Sage / Sage 100 Schnittstelle

Sage kennt den Beleg. humbee kennt den Vorgang dahinter

In Sage stehen Ihre Kunden, Ihre Lieferanten, Ihre Belege und Ihre Buchhaltung. Was dort nicht steht, ist der Weg dorthin: die Anfrage, die Abstimmung mit der Niederlassung, die Rückfrage beim Lieferanten, die Freigabe der Rechnung. humbee nimmt diesen Teil auf und arbeitet dabei mit Ihren echten Sage-Daten. Kreditoren, Kunden und Belege kommen aus Sage, die geprüfte Eingangsrechnung geht mit den Buchungsinformationen zurück.

Technisch: Der Austausch läuft über den humbee Connector, einen Dienst in Ihrem eigenen Netz. Ihre Sage-Datenbank bleibt bei Ihnen, und was in Sage zurückgeschrieben wird, ist vorher festgelegt.

Die Nummer steht in Sage, die Antwort steht im Postfach

Auf der Eingangsrechnung steht eine Vorgangsnummer. Welche Niederlassung dahintersteht, weiß Sage. Wer die Leistung beauftragt hat, weiß der Kollege, der gerade nicht am Platz ist. Ob sie erbracht wurde, weiß nur der Prüfer vor Ort. Also wird die Rechnung ausgedruckt, per Mail weitergereicht, irgendwann abgezeichnet und am Ende von Hand in Sage erfasst.

Der zweite Weg ist genauso mühsam. Ein Kunde fragt nach seinem Angebot, das vor drei Wochen aus Sage heraus verschickt wurde. Es liegt als PDF im Sendeordner eines Postfachs, auf das nicht jeder Zugriff hat, und der Auftrag dazu ist eine Nummer ohne Zusammenhang.

In beiden Fällen fehlt nicht die Information. Es fehlt der Ort, an dem sie zusammenkommt.

Wie Stammdaten und Belege zwischen Sage und humbee wandern

Der humbee Connector holt die Daten aus Ihrem Haus

Sage 100 läuft klassisch bei Ihnen oder in der Cloud, humbee läuft in der Cloud. Die Brücke dazwischen ist der humbee Connector, ein Dienst, der in Ihrem eigenen Netz installiert wird. Er fragt dort die Sage-Daten ab und übergibt sie an Ihren humbee Mandanten. Die Verbindung geht dabei von innen nach außen, Sie müssen also keine Sage-Datenbank ins Internet stellen.

Woher der Connector die Daten bekommt, hängt von Ihrer Installation ab. In einem Fall stellt ein vom Kunden beauftragter Sage-Partner den Datendienst bereit, gegen den humbee arbeitet. Genau dieser Punkt wird zu Beginn geklärt, weil er den Aufwand bestimmt.

Kreditoren und Kunden werden Datensätze, keine Textfelder

Die Stammdaten aus Sage landen in humbee nicht als Text in einem Feld, sondern als eigene Datensätze mit Nummer, Konto und Mandantenzuordnung. Das klingt nach einem Detail und ist der entscheidende Unterschied: Wer eine Eingangsrechnung erfasst, wählt den Kreditor aus einer Liste aus, statt den Namen zu tippen. Damit steht die Kreditorennummer fest, die Sage später für die Buchung braucht.

Der Abgleich läuft in der Regel nachts. Neue Kreditoren und geänderte Daten kommen so von selbst in humbee an, ohne dass jemand nachpflegt.

Belege aus Sage landen am richtigen Vorgang

Der zweite Abruf holt Belege. Wird in Sage ein Angebot oder eine Ausgangsrechnung erzeugt, übernimmt humbee das Dokument und hängt es an den passenden Vorgang. Der Abruf arbeitet mit einem Zeitfenster, fragt also die Belege eines bestimmten Zeitraums ab, und läuft im laufenden Betrieb in kurzen Intervallen. Bei einem Kunden sind das wenige Minuten.

Der praktische Effekt ist unspektakulär und genau deshalb wertvoll: Wer den Auftrag in humbee öffnet, sieht das Angebot und die Rechnung dazu, ohne jemanden zu fragen.

Die geprüfte Eingangsrechnung geht zurück in die Buchung

In die andere Richtung geht die Eingangsrechnung. Sie kommt per Mail oder als Scan in humbee an, wird einer Kategorie zugeordnet, an die zuständige Prüfgruppe verteilt, sachlich und rechnerisch geprüft und freigegeben. Jeder Schritt ist mit Zeitpunkt und Person dokumentiert.

Erst danach entstehen die Buchungsinformationen. Welche Rechnungen tatsächlich in Sage gebucht werden, entscheidet dabei die Kategorie. In einem Kundenprojekt gehen nur die vorgangs- und lagerbezogenen Rechnungen nach Sage, alle übrigen werden geprüft und dann an die Buchhaltung des Steuerberaters weitergegeben. Diese Regeln werden mit Ihnen festgelegt, nicht vorgegeben.

Warum die Anbindung auf Ihre Installation zugeschnitten wird

Sage 100 ist modular, in drei Ausbaustufen erhältlich und in nahezu jedem Haus anders erweitert. Zwei Kunden mit derselben Versionsnummer haben selten dieselben Felder, dieselben Belegarten und dieselben Zusatzmodule. Eine Anbindung, die überall gleich funktioniert, gibt es deshalb nicht.

Das ist kein Nachteil, es verschiebt nur den Aufwand nach vorn. Am Anfang steht ein Gespräch darüber, welche Objekte Sie wirklich brauchen und wie humbee an sie herankommt. Danach ist die Umsetzung überschaubar.

