In der täglichen Arbeit mit digitalen Aufgaben- und Vorgangsmanagementsystemen stellt sich früher oder später die Frage: Reicht eine einfache Liste oder braucht es doch die größere Projektstruktur? Besonders bei komplexen Themen oder langfristigen Vorhaben kann es hilfreich sein, übergreifende Projektstrukturen zu nutzen. Doch wann genau ist der Einsatz eines Projekts sinnvoll, welche Funktionen bieten Projekte und wie können Sie diese optimal in Ihrem System aufsetzen?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Projektfunktion arbeiten, welche Vorteile diese mit sich bringt und wie Sie typische Herausforderungen wie Berechtigungsmanagement oder Dokumentenorganisation meistern. Sie erhalten eine fundierte Anleitung – vom Anlegen bis zur sinnvollen Strukturierung und Nutzung von Projekten.
Projekte in humbee effizient managen
Projekte verstehen
Ein Projekt dient in humbee als eine Art übergeordnete Klammer für zusammengehörige Vorgänge, Aufgaben, Listen und Dokumente. Es eignet sich daher besonders, wenn Sie große Strukturen oder viele unterschiedliche Elemente bündeln wollen – etwa bei einem Umzug, Bauvorhaben oder umfangreichen Organisationsentwicklungen.
Möglichkeiten der Listenstruktur
Bereits über einfache oder verschachtelte Listen lassen sich viele Aufgabenbereiche abbilden. Listen können Vorgänge enthalten und sogar Unterlisten besitzen – das reicht oft für kleinere bis mittlere Vorhaben. Projekte bieten zusätzliche Funktionen wie eigene Statusmodelle, Projektverantwortliche und Teilnehmerkreise.
Projekt anlegen und Grundeinstellungen vornehmen
Legen Sie ein Projekt über das Menü an, vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z. B. „Büroumzug 2025“) und definieren Sie Projekttypen (z. B. „Umzug“, „Sanierung“ oder „IT-Rollout“). Aktivieren Sie das Projekt und hinterlegen Sie spezifische Eigenschaften wie Felder, Status oder Automatismen, um eine einheitliche Struktur zu schaffen.
Projektkommunikation zentralisieren
In einem Projekt steht Ihnen ein eigener Nachrichtenbereich zur Verfügung, in dem projektbezogene Kommunikation gesammelt wird. Zusätzlich gibt es ein Logbuch für Meilensteine und eine eigene Übersicht für Aufgaben und Vorgänge. Nutzen Sie diese Funktion zur zentralen Dokumentation des Fortschritts.
Aufgaben und Vorgänge sinnvoll strukturieren
Sie können Aufgaben entweder direkt einem Vorgang oder unabhängig im Projekt zuordnen. Alle Aufgaben erscheinen auch im persönlichen Kanban-Board – gefiltert nach Projektbezug. Das erleichtert die Übersicht bei mehreren Projekten.
Dokumentenmanagement im Projekt nutzen
Projekte bieten einen eigenen Dokumentenbereich. Dokumente, die direkt hier abgelegt werden, stehen allen Projektmitgliedern zur Verfügung. Achten Sie darauf, dass Dokumente nicht automatisch aus Vorgängen in diesen Bereich übernommen werden – legen Sie relevante Dateien also gezielt dort ab, wo sie gebraucht werden.
Projektpostfach einrichten
Sie können eine eigene E-Mail-Adresse für das Projekt hinterlegen, um externe Kommunikation wie Angebote oder Lieferantenmails direkt dem richtigen Projekt zuzuordnen. So stellen Sie sicher, dass projektbezogene Nachrichten nicht im allgemeinen Postfach untergehen.
Zugriffsrechte und Teilnehmer zentral verwalten
Definieren Sie projektbezogene Teilnehmer. Um bei neuen Vorgängen nicht jedes Mal manuell Rechte zu vergeben, nutzen Sie Listen mit aktiver Teilnehmervererbung. Sie entscheiden pro Liste, ob Teilnehmer automatisch übernommen werden sollen – oder nicht, etwa bei sensiblen Themen wie Kostenplanung.
Vorgänge über Listen verwalten
Listen sind ein zentrales Element für die Organisation von Vorgängen innerhalb eines Projekts. Sie helfen bei der Trennung von Themenbereichen, ermöglichen strukturierte Zugriffsregelungen und bieten die Möglichkeit, Projektvorgänge gezielt nach Verantwortlichkeiten oder Inhalten zu gruppieren.
Projektstruktur mit Bedacht aufbauen
Überlegen Sie genau, ob eine Projektstruktur notwendig ist. Große, verschachtelte Strukturen lassen sich nur schwer nachträglich auflösen. Arbeiten Sie daher lieber schlank, wenn es möglich ist – und greifen Sie nur dann zur Projektstruktur, wenn der Nutzen klar überwiegt.
Ein bestehender Vorgang kann nicht ohne Weiteres in ein Projekt umgewandelt werden. Eigenschaften, Dokumente und Rechte müssten aufwendig manuell übertragen werden. Planen Sie deshalb frühzeitig, ob ein Projekt erforderlich ist – oder beenden Sie den Vorgang und starten diesen als Projekt neu. Allerdings können Vorgänge auch nachträglich einem Projekt zugeordnet werden.
Projektzugriff und Sichtbarkeit
Alle Vorgänge, auf die Sie Leserechte haben, sehen Sie auch über das Projektmenü. Die zentrale Ansicht ermöglicht einen schnellen Überblick über alle laufenden Vorgänge. Dokumente sind allerdings nur sichtbar, wenn sie gezielt freigegeben oder im Projektordner abgelegt wurden.
Projektbezogene E-Mail-Postfächer nutzen
Jedes Projekt erhält automatisch eine eigene, technische E-Mail-Adresse. Diese kann genutzt werden, um externe Kommunikation direkt ins Projekt zu lenken – unabhängig davon, ob ein Vorgangsbezug besteht.
Der Vorteil: Auch E-Mails ohne direkten Vorgangskontext landen direkt im richtigen Projekt.
Für die Kommunikation mit externen Partnern empfiehlt sich die Einrichtung eines weiterleitenden, neutral benannten Postfachs (z. B. info@projektname.de), das die Mails an die technische Projektadresse weiterleitet.
Fazit
Kleinere bis mittelgroße Vorhaben lassen sich bereits über einfache oder verschachtelte Listen organisieren – in diesen Fällen ist das Anlegen eines Projekts nicht zwingend notwendig. Für komplexere oder langfristige Vorhaben bieten Projektstrukturen allerdings einige Vorteile, insbesondere durch ihre zentrale Kommunikation, Dokumentation und Rechteverwaltung.
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