humbee arbeitet vorgangsbasiert – doch was genau ist eigentlich vorgangsbasiertes Arbeiten, warum ist diese Art zu arbeiten so effizient und was macht humbee dabei besser als herkömmliche Softwarelösungen?
Um zu verstehen, wie humbee arbeitet, lohnt sich ein kurzer Blick auf das Prinzip dahinter: den Vorgang. Ein Vorgang ist mehr als nur ein einzelner Schritt – er ist ein kompletter Prozess, der durch ein Ereignis ausgelöst wird und durch verschiedene Bearbeitungsschritte zum Abschluss kommt. Das kann eine Kundenanfrage, eine Bestellung oder ein interner Freigabeprozess sein.
Beispiele für Vorgänge in verschiedenen Branchen
Öffentliche Verwaltung:
- Zulassung eines Kraftfahrzeuges
- Antrag auf Erteilung einer Baugenehmigung
Versicherung:
- Versicherungsschaden
- Änderung einer Police
Unternehmen:
- Bearbeitung einer Kundenanfrage
- Eingang einer Bewerbung
- Verwaltung eines Vertrages
Zwei Wege – ein Problem
In vielen Unternehmen überwiegen Vorgänge, die nicht streng nach festen Abläufen bearbeitet werden, sondern sich je nach Situation, Erfahrung oder Beteiligten unterschiedlich entwickeln. Solche wenig strukturierten Prozesse sind in der Praxis die Regel – nicht die Ausnahme, wie die nachfolgende Grafik zeigt.
In der Praxis trifft man regelmäßig auf zwei Ansätze zur Vorgangsbearbeitung:
Die überwiegende Anzahl von Prozessen bzw. Vorgängen ist unstrukturiert.
1. Spezialisierte Software für konkrete Anwendungsfälle
Spezialisierte Systeme sind leistungsfähig, aber oft stark auf bestimmte Anwendungsfälle fokussiert – z. B. CRM auf kundenbezogene Prozesse. Je allgemeiner und unstrukturierter Prozesse sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine spezialisierte Software für die Bearbeitung der Abläufe geeignet ist.
Beispiele für die Bearbeitung mit spezieller Software sind:
- Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) bei der Polizei
- Schadensbearbeitungssystem bei Versicherungen
- Nutzung eines Vertragsmanagementsystems oder eines CRM Systems
2. Allgemeine Werkzeuge – oft improvisiert
Wo keine spezialisierte Lösung passt, wird häufig improvisiert: Vorgänge werden per E-Mail abgestimmt, Informationen liegen verstreut in Dateiordnern, Aufgaben werden in Excel-Listen, auf Papier oder auf Zuruf verteilt. Technisch gesehen ist auch das weitgehend eine „elektronische Vorgangsbearbeitung“ – in der Praxis jedoch oft unübersichtlich, fehleranfällig und zeitraubend.
Je individueller ein Ablauf, desto weniger passt eine Standardsoftware. Die Folge: Teams verlieren Zeit mit Suchen, Nachfragen, doppelter Arbeit – und der Überblick geht verloren.
humbee als flexible Lösung für moderne Abläufe
humbee setzt genau dieser Stelle an: Es passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt. Egal, ob Sie in der öffentlichen Verwaltung, im Mittelstand oder im Dienstleistungsbereich tätig sind: Ihre individuellen Abläufe lassen sich mit humbee ganz einfach digital abbilden – ohne technisches Vorwissen oder komplexe IT-Projekte. Und das in nur wenigen Tagen.
Alles an einem Ort
Mit humbee wird Vorgangsbearbeitung digital, strukturiert und vor allem flexibel. Alle Aufgaben, Informationen und Abstimmungen zu einem Vorgang laufen an einem zentralen Ort zusammen. So behalten Teams jederzeit den Überblick, wissen, wer was wann tun muss, und vermeiden lästiges Suchen oder Rückfragen.
Auf diese Weise lassen sich auch wenig strukturierte Vorgänge effizient digital bearbeiten. Das reduziert E-Mail-Verkehr, schafft Transparenz, klärt Verantwortlichkeiten – und spart wertvolle Zeit.
