Wie Kanban-Boards für Transparenz und Effizienz sorgen

In Zeiten knapper Ressourcen und ständig neuer Anforderungen ist die richtige Priorisierung der Schlüssel zum unternehmerischen Erfolg. Ein Gastbeitrag von Sebastian Reimer, Geschäftsführer der Reimer Improve Management GmbH. Sebastian Reimer gehört zu den weltweit besten KAIZEN Experten. Er begleitet Unternehmen bei der Optimierung von Effizienz und Qualität durch passgenau Lean-Ansätze. Eine klare Priorisierung ist für jeden Workflow erforderlich, der über einen geringen Umfang hinausgeht. Die einzelnen Stufen in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen leuchtet sicherlich jedem sofort ein. Doch ist das Setzen von Prioritäten eine anspruchsvolle Aufgabe.

Besondere Bedeutung kommt der Priorisierung bei komplexen Prozessen mit einer höheren Anzahl von Beteiligten zu. Oft unterschätzt wird bei der Priorisierung die Bedeutung des Wortes „klar“. „Klar“ heißt hier nicht nur, dass jemand meint, es sei alles klar. Es muss auch für jeden Mitarbeiter „klar“, also transparent und nachvollziehbar sein, wo die Prioritäten sind und wie weit die einzelnen Schritte gediehen sind.

Kanban-Board – elektronisch oder analog

Es gibt Whiteboards mit selbstgemalten Spalten und Zetteln oder vorbereitete Boards mit darauf abgestimmten Hilfsmitteln. Inzwischen werden jedoch auch computergestützte Visualisierungen angeboten (Kanban Tool). Im Sinne einer Übersicht, die für jeden Beteiligten gut sichtbar aufgestellt ist, ist die Darstellung auf einer Tafel oder mehreren Tafeln vorzuziehen. Hier informiert sich jeder im Vorbeigehen über die Fortschritte, hier entstehen immer wieder persönliche Kontakte, in denen spontan gute Lösungen gefunden werden.
Allerdings spielt die elektronische Form ihre Vorzüge aus, je komplexer die Prozesse sind. Auch wenn die Beteiligten räumlich weit verstreut sind, ist die aktuelle Darstellung auf jedem Rechner von großem Vorteil.

Visualisierung mit wenigen Regeln

Die Themen in jeder Spalte sind von oben nach Priorität sortiert. Dabei steht das wichtigsten Thema oben. Alle darunter liegenden sind mit niedrigerer Priorität eingeordnet. Ist ein Prozessschritt erledigt, wandert die entsprechende Karte eine Spalte weiter nach rechts. An der Reihenfolge der Themen in den Spalten ist somit jederzeit der aktuelle Arbeitsfortschritt abzulesen.

Ausgegangen wird immer von einer Einstiegsspalte, die eine Anforderung, einen Rückstand oder Ähnliches als Auslöser beinhaltet. Die weiteren Spalten richten sich dann nach den konkreten Funktionen im Team und Anforderungen, die am Ende erfüllt sein müssen.

Wartespalten sind unverzichtbar

Dabei ergeben sich jeweils Wartespalten, die zur Erfüllung der Aufgabe beachtet werden müssen. Das können beispielsweise ausstehende Genehmigungen sein: Diese Spalte ist vorgesehen, wenn die weitere Bearbeitung von Genehmigungen anderer Bereiche abhängig ist. Zusätzliche Kosten und ausstehenden Zahlungen sind Beispiele für solche Genehmigungsschritte.

Ein weiteres Beispiel sind ausstehende Überprüfungen: Die Qualitätssicherung ist bei jedem Projekt unerlässlicher Bestandteil. Daher ist diese Spalte relevant für den Erfolg jedes Arbeitsvorgangs. Die Rückmeldung über die Annahme bisheriger Arbeitsschritte ist die Voraussetzung für die weitere Bearbeitung, sei es beim Design eines Produktes oder der Bestimmung der Inhalte. Wenn im Rahmen von Partnerschaften oder Zulieferung externer Partner die erforderliche Erledigung aussteht, können die eigenen weiteren Schritte erst in der Folge angegangen werden. Hier wird dann ebenfalls eine entsprechende Wartespalte eingefügt „Ausstehen externen Inputs“.

Kanban und das Pull-Prinzip

Kennzeichnend für die Kanban-Philosophie ist das Pull-Prinzip. Wird ein Element von der vorletzten rechten Spalte in die ganz Rechte Spalte verschoben, entsteht ein freier Platz in der vorletzten Spalte. Nun „zieht“ diese Spalte ein Element aus der links von ihr stehenden Spalte. Der dort frei werdende Platz wird widerum mit einer Karte von links gefüllt. Auf diese Weise wird das ganz System vom Output her gesteuert. Ganz wie bei Kanban Systemen in der Fertigung, werden so Anhäufungen von „Zwischenprodukten“ vermieden.

Kanban Board richtig eingesetzt sorgen für Tranzparenz und Effizienz. Zielgerichtet und richtig priorisiert werden die Ressourcen eines Teams optimal eingesetzt. Dabei ist die Kanban Methode leichtgewichtig und schnell eingeführt. Durch digitale Kanban-Boards profitieren auch Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Mit Dank an Jeff Lasovski, den Urheber des Beitragsbildes, welches wir unverändert übernommen haben. Link zur Lizenz.