Dokumentenmanagement-Software zu vergleichen, kann sich anfühlen wie der Blick in ein volles Aktenregal: viele bunte Ordner, wenig Orientierung. Alle versprechen digitale Ablage, GoBD-Konformität und mehr Effizienz – aber welche Lösung passt wirklich zu Ihren Prozessen?
Genau hier setzt diese Seite an. Statt Feature-Bingo bekommen Sie eine klare Entscheidungshilfe:
Zuerst finden Sie in wenigen Fragen heraus, was Sie wirklich brauchen – und erst danach sehen Sie die passenden Vergleiche zu humbee und den relevanten Alternativen.
DMS-Bedarfs-Check
Ermitteln Sie Ihren digitalen Reifegrad nach humbee-Standard.
Unser Vergleich: humbee zu anderen Lösungen
humbee im Vergleich: Warum sich Unternehmen für vorgangsbasiertes Arbeiten entscheiden
Sie evaluieren gerade Dokumentenmanagement-Software und stoßen dabei auf immer dieselben Namen: DocuWare, Amagno, ecoDMS. Alle versprechen digitale Ablage, alle werben mit GoBD-Konformität. Aber mal ehrlich: reicht ein digitales Archiv heute noch aus?
Wir bei humbee glauben: Nein. Und genau deshalb haben wir etwas anderes entwickelt.
Dieser Artikel zeigt, wie sich humbee von klassischen DMS-Lösungen unterscheidet. Ehrlich, ohne Buzzwords, mit klarem Fokus auf das, was in Ihrem Arbeitsalltag wirklich zählt.
Was klassische DMS-Software kann – und wo sie an ihre Grenzen stößt
Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme funktionieren nach demselben Prinzip: Dokumente hochladen, verschlagworten, ablegen, wiederfinden. Das ist praktisch, wenn Sie nur ein Archiv brauchen. Aber Ihre Arbeit besteht aus mehr als Ablage.
Ein typischer Vorgang in Ihrem Unternehmen sieht so aus:
- Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail
- Sie erstellen ein Angebot in Word
- Das Angebot geht raus, die E-Mail landet in Outlook
- Nach Freigabe wird das Dokument ins DMS verschoben
- Die zugehörige Aufgabe liegt in Asana oder Teams
- Die Rechnung entsteht später im ERP
Ergebnis: Fünf verschiedene Orte. Keine Verbindung, kein Kontext.
Klassische DMS-Lösungen wie DocuWare oder ecoDMS sind stark in der Archivierung, aber sie verstehen Ihren Geschäftsprozess nicht. Sie speichern Dokumente, aber nicht die Geschichte dahinter.
humbee: Das Betriebssystem für Ihre Geschäftsprozesse
humbee verfolgt einen anderen Ansatz. Wir haben von Anfang an eine Plattform für Vorgangsbearbeitung entwickelt, nicht nur für Dokumentenablage.
Was heißt das konkret?
Bei humbee ist jeder Vorgang – ob Kundenanfrage, Projekt oder Ticketbearbeitung – der zentrale Bezugspunkt. Alle E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Notizen zu diesem Vorgang laufen an einem Ort zusammen. Sie sehen auf einen Blick:
- Wer gerade woran arbeitet
- Welche Dokumente zum Vorgang gehören
- Was der aktuelle Status ist
- Wann die nächste Deadline ansteht
Keine Suche über drei Tools. Keine Unsicherheit, ob Sie die richtige Version haben. Nur noch: Finden, bearbeiten, abhaken.
Der Unterschied in der Praxis: Vier Szenarien
Sie sind Geschäftsführer und möchten Überblick ohne Mikromanagement
Ihr Team bearbeitet täglich dutzende Vorgänge. Bei einem klassischen DMS müssen Sie in mehreren Tools nachsehen: Ist das Angebot fertig? Wo steht das Projekt? Wurde die Rechnung verschickt?
Mit humbee: Sie öffnen Ihre Vorgangsübersicht und finden dort alle laufenden Prozesse, farblich nach Status sortiert. Ein Klick und Sie wissen Bescheid. Keine Nachfragen nötig, kein Durchsuchen von E-Mail-Verläufen.
Sie sind IT-Leiter und brauchen Integrationen, keine Insellösungen
Sie wissen: Software muss sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügen. DATEV-Schnittstellen, Microsoft 365, oder andere ERP Systeme.
Mit humbee: Native Microsoft 365-Integration, REST-API für individuelle Schnittstellen, DATEV-Anbindung für Steuerberater. Sie migrieren Daten aus Legacy-Systemen, definieren Workflows und gehen nach 2–3 Tagen live, nicht nach einigen Monaten oder Jahren.
