift.

Wichtig für alle, die schon mit humbee arbeiten: Ein Abgleich betrifft Objekte, Einheiten und Kontakte. Ihre Vorgänge, Beiträge und Dokumente bleiben unberührt.

Die Aktualisierung läuft manuell
oder täglich von selbst

Sie legen den aktuellen Export als neue Version der bekannten Datei in humbee ab und starten die Aktualisierung in der Verwaltung. Wer das nicht jedes Mal von Hand tun möchte, bekommt einen Workflow, der die Aktualisierung täglich selbstständig anstößt. Genau diesen Weg nutzen Kunden, bei denen sich der Bestand regelmäßig ändert.

Die freigegebene Rechnung geht als Buchungssatz zurück

Der zweite Teil der Schnittstelle läuft in die andere Richtung. Eine Eingangsrechnung durchläuft in humbee Ihren Prozess: Erfassung, Zuordnung zu Objekt und Kreditor, Prüfung, Freigabe. Ist sie freigegeben, erzeugt humbee eine Austauschdatei mit den fertigen Buchungssätzen, die Sie in Win-CASA über den Buchungsimport einlesen. Daraus entstehen dort die offenen Posten.

Das Bindeglied ist dabei das Kreditorenkonto. Win-CASA braucht es für jeden Buchungssatz, deshalb wird die Kreditorennummer beim Import an den Kontakt in humbee geschrieben und beim Export wieder mitgegeben. Der Buchungstext lässt sich als eigenes Feld pflegen. Bleibt das Feld leer, verwendet humbee einen automatisch erzeugten Text.

Was in humbee möglich wird,
sobald die Struktur steht

Weil Objekt, Einheit, Eigentümer und Kreditor in humbee als eigene Datensätze liegen, hängt jeder Vorgang an der richtigen Stelle. Sie öffnen ein Objekt und sehen die Korrespondenz, die Angebote, die Aufgaben und die Rechnungen dazu. Sie filtern nach Kreditor und sehen, was dieser Handwerker in diesem Jahr an welchen Objekten gemacht hat. Und Sie können beides in Auswertungen und Workflows nutzen, ohne die Daten dafür ein zweites Mal zu erfassen.

Drei Wege, wie Verwaltungen die Schnittstelle nutzen

Umstieg mit vorhandenem Bestand

Ausgangslage: Eine Verwaltung mit gewachsenem Bestand will mit humbee starten. Objekte, Einheiten und Kontakte stecken in Win-CASA, dazu kommen über Jahre gepflegte Zusatzlisten zu Technik und Verträgen.

Mit der Schnittstelle: Der Erstimport zieht Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer, Mieter und Kreditoren aus dem Win-CASA Export. Die Zusatzlisten werden ergänzend eingelesen und an die passenden Liegenschaften und Dienstleister gehängt.

Ergebnis: Am Tag des Starts ist die vollständige Verwaltungsstruktur in humbee vorhanden, statt monatelang parallel erfasst zu werden.

Bestand ändert sich laufend

Ausgangslage: In einer Objektverwaltung wechseln Mieter, kommen Einheiten dazu, ändern sich Eigentümer. In Win-CASA wird das gepflegt, in humbee war es nach dem Erstimport eingefroren.

Mit der Schnittstelle: Der aktuelle Export wird in humbee abgelegt, ein Workflow stößt die Aktualisierung täglich an. Bestehende Objekte und Kontakte werden aktualisiert, neue kommen dazu, eigene Bezeichnungen bleiben erhalten.

Ergebnis: Die Sachbearbeitung arbeitet mit dem gleichen Stand wie die Buchhaltung, ohne dass jemand Änderungen zweimal einträgt.

Rechnungen prüfen und übergeben

Ausgangslage: Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, herumgereicht, abgezeichnet und dann in Win-CASA abgetippt. Wer wann freigegeben hat, lässt sich später nur über Erinnerung rekonstruieren.

