DMS Einführung

Anforderungen

Im Kern soll ein DMS System Dokumente in digitaler Form strukturiert speichern und sie dem Anwender einfach wieder zur Verfügung stellen. Hinzu kommt der Import von Dokumenten und E-Mails sowie die Integration in Drittsoftware wie z.B. ein ERP System. Im Detail stecken dahinter eine Vielzahl verschiedener Anforderungen.

Bei der Vorbereitung der DMS Einführung werden Sie feststellen, dass die meisten am Markt befindlichen Dokumenten Management Systeme funktional eine hohe Übereinstimmung haben.

Hintergrund ist, dass die Systeme häufig mehrere Jahrzehnte alt sind und sich durch einen immer härteren Wettbewerb in Ihrem Funktionsumfang stark angenähert haben.

Dementsprechend gibt es viele Vergleichsportale. Diese haben eine Ist-Analyse der Lösungen durchgeführt und stellen die Funktionsumfänge gegenüber. Dabei müssen gut bewertete System nicht unbedingt zu Ihnen passen. Bilden Sie sich also eine eigene Meinung durch den Abgleich mit Ihren Zielen und Ihrer Bestandsaufnahme.

An die Rechtssicherheit denken

Neben Datensicherheit und -verfügbarkeit sollten Sie auch rechtliche Anforderungen berücksichtigen. Stichworte sind hier die GoBD und die DSGVO. Hier lesen Sie wie man Dokumente rechtssicher archiviert. In bestimmten Branchen kommen weitere gesetzlich fixierte Anforderungen hinzu. Informieren Sie sich hierzu gesondert.

Ziele definieren

Bevor Sie sich mit den Funktionen eines DMS beschäftigen, sollten Sie Ziele für die DMS Einführung definieren.

Versuchen Sie sich darüber klar zu werden, welche Themen bei der DMS Einführung im Vordergrund stehen. Geht es um reine Archivierung von Massendokumenten? Möchten Sie sicherstellen, dass bestimmte Informationen gegen unberechtigten Zugriff geschützt werden?

Es kann auch sein, dass die Verfügbarmachung von Informationen und die Steigerung der Effizienz durch Workflows im Vordergrund steht. Wollen Sie das DMS nur intern einsetzen oder sollen auch Kunden von außerhalb zugreifen? Auch die Verbesserung der Arbeitsfähigkeit im Home-Office kann eine Zielsetzung sein.

Erstellen Sie aus diesen Fragen eine eigene Checkliste die Sie Schritt für Schritt mit den Anbietern abklären.

Vermeiden Sie dabei allgemeine Zielsetzungen wie „Wir wollen ein DMS einführen“ oder „Wir wollen das Papierlose Büro“. Versuchen Sie stattdessen, die Ziele möglichst konkret und prozessbezogen zu definieren. Also z.B. „Wir wollen die Bearbeitung von Anfragen im Vertrieb verbessern. Dabei sollen Doppelarbeiten vermieden und die Auskunftsfähigkeit gegenüber unseren Kunden verbessert werden.“

Wesentliche Merkmale von DMS berücksichtigen

Neben den funktionalen Anforderungen spielen die nicht-funktionalen Anforderungen eine große Rolle. So ist eine alte Lösung mit einem enormen Funktionsumfang ausgestattet und verfügt über eine Vielzahl von Schnittstellen. Aufgrund ihres Alters sind solche Systeme jedoch häufig in ihren alten Strukturen verhaftet und können moderne Anforderungen oft nur teilweise erfüllen.

Denken Sie bei Ihrer Entscheidung an die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens. Ist die neue Lösung wahrscheinlich in der Lage auch Ihre künftigen Anforderungen abzudecken? Ist das System auf Dokumente fixiert? Eine gute Prozess- und Vorgangsunterstützung ist fast immer essentiell für eine erfolgreiche Einführung. Wie aufwändig sind die notwendigen Schritte für die Implementierung? Lässt sich die neue Lösung schnell und einfach anpassen oder benötigen Sie für jede Änderung die Unterstützung eines teuren Spezialisten? Klären Sie, ob der Anbieter auch Mitarbeiterschulungen anbietet.

Auch die Einführungsmethodik ist von Bedeutung. Erfolgt die DMS Einführung wasserfallartig oder agil? Die Einführung klassischer DMS Systeme beginnt mit der Konzeption. Es folgen Implementierung, Test und Abnahme. Dieses Vorgehen benötigt viel Zeit und Geld. Einführungszeiten von 3 Monaten bis zu 2 Jahren sind hier normal.

