Papier digital archivieren – Ein Erfahrungsbericht mit erstaunlichem Ergebnis

Rein digitales Arbeiten ist effizient und ermöglicht Teams ortsunabhängig zu arbeiten. Die Digitalisierung von Papier ist jedoch ein größeres Projekt und mit hohen Kosten verbunden. Wir bei humbee versetzen unsere Kunden in die Lage, ihre Kernprozesse effizienter abzuwickeln, natürlich mit humbee und natürlich papierlos. Aber wie ergeht es uns selbst, wenn es um das Thema digitales Arbeiten geht?

Digital von Anfang an

Es ist schon klar, dass wir als Überzeugungstäter von Anfang an mit humbee gearbeitet haben: unsere Entwicklungspunkte werden mit humbee erfasst, priorisiert und bis zur Freigabe transparent verfolgt. Auch unsere Akquise erledigen wir mit humbee. Hier haben wir einen speziellen Vorgangstyp „Lead“ definiert, der uns bei der Kundengewinnung optimal unterstützt. Die Realisierung unserer Aufträge erfolgt selbstverständlich ebenfalls mit humbee. Klar, denn Aufträge sind Vorgänge, die sich nur durch Eigenschaften und ihr Statusmodell von anderen Vorgängen unterscheiden.

Dieser Teil unserer täglichen Arbeit musste im Prinzip gar nicht digitalisiert werden, da ja von Anfang an alle Informationen in digitaler Form vorlagen: Angebote werden digital erstellt und per Mail versendet. Bei Auftragsbestätigungen und Rechnungen ist es ebenso. Genauso erledigen wir die gesamte Kommunikation mit unseren Kunden bei der Einführung von humbee digital. Auch telefonische Absprachen werden vorgangsbezogen in humbee erfasst.

Aber …

Aber was passiert, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen oder eine Firmenkreditkarte beantragen? Ganz richtig: Sie müssen Formulare unterschreiben und erhalten Kopien als Papierdokument. Natürlich bekommen Sie auch von Krankenkassen, dem Finanzamt und dem Registergericht Informationen in Papierform. Für unsere Kunden erstellen wir Vereinbarungen zu Auftragsdatenverarbeitung und mit unseren Partnern schließen wir Verträge in Papierform. Dokumente werden dazu hin- und her geschickt bis die von beiden Parteien unterzeichneten Verträge in Papierform vorliegen. Wir legen unser Exemplar einfach in einen Ordner. Auch das Lastschriftmandat, das uns unsere Kunden gelegentlich unterschreiben, legen wir in Papierform ab. Warum tun wir das?

Papier abzulegen geht schneller, als es zu digitalisieren

Ganz einfach: weil knicken, lochen und abheften ein einfacher und extrem schneller Vorgang ist. Ich will mich doch wieder um Akquisen, Kunden und Projekte kümmern, oder? Was quält es mich da, ob Dokumente, die ich nur sehr selten benötige, in Papierform aufbewahrt sind. Ich denke, dieses Verfahren ist völlig legitim, ganz einfach weil es tatsächlich effizient ist.

Zeiten ändern sich und Unternehmen wachsen

Nachdem wir nun weitere Mitarbeiter eingestellt haben und immer mehr Kunden gewinnen, ändert sich das Bild. Die Papiermenge steigt und plötzlich muss von anderen Standorten auf das abgelegte Papier zugegriffen werden. Spätestens jetzt ist es Zeit, die Abläufe zu hinterfragen. Für mich war klar, dass Knicken, Lochen und Abheften keine Zukunft mehr haben. Also beschloss ich den vergangen Freitagnachmittag zu nutzen, unser Papier zu digitalisieren und strukturiert und rechtssicher abzulegen.

Die Schritte zu einem digitalen Dokumentenarchiv

Als erstes warf ich einen Blick in die Ordner und verschaffte mir einen Überblick über die Dokumente. Es gab Verträge, die bereits genannten Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung, Bankunterlagen und etlichen Dokumente von Krankenkassen, dem Finanzamt und z.B. der Berufsgenossenschaft. Zunächst habe ich mich über Kunden- und Partnerdokumente hergemacht. Ich habe Vorgänge vom Typ Kundenstammdaten, Partnerstammdaten und Lieferantenstammdaten definiert. Weiterhin habe ich 6 Dokumentarten und die dazu passenden Aufbewahrungsfristen eingestellt. Da ich mich mit humbee natürlich bestens auskenne, hat diese Vorarbeit gerade einmal 15 Minuten gedauert.

Nun beginnt die manuelle Arbeit: Dokumente aus dem Ordner nehmen, gff. entklammern und scannen. Ich habe im Büro ein Multifunktionsgerät mit einem automatischen Vorlageneinzug. Auf diese Weise waren auch mehrseitige Dokumente zügig verarbeitet. Als nächstes habe ich in humbee die passenden Vorgänge angelegt, die Kunden- bzw. Partner zugeordnet und dann die Dokumente per Drag & Drop hineingezogen. Nun brauchte ich nur noch jeweils den Dokumentyp auswählen. Die Aufbewahrungsfrist hat humbee für mich ermittelt.

Fertig! Die Dokumente sind digitalisiert und kunden- bzw. partner bzw. lieferantenbezogen strukturiert abgelegt. Dank der leistungsstarken Such- und Vorschaufunktion von humbee haben nun alle Kollegen Zugriff auf die Dokumente – ortsunabhängig von jedem Endgerät. Trotz wachsender Organisation ist nun weiterhin jeder perfekt informiert und kann so weiter besten Service leisten.

Lessons learned: Digital an einem Freitagnachmittag

• Lektion 1: papiergebunden zu arbeiten ist nicht per se böse. In einer kleinen Organisation und bei Dokumenten, auf die man selten zugreift, ist es oft die Methode der Wahl.
• Lektion 2: sobald Mitarbeiter auch von unterwegs oder aus dem Home-Office agieren, profitieren sie von digitalisiertem Papier. Der Nutzen überwiegt schlicht die Kosten.
• Lektion 3: ein rein manueller Scan- und Ablageprozess kann einfach und effizient gestaltet werden. Steigen die zu digitalisierenden Mengen, können leistungstarke Scan- und Klassifizierungslösungen hinzugefügt werden.
• Lektion 4: humbee hat sich bewährt. Trotz leistungsstarkem Backend ermöglicht die einfache Oberfläche, Strukturen schnell zu definieren. Iterativ werden wir diese Strukturen künftig sicher anpassen – jedoch erst, wenn der Bedarf dafür vorhanden ist.
• Lektion 5: ich bin dann doch nicht ganz fertig geworden ;-). Ein Ordner ist noch übrig, den werde ich in der nächsten Woche digitialisieren.