Tipps für die rechtssichere Online Archivierung

Die zunehmende Digitalisierung beeinflusst viele Geschäftsbereiche, unter anderem auch die Archivierung. Sie erfolgt bereits in vielen Unternehmen elektronisch, aber was genau bedeutet rechtssichere Online Archivierung? Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht darunter die „dauerhafte und unveränderte Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. Unter Archivierung im Allgemeinen versteht man die Aufbewahrung von Daten, die nicht mehr regelmäßig gebraucht werden. Das Wort stammt aus dem Griechischen „archeion“, das ein Amts- und Regierungsgebäude bezeichnete. Egal ob es sich um elektronische oder traditionelle Archivierung in Aktenschränken handelt, sie ist ein fixer Bestandteil des Firmenlebens. Immerhin schreiben das Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257) und die Abgabenordnung (§ 147) vor, dass kaufmännische Dokumente unterschiedlich lange verwahrt werden müssen. Bei Buchungsbelegen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Bilanzen zum Beispiel beträgt die Frist 10 Jahre. Sechs Jahre müssen Unternehmen Handelsbriefe archivieren, selbst wenn sie per E-mail verschickt wurden.

Physische Archivierung vs. Online Archivierung

In großen Unternehmen brauchte man in der Vergangenheit ganze Räume um den gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung zu entsprechen. Das ist nicht mehr notwendig, wenn auf eine Online Archivierung umgestellt wird. Eine Archivierung in Papierform schafft nicht nur Platzprobleme, sie kostet auch Geld. Um die Dokumente so einzuordnen, dass sie später einmal gefunden werden können muss mitunter eigenes Personal angestellt werden. Darüber hinaus fallen Kosten für Schränke, Ordner und Regale an. Nicht zu vergessen der Aufwand, den das regelmäßige Aussortieren und die Vernichtung von Daten nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist mit sich bringt. Revisionssichere Archivierung in der Cloud bietet eine große Zeitersparnis.

Wer auf eine einfache elektronische Archivierung Software umsteigt, schafft ein übersichtliches System und spart außerdem Zeit und Geld. Anstatt in großen Aktenschränken, die ganze Räume einnehmen, werden die Dokumente in Zukunft in einer revisionssicheren Cloud Archivierungs-Lösung gespeichert. Wichtig ist, sich vor dem Umstieg mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen einer Online Archivierung auseinanderzusetzen.

Grundsätze einzuhalten ist wichtig

Wichtig ist, dass eine elektronische Archivierung die Grundsätze der GoBD einhält. Unter diesem Kürzel verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015 und geben bindende Richtlinien vor. Dazu zählt, das jede Buchung nachvollziehbar sein muss. Deshalb müssen im Falle einer Prüfung entsprechende Belege vorgelegt werden können.

Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass Dokumente lückenlos aufbewahrt werden müssen. Jeder Beleg muss eine Nummer, das Datum, (bei Waren) die Menge und den Betrag sowie Empfänger und Absender enthalten. Bei einer traditionellen Papierarchivierung kann dieser Punkt heikel sein: Immerhin müssen bei großen Unternehmen tausende Rechnungen, Belege und andere Unterlagen aufbewahrt und rasch wieder gefunden werden können. Auch der Punkt „Zeitnah“ ist in der GoBD verankert. Darunter ist zu verstehen, dass Belege bald nach dem Eintreffen gebucht werden müssen. Hier gibt die GoBD konkret eine Frist von maximal 10 Tagen vor. Bei der digitalen Archivierung bedeutet das, die Dokumente künftig nicht zu lochen und in Ordnern abzulegen, sondern einzuscannen und in einem virtuellen Archiv abzulegen sind. Dabei spricht man im Fachjargon von „ersetzendem Scannen“.

Strukturierte Ablage – wichtig für eventuelle Prüfungen

Eine entscheidende Rolle spielt sowohl in einem Papier- als auch in einem Online Archiv die Ordnung: Immerhin müssen im Fallen einer Kontrolle von einem Steuerberater oder Betriebsprüfer angeforderte Unterlagen zeitnah gefunden werden. Daher empfiehlt sich eine strukturierte Ablage. So macht z.B. die Sortierung nach Datum, Empfänger oder einem bestimmten Geschäftsbereich macht Sinn. Idealerweise werden Belege vorgangsbezogen archiviert. Immerhin muss das System auch für Außenstehende gut nachvollziehbar sein. Doch auf für betriebsinterne Prozesse ist Übersichtlichkeit oberstes Gebot: In einem klar strukturierten virtuellen Ablagesystem finden sich auch neue Mitarbeiter schnell zurecht. Ein weiteres Kriterium, das eine moderne Archivierungssoftware erfüllen muss, ist die Revisionssicherheit. Vereinfacht gesagt bedeutet das, Dokumente so aufzubewahren, dass sie nicht manipulierbar sind. Jede Art der Veränderung oder ein Löschen von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird durch ein innovatives Datenmangementsystem (DMS) verhindert. Sollten Änderungen vorgenommen werden, so ist eine Dokumentation der Veränderungen zwingend notwendig.

Eine rechtssichere Archivierung von Unterlagen in elektronischer Form bieten heute einige IT-Unternehmen an. Doch viele davon haben nur standardisierte Software im Programm, die nicht auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden kann. Das verursacht einige Probleme, denn immerhin laufen Prozesse in nahezu jeder Firma anders ab. Bei der Investition in ein Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem ist Flexibilität besonders wichtig. Immerhin sind die Geschäftsführer verantwortlich für eine klare und unveränderte Dokumentation.

Fazit

Mit einer leistungsstarken Lösung wie humbee ist die Implementierung einer digitalen Archivierung schnell und einfach möglich. Es fallen weder lange Zeiten für die Implementierung an, noch braucht man ein IT-Team, um das Programm einzuführen. Da mit humbee ein DMS für die Archivierung in der Cloud bereit steht ist die Umsetzung einfach. Eine Investition in Hard- und Software ist nicht erforderlich, die Einführungszeit ist kurz und die moderne Nutzeroberfläche macht die Einführung leicht und führt zu einer hohen Akezptanz bei den Nutzern. Was steckt in humbee – erfahren Sie hier mehr.