In der Praxis folgt in der Testphase häufig die Ernüchterung: die Mitarbeiter denken dann oft „das habe ich mir aber anders vorgestellt“. Die nun folgenden Schritte für die Anpassung sind teuer und zeitaufwändig. Nach der Mitarbeiterschulung startet dann irgendwann der Produktivbetrieb. Die Mitarbeiter nutzen zwar das System, jedoch ohne richtige Begeisterung. Die Ziele sind offenkundig nicht erreicht.

Bestandsaufnahme / Ist Analyse

Eine Bestandaufnahme der vorhandenen Systeme ist hilfreich. Dabei werden Sie auch die Notwendigkeit von Schnittstellen entdecken und diese in die Planung aufnehmen. Schließlich wollen Sie vorhandene Daten nutzen und unnötige Doppelerfassungen vermeiden.

Beziehen Sie in die Analyse auch eine Bestandsaufnahme der relevanten Prozesse ein. Gute Prozessdokumentationen bilden die Basis für eine zügige DMS Einführung.

Bei klassischen DMS System wird man sich auf die Ist-Aufnahme der vorhandenen Dokumente beschränken. Welche Dokumente gibt es? Wo entstehen sie und wer bearbeitet sie?

Die Ziele moderner Systeme liegen stärker in der Verbesserung der Geschäftsprozesse. Der Erfolg dieses Ansatzes liegt in der deutlichen Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter. Er verringert die Gefahr, mit dem neuen DMS nur einfach ein weiteres Datesilo anzuschaffen.

Schnittstellen zu bestehenden Lösungen

Sicher gibt es bei Ihnen bestehende IT-Systeme. Vielfach sind Schnittstellen zwischen den Systemen hilfreich. Anders als in früheren Zeiten, ist die Schaffung einer neuen Schnittstelle heute nicht mehr teuer und aufwändig. Moderne Technologien wie z.B. REST API ermöglichen eine zügige Integration, bei der sich Planungs- und Analyse-Aufwand in Grenzen halten.

Nehmen Sie moderne Schnittstellen Technologien in Ihre Checkliste auf. Sie wissen schließlich nicht, welche System Sie zukünftig anschaffen werden. Dann ist es gut, wenn Ihre neue Lösung flexibel mit zukünftigen Systemen interagieren kann.

Welche Vorgänge gibt es?

Statt sich ausschließlich auf Dokumente zu konzentrieren, empfehlen wir eine prozess- und vorgangsorientierte Vorgehensweise. Ermitteln Sie bei der Vorbereitung und Planung also die Prozesse, die aus Ihrer Sicht hohes Optimierungspotenzial haben. Welche Informationen und Dokumente fallen darin an? Wo kommen diese Informationen und Dokumente her? Findet Kommunikation in den Prozessen statt?

Insbesondere die Kommunikation per E-Mail spielt häufig eine große Rolle. Tragen Sie also bei der DMS Einführung dafür Sorge, dass dieser Aspekt Eingang in Ihre Bestandsaufnahme und Ihre Checkliste findet. Andernfalls haben Sie zwar ein schönes neues DMS, Ihre Mitarbeiter werden jedoch munter weiter E-Mails schreiben und weiter in der E-Mail Flut versinken.

Posteingang, Notizen, Dokumentvorlagen und Formulare sollten ebenfalls im Rahmen der Bestandsaufnahme erfasst werden. Moderne Lösungen unterstützen Ihre Mitarbeiter sogar beim Aufgabenmanagement. Dies bedeutet eine weitere Verbesserung. Post Its gehören der Vergangenheit an. Die Produktivität der Mitarbeiter erhöht sich deutlich.

Was wird noch benötigt?

Papierdokumente und papiergebundener Posteingang müssen digitalisiert werden. Haben Sie entsprechende Scanner am Arbeitsplatz? Auch zentrale Multifunktionsgeräte können heute nicht nur Kopieren und Drucken, sondern auch Scannen. So können Sie vorhandene Infrastruktur nutzen und vermeiden teure Neuanschaffungen. Achten Sie darauf, dass die Scanner über OCR Fähigkeiten verfügen. Wieder ein Punkt für Ihre Bestandsaufnahme.

