In vielen Unternehmen fehlt ein zentral gesteuertes System zur Bearbeitung von Kundenanfragen. E-Mails gehen verloren, werden doppelt beantwortet oder nicht nachvollziehbar weitergeleitet. Die Lösung: ein klar strukturierter Ticketprozess. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit humbee ein einfaches, aber leistungsfähiges Ticketsystem aufsetzen – inklusive automatisierter Vorgänge und strukturierter Abläufe.
Schritt für Schritt ein einfaches Ticketsystem in humbee einrichten
Anlegen eines neuen Vorgangstyps
Der Grundstein jedes Prozesses in humbee ist der Vorgang. Erstellen Sie einen neuen Vorgangstyp, z. B. „Ticketanfrage“. Benennen Sie diesen eindeutig, da alle weiteren Automatismen darauf aufbauen.
Erstellen der Grundeigenschaften
Legen Sie die wichtigsten Eigenschaften für den Ticketvorgang an:
Ticket-ID (Typ: Text mit Formel zur automatisierten Nummerierung)
Absender (Typ: Text)
Betreff (Typ: Text)
Anmerkungen (Typ: Mehrzeiliger Text)
Die Ticket-ID sollte eine eindeutige Kombination aus einem Präfix (z. B. „ID“) und einem Zähler enthalten. Verwenden Sie die Formel padleft(counter("Ticket ID"), 3, "0"), um z. B. „ID001“ zu generieren.
Automatische Beschriftung des Vorgangs
Definieren Sie eine automatische Vorgangsbeschriftung, um Tickets leichter zu finden. Nutzen Sie hierfür z. B. die Eigenschaft „Ticket-ID“ und ggf. den „Betreff“. Achten Sie auf klare, verständliche Bezeichnungen.
Anlegen des Workflows für den E-Mail-Eingang
Erstellen Sie einen Workflow mit dem Start-Ereignis „E-Mail-Eingang“. Verwenden Sie ein technisches Prozesspostfach (z. B. ticketanfrage@mail.humbee.de), auf das Sie E-Mails aus Ihrem regulären Firmenpostfach automatisch weiterleiten lassen.
Fazit
Mit diesen Schritten bauen Sie ein effizientes Ticketsystem in humbee auf. Sie stellen sicher, dass keine E-Mail mehr verloren geht, Aufgaben strukturiert zugewiesen werden und alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten.
Tipp zum Schluss: Nutzen Sie Webformulare auf Ihrer Website, um direkt strukturierte Anfragen an das technische Postfach zu senden. So sparen Sie sich die manuelle Erfassung und ermöglichen eine vollständig automatisierte Ticketanlage.
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