humbee Vorgangsbearbeitung & DMS
Vorgangsbearbeitung, die Ihren gesamten Prozess in einem Ort bündelt
Schluss mit verstreuten E-Mails, Ordnerstrukturen und Aufgabenlisten in verschiedenen Tools. Mit humbee läuft alles, vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss, in einem einzigen, transparenten Vorgang zusammen.
Was ist ein Vorgang? Das Herzstück von humbee!
Ein Vorgang in humbee ist mehr als eine Akte oder ein Ticket. Er ist der digitale Lebensraum eines Prozesses: E-Mails, Dokumente, Aufgaben, Notizen und Kommunikation wachsen organisch zusammen. Jeder Beteiligte sieht denselben Stand – ohne Rückfragen, ohne Informationsverlust, ohne Tool-Switching.
So läuft ein Vorgang in humbee – von Anfang bis Ende.
Alles landet automatisch am richtigen Ort.
Eingehende E-Mails, Formulare oder Dokumente werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Kein manuelles Einsortieren, kein Suchen im Postfach.
Ihr Team arbeitet im selben Kontext.
Aufgaben werden direkt im Vorgang vergeben. Kommentare, Notizen und Freigaben bleiben am Vorgang haften – für jeden Beteiligten transparent und nachvollziehbar.
Workflows, die sich selbst steuern.
Definieren Sie einmal, was nach welchem Schritt passiert. humbee erinnert, benachrichtigt und leitet automatisch weiter – ohne manuelle Koordination.
Erledigt, archiviert, revisionssicher.
Abgeschlossene Vorgänge werden GoBD-konform archiviert. Mit einem Klick ist der vollständige Verlauf – inklusive aller Dokumente und Kommunikation – jederzeit abrufbar.
Vorgangsbearbeitung für jede Branche und jeden Prozess
Ob Kundenauftrag, Schadensfall oder Personalakte, mit humbee behalten Sie jeden Prozess vollständig im Blick.
Vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung – in einem Vorgang
Kundenaufträge scheitern selten am Können – sondern an der Koordination. Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot wird in Word erstellt, der Auftrag landet im ERP und die Kommunikation mit dem Kunden verteilt sich auf drei verschiedene Postfächer. Irgendwo dazwischen geht der Überblick verloren.
Mit der humbee Vorgangsbearbeitung läuft der gesamte Kundenauftrag an einem Ort zusammen:
- Anfrage eingehend: E-Mails werden automatisch dem richtigen Kundenvorgang zugeordnet.
- Angebot erstellen: Direkt aus dem Vorgang heraus, mit integrierter Preislogik und Dokumentenablage.
- Freigabe & Beauftragung: Interne Genehmigungen werden per Klick eingeholt – kein Ausdrucken, kein Weiterleiten.
- Lieferung & Abschluss: Alle Belege, Lieferscheine und Korrespondenz bleiben am Vorgang haften.
- Rechnung & Archivierung: Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem und GoBD-konforme Archivierung in einem Schritt.
Ergebnis: Ihr Team ist jederzeit auskunftsfähig. Kein Suchen im Postfach, kein Nachfragen beim Kollegen, kein Informationsverlust bei Vertretung oder Urlaub.
Schadensfälle strukturiert bearbeiten, von der Meldung bis zum rechtssicheren Abschluss
Ein Schadensfall erfordert schnelles Handeln, lückenlose Dokumentation und klare Zuständigkeiten – genau dann, wenn der Druck am größten ist. Wer in diesem Moment zwischen E-Mails, Papierdokumenten und Telefonaten koordinieren muss, riskiert Fehler, Verzögerungen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.
Die humbee Vorgangsbearbeitung gibt Ihnen die Struktur, die Sie in kritischen Situationen brauchen:
- Schadensmeldung erfassen: Per Formular, E-Mail oder direktem Upload – alles landet automatisch im Schadensfall-Vorgang.
- Dokumentation & Beweissicherung: Fotos, Gutachten, Schriftverkehr und Kostenvoranschläge werden revisionssicher am Vorgang abgelegt.
- Interne Freigaben: Schadenssummen, Kulanzentscheidungen oder Reparaturaufträge werden direkt im Vorgang digital genehmigt.
- Kommunikation bündeln: Alle E-Mails mit Versicherung, Sachverständigen und Kunden bleiben in einem einzigen Thread am Vorgang sichtbar.
- Abschluss & Archivierung: Der vollständige Schadensfall-Verlauf ist GoBD-konform archiviert und bei Bedarf innerhalb von Sekunden abrufbar.