Spedition Henk International GmbH
PRÄZI FLACHSTAHL AG
Individuelle Prozesse auf Basis von Vorgängen
Moderne elektronische Vorgangsbearbeitung – mit humbee ganzheitlich gedacht
Klassische Tools zur Prozessbearbeitung stoßen oft dort an ihre Grenzen, wo es auf Übersicht, Flexibilität und Geschwindigkeit ankommt. Die moderne Vorgangsbearbeitung mit humbee löst dieses Problem, indem sie alle relevanten Informationen und Werkzeuge an einem zentralen Ort bündelt – von der E-Mail bis zum Dokument, von der Aufgabe bis zur Notiz. Der Vorgang enthält alles, was zur Bearbeitung notwendig ist, unter anderem:
- Dokumente
- Aufgaben und To-dos
- Notizen
- Interne und externe Kommunikation (z. B. E-Mail-Verkehr)
- Zusätzliche Kontextinformationen wie Kundendaten, Aktenzeichen, Fristen, etc.
Je nach Vorgangstyp kommen weitere Felder hinzu – etwa Vertragsart, Kündigungsfrist und Laufzeit im Vertragsmanagement oder Projektnummer und Ansprechpartner bei Kundenaufträgen.
humbee stellt genau diese Funktionen bereit – und geht noch weiter: Mit eingebautem Dokumentenmanagement (DMS), automatisierbaren Abläufen, digitaler Signatur und Prozessmodellierung wird humbee zur Schaltzentrale Ihrer digitalen Zusammenarbeit.
Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung mit humbee auf einen Blick:
Die elektronische Vorgangsbearbeitung mit humbee bringt spürbare Verbesserungen in Ihren Arbeitsalltag:
Digitale Vorgangsbearbeitung konkret
Kennen Sie eine so vielfältig einsetzbare Software?
- Kundenakquise und -betreuung
- Anfrage- und Auftragsbearbeitung
- Entwicklung von Maschinen
- Personalakten und Bewerbungsprozesse
- Fahrzeugakten
- Immobilienverwaltung
- rechtssicheres Reporting mit und zu Behörden
- u.v.m.
humbee vs. DMS – der entscheidende Unterschied
Viele Dokumentenmanagement-Systeme werden gerne als Vorgangsbearbeitungssysteme beworben, bieten aber häuftig nur eine dokumentenzentrierte Architektur. Prozesse und Vorgänge lasen sich so jedoch nur schwer abbilden. Am ehesten können DMS Systeme noch die sogenannte elektronische Akte oder eAkte abbilden.
humbee geht einen anderen Weg: Der Vorgang steht im Mittelpunkt – und alle Funktionen sind darauf ausgerichtet. Dokumente sind ein Teil davon, nicht das ganze System.
Das reduziert:
- die Komplexität für Ihre Teams
- den Pflegeaufwand für Ihre IT
- und die Kosten für zusätzliche Software
Die mit vielen Preisen für Innovation ausgezeichnete Software humbee stellt den Vorgang konsequent ins Zentrum der täglichen Arbeit. DMS, CRM, Collaboration Plattform und alle wichtigen Werkzeuge sind integriert und dienen der Vorgangsbearbeitung.
Künstliche Intelligenz, die wirklich weiterhilft
Künstliche Intelligenz (KI) ist in der modernen Arbeitswelt allgegenwärtig – doch ihr Einsatz sollte gezielt und sinnvoll erfolgen. humbee nutzt KI genau dort, wo sie im Arbeitsalltag wirklich hilft: für mehr Übersicht, weniger Aufwand und bessere Entscheidungen.
Gerade bei komplexen oder langen Vorgängen hilft KI, die Informationsflut zu bändigen und so immer und überall den Überblick zu behalten.
KI-Funktionen, die bei der Vorgangsbearneitung wirklich helfen:
- Vorgänge automatisch zusammenfassen: humbee analysiert Inhalte wie E-Mails, Dokumente und Notizen und erstellt daraus eine kompakte Übersicht – ideal für die schnelle Orientierung, Übergaben oder Rückfragen.
- Automatische Durchsuchung von Dokumenten: Ob Rechnung, Vertrag oder digitale Akte – humbee verliert auch bei einer Vielzahl ähnlicher Dokumente nicht den Überblick und durchsucht diese zielsicher nach bestimmten Informationen.
- Transkription von Sprachnachrichten: Sprachaufnahmen lassen sich direkt im Vorgang in Text umwandeln, ideal für die mobile Nutzung, schnelle Protokolle oder die interne Kommunikation.
- Integrierter Chatbot als Assistenzsystem: Der smarte Chatbot hilft direkt im System weiter. Ob Fragen zur Bedienung, die Suche nach Informationen oder zur nächsten Aktion im Vorgang – er ist rund um die Uhr verfügbar und lernt ständig dazu.
Die Gelegenheit humbee kennenzulernen
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