Unterschreiben Sie häufig? Auch hier gibt es Lösungen, die es ermöglichen Dokumente, digital und rechtssicher zu unterschreiben. Auch wenn dies der nächste Schritt ist, denken Sie daran, dies in Ihre Checkliste aufzunehmen.

Implementierung

Die DMS Einführung erfolgt bei alten Systemen meist nach dem Wasserfallprinzip. Also von der Konzeption über die Implementierung, über Test, Abnahme und Mitarbeiterschulung. Dieses Vorgehen ist fast immer technik- und funktionszentriert. Häufig zieht es Nacharbeiten nach sich und ist langwierig und teuer.

Wir plädieren aus unserer Erfahrung für eine Schritt für Schritt DMS Einführung. Starten Sie mit dem Prozess, der Ihnen den höchsten Nutzen verspricht. Bei modernen, cloudbasierten Systemen, können Sie die Systemeinrichtung agil zusammen mit den Mitarbeitern vornehmen.

So erhalten Sie schnelles Feedback, finden eine passgenaue Lösungen und erreichen Ihre Ziele.

Eigener DMS Server oder DMS in der Cloud

Vor der DMS Einführung ist grundsätzlich zu entscheiden, ob Sie DMS aus der Cloud beziehen oder das System selber im eigenen Haus betreiben wollen. Letzteres bedeutet hohe Investitionen in Hardware, Datenbanken und Softwarelizenzen. Hinzu kommen Betriebskosten für Datensicherung, Wartung und regelmäßigen Ersatz der Server, Administration, Releasewechsel und Softwarewartung.

Bedenken Sie bei derartigen On Premise Lösungen, dass Sie selbst für die Systemverfügbarkeit und den Schutz vor Viren und Erpressungstrojanern, sogenannter Ransomware, verantwortlich sind.

Ein eigenes System zu betreiben ist schon in der Startphase aufwändig: Hard- und Software muss beschafft, installiert und in Ihre IT-Landschaft integriert werden. Die Software muss auf die Arbeitsplatzrechner verteilt werden. VPN Zugänge für den mobilen Zugriff müssen eingerichtet werden. Dies alles kostet viel Geld und Zeit. Machen Sie auch hier eine ehrliche Bestandsaufnahme, vor allem Ihrer Kompetenzen im Bereich IT-Sicherheit.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wird als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt. Sie buchen einfach die entsprechenden Lizenzen. Diese werden meist auf Monatsbasis abgerechnet. Die Systembereitstellung erfolgt quasi in Sekunden.

Um den Systembetrieb und die Sicherheit kümmert sich der Anbieter. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf die Fachlichkeit und die Abbildung der Prozesse. Sie sparen wertvolle IT-Ressourcen und verkürzen den Zeitbedarf für die Implementierung erheblich. Ganz nebenbei können Sie mit diesem Ansatz klein anfangen und Ihr System Schritt für Schritt ausbauen.

Fazit: Die Vorteile der Cloud sind überragend. Unternehmen, die hier bereits Erfahrungen haben, wollen meist keine On Premise Lösungen mehr.  Sollten Sie veraltete Aussagen gehört oder gelesen haben – dass Cloud Software Nachteile im Vergleich zu Programmen hat, die installiert werden müssen, dann lesen Sie hier mehr zu DMS in der Cloud.

Risiken minimieren durch agile Implementierung

Das Risiko der unzureichenden Nutzung durch die Mitarbeiter ist hoch. Es gilt dies um jeden Preis zu vermeiden. Schließlich investieren Sie viel Geld und wollen das DMS viele Jahre betreiben.

Verstärkte Analysen, Bestandsaufnahmen und noch mehr Planung sind nicht die Lösung. Auch die besten Checklisten gewährleisten keine erfolgreiche Einführung.

Die aus unserer Sicht bessere Methode ist es, die neue Lösung einfach an Ihrer konkreten Aufgabenstellung zu testen. Moderne Systeme und Anbieter ermöglichen eine kostenfreie Teststellung. Sollte dieser erste Schritt überzeugen, starten Sie im zweiten Schritt ein Pilotprojekt.

Achten Sie dabei darauf, dass dieses Pilotprojekt mit sehr überschaubaren Kosten durchgeführt wird. Betrachten Sie diese Kosten als Versicherungsprämie oder Ausbildungskosten, die Ihnen helfen, Kompetenz aufzubauen und die DMS Einführung zu einem nachhaltigen Erfolg zu machen.

