In modernen Unternehmen sind digitale Kollaborationsplattformen nicht mehr wegzudenken. Doch mit den zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten stellt sich oft die Frage: Wann nutze ich eine Information, wann eine Nachricht – und wann ist eine klassische E-Mail sinnvoll?
In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen diesen drei Kommunikationsformen innerhalb eines Vorgangssystems. Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie je nach Zielgruppe und Kontext das passende Medium wählen – effizient, transparent und strukturiert.
Information, E-Mail oder Nachricht? Der richtige Kommunikationsweg im digitalen Arbeitsalltag
Verwendung von Informationen – intern und vorgangsbezogen
Informationen sind die bevorzugte Kommunikationsform innerhalb eines Vorgangs und ersetzen oftmals die klassische E-Mail in diesem Kontext. Jede Person, die am Vorgang beteiligt ist, sieht die Information automatisch. Dies spart Zeit und reduziert redundante Nachrichten.
Wann sollte man Informationen einsetzen?
Wenn Sie interne Teammitglieder über den aktuellen Stand informieren möchten
Wenn alle Beteiligten Zugriff auf den Vorgang haben
Wenn Sie möchten, dass alle Rückfragen und Antworten transparent im Vorgang bleiben
Beispiel:
Ein Kunde hat telefonisch ein Angebot angefragt. Sie posten diese Information im Vorgang – alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt, ohne dass Sie individuelle Nachrichten oder E-Mails senden müssen.
Nachrichten – für die interne Kommunikation außerhalb des Vorgangs
Nachrichten eignen sich für den Austausch mit internen Kollegen, die nicht direkt im Vorgang eingebunden sind, aber relevantes Wissen oder Informationen beitragen können.
Wann sollte man Nachrichten einsetzen?
Wenn Sie Informationen von internen Fachabteilungen oder Experten benötigen
Wenn die kontaktierten Personen keine Vorgangsteilnehmer sind
Wenn die Antwort dennoch im Vorgang dokumentiert werden soll
Beispiel:
Sie benötigen technische Details zu einem Vertrag und fragen einen Kollegen aus der Entwicklungsabteilung, der nicht am Vorgang beteiligt ist. Die Nachricht geht direkt an ihn – seine Antwort erscheint automatisch wieder im Vorgang.
E-Mails – für die externe Kommunikation
E-Mails sind für die Kommunikation mit externen Kontakten gedacht – also Personen, die keinen Zugang zum internen System oder Vorgang haben. Sie werden aus dem Vorgang heraus versendet und sind dennoch nachvollziehbar dokumentiert.
Wann sollte man E-Mails einsetzen?
Wenn Sie mit Kunden, Lieferanten oder anderen externen Personen kommunizieren
Wenn externe Ansprechpartner über den aktuellen Stand informiert werden müssen
Wenn ein formeller Kommunikationskanal notwendig ist
Beispiel:
Nachdem alle internen Rückfragen geklärt und das Angebot erstellt wurde, senden Sie dem Kunden eine E-Mail mit dem Betreff „Wie gewünscht: Ihr Angebot“. Die Antwort des Kunden wird automatisch wieder dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Fazit
Die zielgerichtete Nutzung von Informationen, Nachrichten und E-Mails spart Zeit, sorgt für klare Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen dort landen, wo sie hingehören – im richtigen Kontext und beim richtigen Empfänger.
Indem Sie diese Kommunikationsformen bewusst einsetzen, verbessern Sie nicht nur Ihre eigene Arbeitsweise, sondern auch die Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern.
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