Sie sind Steuerberater oder in der Buchhaltung und arbeiten mandantenorientiert
Ihre Mandanten schicken Belege per Mail, Post, manchmal WhatsApp. Jeder Beleg braucht eine Zuordnung, jede Rückfrage muss nachvollziehbar sein. Ihr DMS speichert Dokumente, aber wo ist die E-Mail von letzter Woche?
Mit humbee: Jeder Mandant ist ein Vorgang. Alle Dokumente, E-Mails und Fristen an einem Ort. Sie öffnen z. B. den Mandanten Müller GmbH und sehen sofort die gesamte Korrespondenz, alle Jahresabschlüsse, alle offenen To-dos. Keine parallele E-Mail-Suche.
Sie sind Compliance-Verantwortliche/r und müssen Nachweispflichten erfüllen
GoBD, DSGVO, Aufbewahrungsfristen: Sie brauchen mehr als ein Archiv. Sie brauchen Revisionssicherheit, Zugriffsprotokolle und Löschkonzepte.
Mit humbee: Vollständige Audit-Trails, automatische Versionierung, Rechteverwaltung auf Vorgangsebene. Made in Germany, Server in Deutschland, DSGVO-konform by Design. Sie zeigen dem einen Vorgang; er sieht jede Änderung, jeden Zugriff, jede Aktion.
Warum Unternehmen von klassischen DMS zu humbee wechseln
Wir haben mit hunderten Unternehmen gesprochen, die vorher DocuWare, Amagno oder ecoDMS genutzt haben. Die häufigsten Gründe für den Wechsel:
- Kontextverlust: „Wir hatten die Dokumente, aber nie die ganze Geschichte.“
- Medienbrüche: „Erst im DMS, dann in Outlook, dann in Trello. Das war anstrengend.“
- Mangelnde Transparenz: „Niemand wusste, wer gerade woran arbeitet.“
- Komplexität: „Setup dauerte Monate, Anpassungen waren teuer.“
- Fehlende Mobilität: „Unterwegs auf DMS zugreifen? Kompliziert.“
humbee löst diese Probleme nicht mit mehr Features, sondern durch eine grundsätzlich andere Architektur. Vorgänge statt Ordner, Prozesse statt Ablage.
Ehrlichkeit zuerst: Wann humbee nicht passt
Wir möchten auch nicht verschweigen, wann humbee nicht die richtige Wahl ist:
- Sie brauchen nur ein Archiv: Wenn Sie wirklich nur Dokumente ablegen möchten – ohne Workflows, ohne Team-Collaboration –, reicht ein klassisches DMS wie ecoDMS.
- Sie wollen On-Premise: humbee ist Cloud-only. Wenn Sie aus Prinzip keine Cloud-Lösung nutzen möchten, könnte Windream oder ecoDMS eine gute Wahl sein.
Das ist der Unterschied zwischen Verkaufen und Beraten. Wir möchten, dass Sie die richtige Lösung finden. Auch, wenn das mal nicht humbee ist.
Der nächste Schritt: Finden Sie heraus, ob humbee zu Ihnen passt
Sie evaluieren Software nicht nach Checklisten. Sie evaluieren nach Ihrem realen Arbeitsalltag. Deshalb bieten wir keine Standard-Demo an. Wir zeigen Ihnen humbee anhand Ihrer Prozesse:
Kostenloses Beratungsgespräch (30 Minuten):
- Sie erzählen uns, wie Sie heute arbeiten
- Wir zeigen Ihnen, wie humbee Ihre konkreten Herausforderungen löst
- Sie sehen echte Vorgänge, keine Marketing-Slides
- Sie stellen alle Fragen, auch die kritischen
Was Sie danach wissen:
- Ob vorgangsbasiertes Arbeiten zu Ihrem Team passt
- Wie die Migration aussehen würde
- Was die Einführung kostet. Transparent, ohne versteckte Lizenzmodelle
- Welche Zeitersparnis realistisch ist (wir rechnen das gemeinsam durch)
Kein Verkaufsdruck, kein automatisches Follow-up. Nur ehrliche Antworten auf Ihre Fragen.
Zusammenfassung
Klassische DMS-Lösungen sind stark in der Archivierung. humbee ist stark in der Vorgangsbearbeitung. Wenn Sie mehr wollen als ein digitales Aktenregal – wenn Sie möchten, dass Ihre Software Ihre Prozesse versteht – lohnt sich ein Gespräch.
Arbeit, die sich leicht anfühlt, das ist unser Versprechen. Finden Sie heraus, ob wir es einlösen können.