Im Pilotprojekt bilden Sie einen wichtigen Kernprozess mit der neuen Lösung ab. Investieren Sie in eine Mitarbeiterschulung und nehmen Sie diesen Prozess in Produktion.

Nun sind Sie bei der DMS Einführung einen großen Schritt weiter. Läuft das System wie erwartet? Wie finden Ihre Mitarbeiter das System? Werden die geplanten Ziele erreicht bzw. sind erste Verbesserungen spürbar?

Fühlt sich alles gut an, haben Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit eine gute Lösung und einen guten Anbieter ausgewählt. Bauen Sie die Lösung weiter aus und führen es so im ganzen Unternehmen Schritt für Schritt zum Erfolg.

Sollten Sie im Pilotprojekt Ihre Ziele nicht erreichen, ziehen Sie die Reißleine und beenden das Projekt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Sie haben zwar etwas Zeit und Geld investiert. Dafür haben Sie handfeste Erkenntnisse gewonnen und bei der DMS Einführung eine teure Fehlinvestition vermieden.

Customizing

Customizing, also die Einrichtung des Systems für Ihre konkreten Anforderung wird in klassischen DMS System von Spezialisten durchgeführt. Als exzellente Techniker sind diese Spezialisten auf gute Fachkonzepte angewiesen. Diese Fachkonzepte werden im Rahmen der DMS Einführung von Ihren Mitarbeitern geschrieben. Es entsteht zwangsläufig ein Stille Post Effekt mit der Folge, dass das fertige System häufig nicht den Erwartungen der Anwender entspricht.

Es hat sich dagegen als ideal erwiesen, das neue System gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und den Experten des Anbieters zu customizen. Dies erfolgt Schritt für Schritt in gemeinsamen Workshops. Darin erklären Ihre Anwender die Abläufe und der Anbieter richtet das System entsprechend ein.

Auf diese Weise können Fehler schnell erkannt und Korrekturen sofort umgesetzt werden. Dieser Ansatz ist schnell, kostengünstig und führt zu einer guten Lösung, die eine hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter hat.

Mitarbeiter

Die erfolgreiche DMS Einführung hängt von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Genau diese Akzeptanz erreichen Sie mit der oben dargestellten Einbeziehung der Mitarbeiter. In einer Mitarbeiterschulung wird die neue Lösung dann allen Mitarbeitern vorgestellt.

Darüber hinaus wirken weitere Merkmale positiv auf die Anwenderakzeptanz.

Eine DMS Einführung ist dann erfolgreich, wenn Ihre Mitarbeiter die neue Lösung intensiv nutzen und Sie hohe Zeitersparnisse in der täglichen Arbeit realisieren. Außerdem passen Sie die neue Lösung Schritt für Schritt regelmäßig an neue oder geänderte Abläufe an. Dies geschieht idealerweise ad hoc – ohne große Analyse oder Bestandsaufnahme – schnell und kostengünstig.

Viele DMS Einführungen sind in diesem Sinne nicht erfolgreich. Sie haben viel Geld und Zeit in die Vorbereitung investiert. Dennoch nutzen die Anwender die Lösung nur widerwillig und in geringem Umfang. Aus der DMS Einführung haben Sie gelernt, dass jede Änderung schmerzhaft aufwändig und teuer ist. Daher führen Sie keine Änderungen am System durch und nutzen es unverändert obwohl sich Ihre Abläufe in der Zwischenzeit geändert haben. Statt Zeitersparnis und Prozessoptimierung haben Sie weiterhin schlechte Prozess und zusätzlich hohe Kosten für den Betrieb des Systems.

Damit es nicht soweit kommt, die DMS Einführung also ein Erfolg wird, gilt es, Risiken systematisch zu minimieren.

Einfache Bedienung

Klassische DMS Systeme verfügen oft über herkömmliche Windows Benutzeroberflächen. Diese konfrontieren den Anwender mit einer Vielzahl verschachtelter Menüeinträge.

Deutlich intuitiver sind Oberflächen die ähnlich aufgebaut sind wie Apps auf dem Smartphone. Hier werden dem Mitarbeiter nur die Menüeinträge angeboten, die im jeweiligen Benutzerkontext überhaupt sinnvoll sind. Die Oberfläche ist übersichtlicher und klarer strukturiert. Sie unterstützt den Anwender wirksam. Er kann sich so Schritt für Schritt in die Lösung einarbeiten.