Ergebnis: Kürzere Bearbeitungszeiten, volle Transparenz für alle Beteiligten und eine rechtssichere Dokumentation, die im Ernstfall standhält.
Eingangsrechnungen digital verarbeiten, vom Beleg bis zur GoBD-konformen Buchung
Eingangsrechnungen sind ein klassischer Prozess-Engpass. Der Beleg kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, durch das Büro weitergereicht, irgendwo gegengezeichnet und landet schließlich – hoffentlich – in der richtigen Ablage. Skontofristen werden versäumt, Rechnungen gehen verloren und die Buchhaltung wartet.
Mit humbee wird die digitale Rechnungsverarbeitung zum reibungslosen Workflow:
- Automatischer Rechnungseingang: Eingehende Belege per E-Mail oder Scan werden per KI-Beleglesung automatisch ausgelesen und einem Vorgang zugeordnet.
- Prüfung & sachliche Freigabe: Der zuständige Sachbearbeiter prüft den Beleg direkt im Vorgang – ohne Ausdrucken, ohne physisches Weiterreichen.
- Mehrstufige Genehmigungen: Bei größeren Beträgen können automatisch weitere Freigeber (z. B. Abteilungsleitung oder Beirat) benachrichtigt werden.
- Übergabe ans ERP: Nach abgeschlossener Freigabe werden die Buchungsdaten nahtlos an Ihr Buchhaltungssystem (DATEV, Lexware, SAP) übergeben.
- Revisionssichere Archivierung: Original-Beleg und vollständiger Freigabeverlauf werden GoBD-konform und unveränderbar archiviert.
Ergebnis: Bis zu 80% schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsfreigabe, keine versäumten Skontofristen mehr und eine lückenlose Prüfspur für den Jahresabschluss.
Digitale Personalvorgänge – DSGVO-konform, vollständig und sicher.
Personalvorgänge gehören zu den sensibelsten Prozessen im Unternehmen. Bewerbungen, Arbeitsverträge, Onboarding-Unterlagen, Krankmeldungen und Zeugnisse – all das muss vollständig dokumentiert, sicher aufbewahrt und streng kontrolliert zugänglich sein. Wer das mit Ordnern, E-Mails und Excel-Listen organisiert, riskiert DSGVO-Verstöße und Informationslücken.
humbee schafft die strukturierte Grundlage für modernes HR-Dokumentenmanagement:
- Bewerbermanagement: Alle Bewerbungsunterlagen werden in einem Vorgang gebündelt. Kommentare, Gesprächsnotizen und Statusänderungen sind für HR und Führungskräfte transparent nachvollziehbar.
- Onboarding-Workflow: Sobald ein Kandidat zugesagt hat, startet automatisch ein Onboarding-Vorgang: Vertrag versenden, Unterschrift digital einholen, IT-Zugang beantragen – alles als definierter Prozess.
- Digitale Personalakte: Alle Dokumente eines Mitarbeiters (Verträge, Zeugnisse, Weiterbildungen, Abmahnungen) sind revisionssicher in der digitalen Personalakte abgelegt.
- Striktes Berechtigungskonzept: Nur wer explizit berechtigt ist, sieht sensible Personaldaten. Kollegen aus der Buchhaltung sehen keine HR-Akten – und umgekehrt.
- DSGVO-konforme Löschfristen: Humbee erinnert Sie automatisch an ablaufende Aufbewahrungsfristen und unterstützt die fristgerechte, dokumentierte Löschung.
Ergebnis: Vollständige, DSGVO-konforme Personalakten, die jeder Betriebsprüfung standhalten – und ein Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an begeistert.
Vorgangsbearbeitung, die sich selbst steuert
Wiederkehrende Aufgaben, Benachrichtigungen und Weiterleitungen müssen nicht manuell angestoßen werden. Mit den integrierten Workflow-Regeln von humbee definieren Sie einmal, was wann passieren soll und humbee erledigt den Rest automatisch. Das spart nicht nur Zeit, es verhindert auch Fehler, die entstehen, wenn Menschen dieselbe Routine zum hundertsten Mal ausführen.