Mit der Schnittstelle: Die Rechnung läuft digital durch den Prüf- und Freigabeprozess in humbee, sichtbar mit Zeitpunkt und Person. Nach der Freigabe entsteht die Austauschdatei, die Win-CASA als Buchungssatz einliest und daraus die offenen Posten erstellt.

Ergebnis: Die Buchhaltung tippt nicht mehr ab, und zum Monatsabschluss ist zu jeder Rechnung nachvollziehbar, wer sie wann freigegeben hat.

Was Sie hier sehen, sind Beispiele. Wir haben sie ausgewählt, weil sie das Prinzip zeigen, nicht weil sie die Grenze markieren. Jede Verwaltung schneidet ihre Abläufe anders zu, und wenn Ihr Fall nicht dabei ist, heißt das nicht, dass er nicht geht. Bringen Sie Ihren Ablauf mit ins Gespräch, dann schauen wir uns gemeinsam an, wie er sich abbilden lässt.

Kostenfreies Beratungsgespräch

Win-CASA und die Software24.com GmbH

Win-CASA ist die Hausverwaltersoftware der Software24.com GmbH aus Stephanskirchen bei Rosenheim. Das Unternehmen entwickelt seit 1998 Software für die Immobilienwirtschaft, nach eigenen Angaben nutzen über 5.000 Immobilienverwaltungen im deutschsprachigen Raum die Lösungen des Hauses.

Win-CASA deckt die kaufmännische Verwaltung von Miet- und WEG-Objekten ab: Buchhaltung, Sollstellung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Rücklagen. Die Software wird klassisch lokal oder im Netzwerk betrieben, der Hersteller bietet zusätzlich eine Cloud-Variante an. Sie ist modular aufgebaut und lässt sich um Schnittstellen und Zusatzmodule erweitern.

Genau daran setzt humbee an. Win-CASA ist stark in der Abrechnung. humbee legt sich als Vorgangsschicht darüber und nimmt alles auf, was um die Abrechnung herum passiert.

Fragen, die uns Verwaltungen zu Win-CASA stellen

Verändert humbee etwas in meiner Win-CASA Datenbank?

Nein. humbee liest die Exportdateien, die Sie aus Win-CASA erzeugen, und schreibt eine Austauschdatei für den Buchungsimport. Den Import starten Sie in Win-CASA. Direkten Zugriff auf Ihre Datenbank hat humbee nicht.

Was passiert, wenn ich zweimal denselben Export einspiele?

Nichts Unerwünschtes. humbee erkennt bereits vorhandene Objekte, Einheiten und Kontakte an einer internen Kennung und aktualisiert sie, statt sie neu anzulegen. Auf der Win-CASA Seite werden eingelesene Buchungszeilen aus der Austauschdatei entfernt, sodass sie nicht ein zweites Mal gebucht werden.

Wie oft läuft der Abgleich?

So oft Sie wollen. Sie können ihn nach jedem neuen Export von Hand anstoßen, oder wir richten einen Workflow ein, der das täglich übernimmt. Der zweite Weg hat sich in der Praxis bewährt, weil das manuelle Anstoßen sonst irgendwann vergessen wird.

Warum funktioniert mein Export nicht?

In den allermeisten Fällen liegt es am Trennzeichen. Win-CASA erlaubt Komma oder Semikolon, der Import erwartet Semikolon. Auch das nachträgliche Öffnen und Speichern der Datei in einem anderen Programm kann sie unbrauchbar machen. Am sichersten ist die Datei so, wie Win-CASA sie ausgibt.

Brauche ich für die Rechnungsübergabe etwas Bestimmtes an meinen Kontakten?

Ja, das Kreditorenkonto. Win-CASA benötigt es für jeden Buchungssatz. Beim Import aus der Kontaktedatei kommt es mit, deshalb ist es sinnvoll, den Stammdatenimport vor dem Rechnungsprozess einzurichten.