Tatsächliche Kosten einer Eingangsrechnung
Dass die Bearbeitung von Eingangsrechnungen teuer ist, weiß jeder. Doch wie hoch die Kosten der Bearbeitung einer Eingangsrechnung tatsächlich sind, weiß kaum jemand. Die Kosten einer Eingangsrechnung basieren auf vielen Faktoren. Einige davon sind relevant, andere dagegen weniger. In folgendem Beitrag werden die einzelnen Einflussgrößen näher betrachtet. Auf diese Weise kann jeder Leser für sich entscheiden, ob eine Digitalisierung dieses Prozesses für seinen konkreten Fall wirtschaftlich sein kann.
Die Kosten einer Eingangsrechnung im Einzelnen
Die Kosten unterteilen sich zunächst in Sach- und in Personalkosten. Die Sachkosten machen nur einen geringen Teil der Gesamtkosten aus. Sie sind relativ einfach zu erfassen.
- Kosten für Ordner
- Kosten für Regale bzw. die Abschreibung dafür
- Raumkosten für die Aufbewahrung aller Ordner über einen Zeitraum von 10 Jahren
- Kosten für die datenschutzkonforme jährliche Entsorgung der Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
An dieser Stelle werden die Sachkosten nicht weiter ermittelt. Eigene Simulationen haben ergeben, dass die Sachkosten lediglich 20 bis 30 Cent pro Rechnung ausmachen. Deutlich relevanter sind die Personalkosten bei der Bearbeitung einer papiergebundenen Eingangsrechnung. Diese hängen linear vom Zeitbedarf für die jeweilige Tätigkeit ab.
Formale Prüfung gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz
- Vorkontierung und Zuordnung des sachlichen Prüfers
- Sachliche Prüfung und Kontierung auf Projekte, Aufträge, Kostenstellen etc.
- Verbuchung im ERP-System
- Überwachung des Status aller offenen Rechnungen und ggf. Nachfassen
- Rückfragen bei Lieferanten
- interne Nachfragen zur Klärung von Zuständigkeit und inhaltlichen Fragen
Hinzu kommen Zeiten, die erst im Nachhinein relevant werden:
- Anforderung von Rechnungskopien durch Fachabteilungen
- Rückfragen zu bereits abgelegten Rechnungen
- Suche nach Rechnungen im Rahmen des Monatsabschlusses
- Suche nach Rechungen im Rahmen des Jahresabschlusses
- Suche nach Rechnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung
- Zeit für das Entsorgen alter Rechnungen
Gerade dieser letztgenannte Kostenblock wird meist vergessen, stellt aber den größten Teil der anfallenden Personalkosten dar. Jede Rückfrage beschäftigt zwei Personen: den Anfrager und denjenigen, der gefragt wird. Ersterer kommt in seiner Arbeit nicht weiter.
Letzterer wird in seiner aktuellen Tätigkeit gestört. Dabei sind Störungen der Hauptfaktor für den Niedergang der Produktivität. Jeder weiß, dass man nach einer Störung ca. 10 Minuten benötigt, um wieder in die unterbrochene Arbeit zurückzufinden.
Kosten einer Eingangsrechnung konkret
Sicherlich kann man nun die Kosten analytisch ermitteln. An dieser Stelle soll eine pragmatische Näherungsbetrachtung probiert werden. Gehen wir einmal davon aus, dass für die Schritte der formalen Prüfung bis zur Klärung interner Nachfragen im Schnitt 15 Minuten pro Rechnung aufgewendet werden. Gehen wir weiter davon aus, dass für Rückfragen und Suchen im Nachhinein nochmal ca. 20 Minuten benötigt werden (bitte bedenken Sie, dass immer 2 Personen betroffen sind). Diese Zeit teilen wir nun durch 4 – dahinter liegt die Annahme, dass nur 25 % aller Rechnungen von diesen Prozessschritten betroffen sind. In der Summe benötigen wir also 15 Minuten + 5 Minuten = 20 Minuten Arbeitszeit für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Bei einem Stundensatz von 45 € kostet eine Rechnung also 15 €. Bei einem Stundensatz von 60 € sind es schon 20 € pro Rechnung.
Sie können nun ganz einfach die Annahmen variieren. Auf diese Weise erhalten Sie die Kosten einer Eingangsrechnung in Ihrem Unternehmen. Mit diesem Rechner können Sie dies hier und jetzt schnell vornehmen.
