Vom Software-Zoo zur zentralen Plattform: Wie die Stadtwerke Neu‑Isenburg Onboarding und Anfragen mit humbee automatisieren

Ausgangssituation: Silos, Suchchaos, Papiertruktur

Vor humbee arbeiteten die Stadtwerke in gewachsenen Insellösungen: Dokumente lagen parallel in einem klassischen DMS, in Excel Listen, OneNote Notizen, E Mail-Postfächern, Microsoft Teams und im ERP System. Onboarding-Checklisten wurden in Word gepflegt und in Papierordnern verteilt. Für jede Anfrage musste erst gesucht werden, welche Informationen wo liegen und wer eigentlich zuständig ist. Gerade im Stadtwerke Kontext mit heterogener Systemlandschaft führte das zu Medienbrüchen, langen Laufwegen, doppelter Ablage und fehlender Transparenz.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Servicequalität: Neue Mitarbeitende sollten strukturiert eingearbeitet werden, Kundenanfragen schneller beantwortet und interne Abläufe dokumentiert sein ohne zusätzliche IT Komplexität.

Zielbild: Eine Plattform für Onboarding, Anfragen und Suche

Gemeinsam mit humbee verfolgten die Stadtwerke Neu Isenburg drei klare Ziele:

• Alle relevanten Informationen zu Verträgen, Anfragen und Vorgängen sollten in einer einzigen, vorgangsbasierten Plattform zusammenlaufen statt über Silos verteilt zu sein.
• Standardabläufe wie Onboarding oder Ticket‑/Vertragsmanagement sollten über Workflows abgebildet werden, damit Aufgaben automatisch bei den richtigen Personen landen.
• Die Mitarbeitenden sollten selbst in der Lage sein, Workflows und Ansichten anzupassen, ohne lange IT‑Projekte oder Programmierung.

Lösung: Vorgangsbasiertes Arbeiten mit humbee

1. Onboarding-Workflow statt Word‑Checklisten

Ein neuer Arbeitsvertrag löst heute automatisch einen Onboarding Vorgang in humbee aus. Alle Aufgaben (von IT Zugängen über Arbeitsmittel bis zu Schulungen) werden als Workflow-Schritte definiert und automatisch an die zuständigen Personen verteilt. Statt statischer Checklisten in Word gibt es nun digitale Vorgänge mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen.

Alle Informationen (E Mails, Notizen, Anhänge, Excel Dateien) sind direkt im Onboarding Vorgang abgelegt. Die Fachabteilungen sehen auf einen Blick, was erledigt, überfällig oder noch offen ist. Dadurch lassen sich neue Mitarbeitende strukturiert und nachvollziehbar einarbeiten.

2. Dashboards und Task Shifting im Tagesgeschäft

humbee ist bei den Stadtwerken zur täglichen Arbeitsoberfläche geworden. Alle Mitarbeitenden nutzen Dashboards, um ihre Vorgänge und Aufgaben im Blick zu behalten und Aufgaben flexibel im Team zu verschieben. Statt Aufgaben mühsam per E Mail weiterzureichen, werden Vorgänge einfach zugewiesen, inklusive Historie und Kontext.

Die Dashboards zeigen in Echtzeit, wie viele Anfragen eingehen, wo es Rückstände gibt und welche Vorgänge kurz vor Fristablauf stehen. Führungskräfte können gezielt unterstützen, ohne zusätzliche Statusrunden einberufen zu müssen. 

3. ERP Integration und papierfreies Arbeiten

Über eine bidirektionale Integration mit dem ERP System fließen relevante Daten automatisch in humbee und umgekehrt. Dadurch entfällt manuelle Doppelpflege, und alle Beteiligten arbeiten mit denselben, aktuellen Informationen. Das reduziert Fehler und beschleunigt Freigaben.

Papierstapel wurden konsequent abgelöst: Heute reichen ein Laptop und eine Internetverbindung, um von Büro, Homeoffice oder aus dem Netzgebiet auf alle Vorgänge zugreifen zu können. Das erleichtert mobiles Arbeiten und macht Prozesse robuster gegenüber Ausfällen einzelner Arbeitsplätze.

4. Workflows selbst gestalten – ohne IT Abhängigkeit

Ein zentrales Argument für humbee bei den Stadtwerken: Workflows können von Fachanwenderinnen und ‑anwendern selbst angepasst und neu gebaut werden. Mitarbeitende wie Katrin passen Schritte, Zuständigkeiten oder Eskalationen direkt in der Oberfläche an, statt Tickets bei der IT zu eröffnen.

So lässt sich humbee schrittweise auf weitere Prozesse ausrollen, von Vertragsmanagement über Ticket‑Bearbeitung bis hin zu Fachverfahren. Die Akzeptanz ist hoch, weil die Teams ihre Arbeitsrealität wiederfinden und Veränderungen selbst mitgestalten.