Mobile Nutzung

Entscheiden Sie sich für eine Cloudlösung bzw. ein SaaS Angebot, können sie die Lösung unmittelbar nach der DMS Einführung ohne weiteres auf jedem Endgerät nutzen. Sie benötigen lediglich einen Browser. Die Anwenderoberfläche passt sich dabei automatisch an die Größe des jeweiligen Bildschirms an.

Mitarbeiter lieben diese Art zu arbeiten. Sie können die Lösung jederzeit und von jedem Ort einfach nutzen und auf alle relevanten Informationen zugreifen.

Einfache Anpassbarkeit

Nach der DMS Einführung gilt es, die Lösung kontinuierlich an veränderte Prozesse anzupassen. Je einfacher die Implementierung solcher Änderungen ist, desto größer ist der langfristige Erfolg der DMS Einführung. Prüfen Sie im Vorfeld der Entscheidung unbedingt, wie aufwändig Änderungen am System sind. Benötigen Sie einen teuren Experten des Herstellers oder kann Ihre IT oder Mitarbeiter in Fachabteilungen Änderungen selber durchführen?

Wie aufwändig sind diese Änderungen? Die Einrichtung eines neuen Prozesses kann Wochen oder gar Monate dauern. Schlimmstenfalls beginnen Sie mit erneuter Bestandsaufnahme und Analyse mit nachfolgender schmerzhaft aufwändiger Implementierung. Moderne Lösungen aus der Cloud passen Sie einfach Schritt für Schritt an sich ändernde Bedingungen an. Auf diese Weise bleibt Ihre Lösung aktuell und zeigt nachhaltig Erfolg.

Zusammenarbeit und Vollständigkeit

Generell akzeptieren Ihre Mitarbeiter ein DMS System umso mehr, je besser es sie in der täglichen Arbeit unterstützt. Prozesse sollten daher unbedingt vollständig innerhalb der neuen Lösung bearbeitet werden können.

Müssen Ihre Mitarbeiter aufgrund fehlende Bearbeitungsmöglichkeiten auf die Nutzung von E-Mails ausweichen, sinkt die Akzeptanz und die Produktivität.

Einführung, Schulung, Support bei Fragen

Neben der Software selbst kommt dem Anbieter der Software eine große Bedeutung zu. Ideal ist es, wenn die DMS Software, die Einführung und die Schulung aus einer Hand kommen.

Auch die Verfügbarkeit von Support ist wichtig. Können Ihre Mitarbeiter selbst eine Hotline des Herstellers erreichen? Stehen dort fachkundige Menschen mit Rat und Tat zur Verfügung? Stehen Schritt für Schritt Anleitungen auch in Form von Video-Tutorials zur Verfügung? Selbstverständlich darf auch bei einer Cloud Lösung ein klassisches Handbuch nicht fehlen.

Software Anbieter vergleichen

Vergleichen Sie die Software Anbieter. Reicht Ihnen ein reines DMS oder soll es eine moderne Lösung sein, die Prozessmanagement und Vorgangsbearbeitung wirkungsvoll unterstützt? Benötigen Sie ein einfaches Standardsystem oder eine Lösung, die sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Eine Enterprise Lösung kommt immer dann in Betracht, wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen tausend Mitarbeitern und Standorten in verschiedenen Ländern sind.

Wenn sie eine Cloud Lösung in Betracht ziehen, testen Sie humbee 30 Tage kostenlos – lernen Sie die das Dokumentenmanagement und alle weiteren Funktionen kennen – überzeugen Sie sich, wie leicht Sie Ihre Prozesse automatisieren können und dabei Zeit und Geld sparen.

Unser Support steht ihnen auch kostenlos für die Testversion zur Seite. Wir klären gemeinsam wie eine erfolgreiche DMS Einführung abläuft und passen die Lösung an Ihre Strukturen und Anforderungen an.

Zukünftige Anforderungen

Meist fokussieren Sie bei der DMS Einführung auf Ihre aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen. Tragen Sie dennoch Sorge dafür, dass die neue Lösung auch nachhaltig zu einem Erfolg wird.

Jedes Unternehmen und jede Organisation verändert sich. Die Zukunftssicherheit Ihrer Investition hängt daher maßgeblich von der Flexibilität und Fähigkeit des neuen DMS Systems ab, auch völlig neue Prozesse und Technologien zu unterstützen. Daher sollte es zum Zeitpunkt der Entscheidung über eine moderne Architektur, eine moderne Nutzoberfläche und vor allem über offene Schnittstellen unter Nutzung modernster Technologie verfügen.