Kosten konventioneller Bearbeitung:
- Anzahl Rechnungen pro Monat:
- Personalkosten pro Stunde:
- Bearbeitungszeit einer Rechnung in Minuten:
- Anteil Rechnungen mit Rückfragen oder Suche in Prozent:
- Zeitbedarf bei Rückfragen und Suchen einer Rechnung in Minuten:
Kosten pro Rechnung: 15,00 €
Kosten pro Jahr: 9.000,00 €
Kosten einer Eingangsrechnung bei digitaler Verarbeitung
Die Kosten einer Eingangsrechnung bei digitaler Bearbeitung sind deutlich geringer als bei einer papierhaften Bearbeitung. Offensichtlich ist der Wegfall der Kosten für Ordner, Regale und Raummiete sowie für die Entsorgung.
Ebenso entfallen die Zeiten für die Verbuchung der Rechnung im ERP-System.
Die größte Einsparung entsteht jedoch durch den Wegfall der Suchzeiten und der Zeiten für die Beantwortung von Rückfragen. Mit der Häufigkeit des Zugriffs auf die Eingangsrechnungen steigt auch der Zeitbedarf. Will eine Fachabteilung Einsicht in eine Rechnung nehmen, muss sie diese bei der Buchhaltung anfordern. Allein dieser Vorgang ist so zeitaufwändig, dass der unmittelbare Zugriff auf eine digitale Rechnung fast wie ein Wunder erscheint. Jeder, der schon mal die Leistungsfähigkeit einer modernen, cloudbasierten DMS Software erlebt hat, kann dies bestätigen.
Qualitative Aspekte
Neben der rein monetären Betrachtung gibt es zahlreiche qualitative Aspekte. So birgt die klassische Bearbeitung von Eingangsrechnungen folgende Nachteile.
- Fehlende Transparenz über im Haus befindliche Eingangsrechnungen
- längere Dauer bis zur Fertigstellung des Monatsabschlusses
- längere Dauer bis zur Fertigstellung des Jahresabschlusses
- Schlechtere Entscheidung, wenn auf Rechnungen kein Zugriff genommen wird, weil dies so langwierig ist
Diese Themen in Geld zu bewerten ist schwierig. Sie verbessern sich durch Umstellung auf einen digitalen Prozess jedoch erheblich.
Rechtliche Aspekte
GoBD stellen besondere Anforderungen an die Verarbeitung und Aufbewahrung originär digitaler Unterlagen. Hierunter fallen zum Beispiel Eingangsrechnungen, die per Mail eingehen. Die weitverbreitete Praxis, diese Rechnungen auszudrucken und papierhaft weiterzuverarbeiten, ist eindeutig nicht rechtskonform. Vielmehr sind diese Eingangsrechnungen digital aufzubewahren – in vielen Fällen sogar inklusive der Mail, mit der sie geschickt worden sind. Viele Betriebsprüfer legen hier aktuell nur geringe Maßstäbe an. Man muss kein Hellseher sein, um zu prophezeien, dass die junge Generation sich vermehrt um dieses Thema kümmern wird. Hier geht es also nicht um die Kosten einer Eingangsrechnung, sondern darum, ob die Art und Weise der Verarbeitung überhaupt rechtlich zulässig ist. Dies hat wiederum Einfluss auf die Beurteilung, ob eine Buchhaltung überhaupt GoBD konform ist.
Fazit
Die Kosten der Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform sind relativ hoch. Der digitale Eingangsrechnungsprozess spart daher enormes Geld und erhöht die Transparenz. Ob eine Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses wirtschaftlich ist, hängt ganz wesentlich von den konkreten Abläufen im Einzelfall ab. Der digitale Prozess bringt neben Kostenvorteilen auch deutliche qualitative Vorteile und die Erfüllung rechtlicher Auflagen. Da moderne, cloudbasierte DMS Lösungen wie humbee ungleich günstiger als klassische DMS-Lösungen sind, kann eine Umstellung nicht nur günstig sondern auch schnell erfolgen.
Mehr über den digitalen Eingangsrechnungsprozess erfahren Sie unter Rechnungsverarbeitung.
Im folgenden Video zum digitalen Eingangsrechnungsprozess zeigen wir, warum dieser Prozess 80% der Kosten spart und Sie viel produktiver macht.