S-Firm Schnittstelle
Der Zahllauf entsteht dort, wo die Rechnungen schon liegen
Ihre Eingangsrechnungen werden in humbee erfasst, geprüft und freigegeben. Was bezahlt werden soll, sammelt der Rechnungsmonitor. Ein Klick erzeugt daraus eine SEPA-Zahlungsdatei, die Sie in S-Firm, StarMoney oder Ihrer sonstigen Bankingsoftware einlesen. Niemand tippt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck ein zweites Mal ab.
humbee erzeugt dabei ausschließlich eine Datei. Es besteht keine Verbindung zu Ihrer Bank, humbee löst keine Zahlung aus und sieht keine Kontostände. Die Freigabe und die Ausführung bleiben in Ihrer Bankingsoftware, dort wo Ihre Berechtigungen und Ihr Unterschriftsverfahren liegen..
Bezahlen ist der einzige Schritt,
den Sie nicht zurückholen können
Eine falsche Kontierung wird umgebucht. Ein falscher Betrag im Zahllauf ist überwiesen. Genau deshalb ist der Weg vom freigegebenen Beleg zur Überweisung in den meisten Häusern der vorsichtigste Teil des ganzen Rechnungsprozesses, und entsprechend langsam.
Vor jedem Lauf läuft dieselbe Runde: War diese Rechnung nicht schon im letzten Stapel? Hat jemand sie vorab überwiesen, weil der Lieferant angerufen hat? Die Antwort darauf steht selten im System. Sie steht auf einem Ausdruck mit Haken, in einer Liste neben dem Rechner oder im Gedächtnis der Person, die den letzten Lauf gemacht hat. Ist diese Person nicht im Haus, wird sicherheitshalber alles noch einmal geprüft. Und wenn es eilt, eben nicht.
Die Tipparbeit kommt obendrauf. Empfänger suchen oder neu anlegen, IBAN übernehmen, Betrag, Verwendungszweck, bei jedem Lauf und für jede Rechnung, obwohl alle diese Angaben in humbee längst stehen.
Vom Rechnungsmonitor zur fertigen SEPA-Datei
Drei Situationen, in denen die Zahlungsdatei den Unterschied macht
Die ersten Zahlläufe einer Verwaltung
Ausgangslage: Eine Hausverwaltung erfasst ihre Eingangsrechnungen neu in humbee und überweist bislang jede einzeln im eBanking. Die Umstellung soll nicht damit enden, dass am Ende beides gemacht wird.
Mit der Schnittstelle: Die geprüften Rechnungen gehen als ein Zahllauf in die Bankingsoftware. Was exportiert wurde, ist am Rechnungsmonitor sichtbar.
Ergebnis: Der Erfassungsschritt im eBanking entfällt, und der Stand ist für alle im Team nachvollziehbar.
Zweimal zahlen ist teurer als einmal prüfen
Ausgangslage: In der Buchhaltung liegt ein fertiger Zahllauf, und niemand kann mit Sicherheit sagen, ob zwei der Rechnungen nicht schon in der Vorwoche überwiesen wurden. Also wird der Lauf angehalten und von Hand nachgeprüft.
Mit der Schnittstelle: Der Exportstempel entscheidet das. Eine Rechnung, die bereits in einer Datei war, taucht im nächsten Lauf nicht mehr auf.
Ergebnis: Die Kontrollrunde vor jedem Zahllauf entfällt, weil das System die Frage beantwortet.
Der Empfängername, den die Bankingsoftware nicht mag
Ausgangslage: Eine Datei wird sauber erzeugt, das Bankingprogramm übernimmt aber nur einen Teil der Zahlungen und meldet nichts. Die Ursache ist ein Empfänger mit sehr langem Firmennamen: Der SEPA-Standard erlaubt an dieser Stelle mehr Zeichen als die Software verarbeitet.
Mit der Schnittstelle: Für diesen Fall gibt es einen Kompatibilitätsmodus, der Namensfelder passend kürzt. Er wird einmal aktiviert und gilt dann für jeden weiteren Lauf.
Ergebnis: Der Zahllauf geht vollständig durch, ohne dass jemand Kontaktnamen umbenennt.
Jedes Unternehmen zahlt anders. Die Beispiele oben zeigen, was mit dieser Schnittstelle möglich ist, sie zeigen nicht alles. Ob bei Ihnen wöchentlich, zweimal im Monat oder nach Fälligkeit gezahlt wird, ob mehrere Konten im Spiel sind oder ein Vier-Augen-Prinzip vorgeschaltet ist: Bringen Sie Ihren Ablauf mit, dann erarbeiten wir gemeinsam, wie er sich umsetzen lässt.
Über S-Firm, StarMoney und den SEPA-Standard dahinter
S-Firm, vom Hersteller SFirm geschrieben, ist eine Electronic-Banking-Software der Star Finanz GmbH aus Hamburg. Star Finanz gehört als Tochterunternehmen der Finanz Informatik zur Sparkassen-Finanzgruppe und entwickelt daneben auch StarMoney. S-Firm wird im deutschen Mittelstand, in Verwaltungen und Vereinen für den Zahlungsverkehr eingesetzt und verwaltet Konten bei Sparkassen wie bei anderen Banken.
Weil unsere Datei dem SEPA-Standard ISO 20022 folgt und nicht einem herstellereigenen Format, ist sie nicht auf S-Firm beschränkt. Auch StarMoney und andere Bankingprogramme mit Importfunktion lesen sie ein. Wo einzelne Programme strengere Grenzen haben als der Standard, fangen wir das über die Konfiguration ab.