⚡ Wenn
Ein neues Dokument im Vorgang „Eingangsrechnung” eingeht
✅ Dann
Ein neues Dokument im Vorgang „Eingangsrechnung“ eingeht
⚡ Wenn
Die Freigabe im Vorgang „Kundenauftrag” erteilt wird
✅ Dann
- Vorgang wechselt automatisch in Status in „Bearbeit“
- Aufgabe „Auftragsbestätigung versenden“ wird erstellt
- Kunde erhält automatische Bestätigungs-E-Mail
⚡ Wenn
Eine Aufgabe im Vorgang seit 5 Tagen offen ist UND kein Bearbeiter zugewiesen wurde
✅ Dann
- Vorgang wird als „Eskalation“ markiert
- Teamleiter [Name] wird automatisch benachrichtigt
- Vorgang erscheint rot markiert in der Übersicht
Spedition Henk International GmbH
PRÄZI FLACHSTAHL AG
Individuelle Prozesse auf Basis von Vorgängen
Ihre Vorteile mit digitaler Vorgangsbearbeitung – Zeit sparen, Prozesse optimieren
Die elektronische Vorgangsbearbeitung mit humbee bringt spürbare Verbesserungen in Ihren Arbeitsalltag:
Digitale Vorgangsbearbeitung konkret
Kennen Sie eine so vielfältig einsetzbare Software?
- Kundenakquise und -betreuung
- Anfrage- und Auftragsbearbeitung
- Entwicklung von Maschinen
- Personalakten und Bewerbungsprozesse, mit Löschkonzepten
- Fahrzeugakten
- Immobilienverwaltung
- rechtssicheres Reporting mit und zu Behörden
- u.v.m.
humbee vs. traditionelle DMS – Warum wir unkomplizierter sind
Viele Dokumentenmanagement-Systeme werden gerne als Vorgangsbearbeitungssysteme beworben, bieten aber häuftig nur eine dokumentenzentrierte Architektur. Prozesse und Vorgänge lasen sich so jedoch nur schwer abbilden. Am ehesten können DMS Systeme noch die sogenannte elektronische Akte oder eAkte abbilden.
humbee geht einen anderen Weg: Der Vorgang steht im Mittelpunkt – und alle Funktionen sind darauf ausgerichtet. Dokumente sind ein Teil davon, nicht das ganze System.
Das reduziert:
- die Komplexität für Ihre Teams
- den Pflegeaufwand für Ihre IT
- und die Kosten für zusätzliche Software
Die mit vielen Preisen für Innovation ausgezeichnete Software humbee stellt den Vorgang konsequent ins Zentrum der täglichen Arbeit. DMS, CRM, Collaboration Plattform und alle wichtigen Werkzeuge sind integriert und dienen der Vorgangsbearbeitung.
Künstliche Intelligenz, die wirklich weiterhilft
Der humbee Copilot als intelligente Unterstützung im Arbeitsalltag
Künstliche Intelligenz (KI) ist in der modernen Arbeitswelt allgegenwärtig – doch ihr Einsatz sollte gezielt und sinnvoll erfolgen. Mit dem Copilot nutzt humbee KI genau dort, wo sie im Arbeitsalltag wirklich hilft: für mehr Übersicht, weniger Aufwand und bessere Entscheidungen.
Gerade bei komplexen oder langen Vorgängen hilft der Copilot, die Informationsflut zu bändigen und so immer und überall den Überblick zu behalten:
- Automatische Durchsuchung von Dokumenten: Ob Rechnung, Vertrag oder digitale Akte – humbee verliert auch bei einer Vielzahl ähnlicher Dokumente nicht den Überblick.
- Integrierter Chatbot als Assistenzsystem: Der smarte Chatbot hilft direkt im System weiter. Ob Fragen zur Bedienung, die Suche nach Informationen oder zur nächsten Aktion im Vorgang – er ist rund um die Uhr verfügbar und lernt ständig dazu.
- Verfahrens- und Handlungsanweisungen: Basierend auf freigegebenen Dokumenten mit Verfahrensanweisungen gibt der Copilot gezielte Empfehlungen. Er versteht individuelle Anfragen und Problemstellungen und leitet daraus konkrete Handlungsanweisungen ab – für mehr Sicherheit und Konsistenz im Arbeitsablauf.
- Unterstützung bei der Formelerstellung: Mit Formeln lassen sich Prozesse in humbee effizient automatisieren. Der Copilot unterstützt die Erstellung dieser Formeln und passt sie an Ihre spezifischen Anforderungen an – auch ohne tiefgehende Programmierkenntnisse.
Die Gelegenheit humbee kennenzulernen
Einfach online mit humbee in der Cloud arbeiten.
Testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – ohne Verpflichtung, ohne automatische Verlängerung. Auf Wunsch begleiten wir Sie virtuell bei Ihren ersten Schritten in humbee oder Sie starten direkt selbst durch. Sie möchten direkt mit einem Experten sprechen? Dann buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.
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