Drei Anbindungen, die heute im Einsatz sind

Kreditorenstamm für die Rechnungsprüfung

Ausgangslage: In einem Speditionsunternehmen erfasst die Finanzbuchhaltung Eingangsrechnungen. Die Lieferanten stehen in Sage, im Prüfsystem müssten sie ein zweites Mal angelegt werden, und neue Kreditoren fehlen dort systematisch.

Mit der Schnittstelle: Ein nächtlicher Abgleich zieht die Kreditoren aus Sage nach humbee, mit Nummer, Konto und Mandantenzuordnung. Wer eine Rechnung erfasst, wählt aus, statt zu tippen.

Ergebnis: Neue Lieferanten sind am nächsten Morgen verfügbar, und die Kreditorennummer stimmt, weil sie nicht abgeschrieben wurde.

Angebote und Rechnungen am Auftrag

Ausgangslage: Bei einem Industriedienstleister mit mehreren Niederlassungen werden Angebote und Ausgangsrechnungen aus Sage verschickt. Im Innendienst fehlt der Zugriff darauf, sobald der Kunde nachfragt.

Mit der Schnittstelle: humbee ruft die Belege in kurzen Intervallen aus Sage ab und legt sie am zugehörigen Auftragsvorgang ab. Der Vorgang enthält damit die Korrespondenz und die Belege nebeneinander.

Ergebnis: Die Rückfrage eines Kunden lässt sich im laufenden Gespräch beantworten, ohne Weiterleitung in die Zentrale.

Rechnungsprüfung über mehrere Standorte

Ausgangslage: Eingangsrechnungen laufen in einem Funktionspostfach auf und werden von einem Verteiler an die Prüfer in den Niederlassungen weitergeleitet. Dort werden sie gedruckt, geprüft und abgeheftet. Beim Monatsabschluss ist nicht mehr nachvollziehbar, wo eine Rechnung gerade liegt.

Mit der Schnittstelle: Die Rechnung wird in humbee kategorisiert, an die zuständige Prüfgruppe verteilt und dort freigegeben. Je nach Kategorie entstehen daraus die Buchungsinformationen für Sage oder die Unterlagen für die externe Buchhaltung.

Ergebnis: Zu jeder Rechnung ist sichtbar, wer sie wann geprüft hat, und die Buchhaltung tippt die freigegebenen Belege nicht mehr ab.

Ihre Sage-Installation sieht anders aus als jede andere

Die Fälle oben zeigen, was mit der Anbindung möglich ist, sie zeigen nicht alles. Bei Sage ist das mehr als eine Floskel: Ausbaustufe, Module und die Erweiterungen Ihres Sage-Partners bestimmen, welche Daten überhaupt zugänglich sind. Deshalb steht am Anfang immer ein Gespräch und keine Standardantwort. Bringen Sie Ihren Ablauf mit, dann klären wir gemeinsam, was in Ihrem Fall geht.

Kostenfreies Beratungsgespräch

Sage 100 und die Sage GmbH

Sage 100 ist die Mittelstandslösung der Sage GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main, der deutschen Gesellschaft der britischen Sage Group. Die Software ist modular aufgebaut und deckt Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Produktion und ein integriertes xRM ab. Jedes dieser Hauptpakete gibt es in den Ausbaustufen Basic, Professional und Enterprise, dazu kommen Pluspakete und Zusatzmodule.

Betrieben wird Sage 100 klassisch im eigenen Haus auf einem SQL Server, daneben gibt es die Variante Sage 100 connected. Angepasst und erweitert wird das System in aller Regel durch Sage-Partner, die dafür eigene Anwendungsobjekte einsetzen.

Diese Anpassbarkeit ist der Grund, warum eine Sage-Anbindung immer mit einem Gespräch beginnt. Sie ist zugleich der Grund, warum sich so viel abbilden lässt, wenn der Zugang einmal steht.

Fragen, die uns Sage-Anwender stellen

Welche Sage-Version brauche ich?

In der Praxis geht es fast immer um Sage 100, auch in der Variante connected. Entscheidend ist weniger die Versionsnummer als die Frage, auf welchem Weg humbee an Ihre Daten kommt. Das klären wir im ersten Gespräch.

Verändert humbee etwas in meiner Sage-Datenbank?

Nur das, was vorher festgelegt wurde. Der Regelfall ist lesender Zugriff plus die Rückgabe von Buchungsinformationen zu freigegebenen Rechnungen. Freies Schreiben in Sage findet nicht statt.

Wie oft läuft der Abgleich?

Das wird eingestellt. Stammdaten laufen üblicherweise einmal nachts, Belege in kurzen Intervallen von wenigen Minuten. Ein Abgleich lässt sich zusätzlich von Hand anstoßen.

Was passiert, wenn plötzlich keine Belege mehr ankommen?

Dann liegt es in aller Regel am Dienst in Ihrem Netz, nicht an humbee. Wir prüfen den Aufruf und sehen, ob er durchgeht und was er zurückliefert. Kommt eine leere Antwort zurück, hilft meist ein Neustart des Dienstes vor Ort. Diesen Schritt nimmt Ihre IT oder Ihr Sage-Partner vor.

Werden Datensätze doppelt angelegt?

Der Abgleich erkennt vorhandene Datensätze und aktualisiert sie. Sollte doch einmal etwas doppelt ankommen, lässt es sich bereinigen und der Abgleich neu starten.

Kann ich mehrere Sage-Mandanten anbinden?

Ja. Die Mandantenzuordnung wird bei den Stammdaten mitgeführt, damit in humbee erkennbar bleibt, zu welchem Mandanten ein Kreditor gehört.