Infor Global Financials Schnittstelle
Die geprüfte Rechnung geht ohne Abtippen ins Rechnungseingangsbuch
Eingangsrechnungen laufen in humbee ein, werden geprüft, kontiert und freigegeben. Danach übergibt humbee sie an Infor Global Financials, mit Lieferant, Beträgen, Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstellenaufteilung. In die Gegenrichtung holt humbee die Stammdaten, auf denen dieser Prozess aufsetzt: Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Lieferanten und Kunden.
Die Anbindung nutzt den Webservice, den Infor für IGF bereitstellt. Ihre Buchhaltung bleibt die Instanz, die freigibt: Ohne Freigabe in humbee wird keine Rechnung übergeben, und die Übergabe ist auf eine Benutzergruppe beschränkt.
Das Problem von Insellösungen
Die Rechnung ist geprüft. Der Fachbereich hat sie sachlich bestätigt, die Kostenstellen stehen fest, die Freigabe ist erteilt. Und dann öffnet jemand in der Buchhaltung die Erfassungsmaske im Fibu-System, legt die Rechnung daneben und tippt ab, was dort schon steht: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuerschlüssel, Sachkonto, Kostenstellen.
Das ist keine Buchhaltung, das ist Datenerfassung. Sie kostet bei jeder einzelnen Rechnung Minuten, und sie bringt genau die Fehler mit, die später jemand suchen muss: ein Zahlendreher in der Belegnummer, eine Kostenstelle, die zur falschen Zeile gehört, eine Rechnung, die zweimal erfasst wurde, weil niemand sehen konnte, dass sie schon durch war.
Solange Prüfung und Buchung in zwei Systemen ohne Verbindung stattfinden, bleibt diese Doppelarbeit bestehen, egal wie gut der Prüfprozess davor ist.
Einführung von Infor in humbee
Anwendungen aus der Praxis mit Infor
Die Buchhaltung tippt nicht mehr ab
Ausgangslage: Jede freigegebene Rechnung wird in der Fibu von Hand erfasst. Danach muss zusätzlich irgendwo vermerkt werden, dass sie erfasst wurde, damit es niemand ein zweites Mal tut.
Mit der Schnittstelle: Die Rechnung geht per Aktion aus dem Vorgang in das Rechnungseingangsbuch. Der Vorgang wechselt automatisch auf „übergeben an IGF“.
Ergebnis: Der Erfassungsschritt entfällt, und der Bearbeitungsstand steht am Vorgang statt in einer Nebenliste.
Die Kostenstellen kommen aus dem Einkauf
Ausgangslage: Bei Rechnungen zu Bestellungen weiß der Einkauf, wie sich die Kosten verteilen. In der Buchhaltung kommt diese Information als Notiz an, als Mail oder gar nicht.
Mit der Schnittstelle: humbee liest die Aufteilung aus der Artikeltabelle des Beschaffungsvorgangs und überträgt sie als Kostenstellensplit mit.
Ergebnis: Die Kostenverteilung stimmt schon bei der Übergabe und muss im Controlling nicht nachträglich korrigiert werden.
Vier Gesellschaften, ein Prozess
Ausgangslage: Eine Unternehmensgruppe führt mehrere Firmen mit eigenen Rechnungseingängen. Der Prüfprozess soll überall gleich laufen, die Buchungen müssen aber sauber getrennt in der jeweiligen Gesellschaft landen.
Mit der Schnittstelle: Jeder Mandant erhält seine eigene Anbindung mit eigener Firmenkennung und eigenen Buchungsvorgaben, auf demselben Prozess aufgesetzt.
Ergebnis: Ein Ablauf, den alle Gesellschaften teilen, ohne dass Belege in der falschen Firma landen.
Der Lieferant ist da, bevor die Rechnung kommt
Ausgangslage: Ein neuer Kreditor wird in der Fibu angelegt. In der Dokumentenverwaltung fehlt er, also legt jemand ihn dort ein zweites Mal an, gern mit leicht abweichender Schreibweise.
Mit der Schnittstelle: Kreditoren und Debitoren aus IGF werden als Kontakte in humbee geführt, mit Lieferantennummer und Anschrift. Beim nächsten Abgleich werden vorhandene Kontakte aktualisiert, nicht verdoppelt.
Ergebnis: Eine Lieferantenliste, die in beiden Systemen dasselbe sagt.
Diese Fälle sind Beispiele aus der Praxis, keine abschließende Liste. Jede Buchhaltung arbeitet mit eigenen Sachkonten, eigenen Belegarten und eigenen Vorstellungen davon, wann eine Rechnung als erledigt gilt. Ihr Ablauf sieht mit hoher Wahrscheinlichkeit anders aus als die Beispiele oben, und das ist der Normalfall. Sprechen Sie uns an, dann schauen wir uns Ihren Prozess gemeinsam an und klären, wie er sich abbilden lässt.
Über die Infor Global Financials
Infor Global Financials ist die Finanzwesenlösung aus der Varial-Linie der Infor (Deutschland) GmbH. Die Varial-Software entstand 1991 als eigenständiges Unternehmen und gehört seit 2014 fest zum Portfolio von Infor. Sie deckt Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung und Personalwirtschaft ab und wird im deutschen Mittelstand vor allem dort eingesetzt, wo das Rechnungswesen im eigenen Haus betrieben wird.
Für die Anbindung von Drittsystemen liefert Infor einen Webservice, den unsere Schnittstelle nutzt. Sie greift damit auf einen vom Hersteller vorgesehenen Weg zu und nicht an IGF vorbei.
