Die Kinderschutz-Stiftung It’s for Kids setzt sich mit kreativen, aktiven und monetären Spenden für benachteiligte Kinder in ganz Deutschland ein. Statt nur klassische Geldspenden zu sammeln, organisiert das Team Aktionen rund um Kreativspenden wie Zahngold, alte Handys, Druckerpatronen, Schuhe oder besondere Versteigerungen – mit einem Ziel: Kinderschutzprojekte wirksam unterstützen.
Hinter dieser Mission steckt ein Alltag voller Projekte, Partner, Botschafter:innen und Veranstaltungen, die parallel geplant, dokumentiert und abgerechnet werden müssen. Genau hier kam humbee ins Spiel: als digitaler Arbeitsplatz, der den administrativen Aufwand drastisch reduziert, damit mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe bleibt – Kindern zu helfen.
humbee Daten & Fakten über die Einführung:
Spendenquittungen
Der manuelle Bearbeitungsaufwand von manuell zu humbee Workflows:
Repräsentanten-Kommunikation
Zeitersparnis durch eigenen Vorgangstyp und automatisierte Aufgaben:
Veranstaltungen & Dateien
bei Golfcup, Weihnachtssingen, Mutwald durch zentrale Ablage & Versionierung.
Aufgaben & Datenqualität
durch Aufgaben mit Terminen und einheitliche Vorgänge.
Ausgangssituation: Viele gute Taten, wenig Struktur
Vor der Einführung von humbee war der Alltag bei It’s for Kids stark von manuellen Prozessen geprägt. Für Spendenquittungen wurden Umsätze in Excel-Listen zusammengesucht, Quittungen manuell erstellt und anschließend noch einmal von einer zweiten Person geprüft – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der viele Stunden band.
Auch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Repräsentant:innen war zwar engagiert, aber „E-Mail-lastig“ und unkoordiniert: Informationen lagen in Postfächern, Abstimmungen verteilten sich auf verschiedene Threads und wichtige Aufgaben konnten leicht übersehen werden. Veranstaltungen wie Golfcup, Weihnachtssingen oder Mutwald wurden mit Excel-Dateien organisiert, die als Anhänge in E-Mails hin- und hergeschickt wurden – inklusive Versionschaos und Rückfragen, welche Liste nun die aktuelle ist.
Parallel dazu wuchs die Menge an Aufgaben und Entscheidungen rund um Projekte und Spendenaktionen. Ohne zentrale Plattform war es schwierig sicherzustellen, dass wirklich alle Aufgaben rechtzeitig erledigt, Fristen eingehalten und Daten konsistent gepflegt wurden.
It’s for Kids im Überblick
It’s for Kids ist Deutschlands große Kreativspendenorganisation mit Sitz in Hilden bei Düsseldorf. Die Stiftung sammelt Spenden gemeinsam mit Partnern, Botschafter:innen und Unternehmen und leitet die Erlöse an Kinderhilfsprojekte in ganz Deutschland weiter – oft wird der gesammelte Betrag sogar noch aufgestockt.
Die Besonderheit: Kreative Sachspenden wie altes Zahngold, Schmuck, Haarzöpfe, Schuhe oder Elektronik werden durch Partner recycelt oder weiterverwertet. So entstehen Spendengelder, die nicht nur Kindern helfen, sondern auch Ressourcen schonen und Nachhaltigkeit fördern. Für jede dieser Ideen braucht es klare Prozesse – von der Aktion über die Verbuchung bis zur Spendenquittung.
Die Entscheidung für humbee
Das Team von It’s for Kids suchte eine Lösung, mit der Vorgänge, Dokumente, E-Mails, Aufgaben und Workflows an einem Ort zusammenlaufen. Wichtig war dabei: individuelle Prozesse abbilden, ohne starre Software, und Aufgaben so verteilen, dass alle Mitarbeitenden jederzeit sehen, was zu tun ist.
Mit humbee wurde genau das möglich. Vorgänge bilden heute die Klammer um Projekte, Spenden, Repräsentant:innen oder Veranstaltungen. E-Mails werden direkt an den passenden Vorgang angehängt, Aufgaben sind mit Terminen versehen und Dokumente liegen zentral und versioniert ab – inklusive transparenter Historie.
Spendenquittungen: von Handarbeit zu 10% Restaufwand
Vor humbee war der Prozess rund um Spendenquittungen komplett manuell: Umsätze wurden in Excel-Listen gesucht, Beträge kontrolliert, Quittungen erstellt und zusätzlich von einer zweiten Person geprüft, um Fehler zu vermeiden. Das war nicht nur zeitintensiv, sondern auch riskant – gerade bei sensiblen Dokumenten wie Spendenbescheinigungen.
Heute läuft dieser Ablauf in humbee über individuell programmierte Workflows, die Zahlungseingänge überwachen und die Erstellung der Spendenquittungen weitgehend automatisieren. Quittungen werden komfortabel auf Knopfdruck erzeugt und können direkt aus humbee per E-Mail versendet oder für den Postversand vorbereitet werden. Der Bearbeitungsaufwand liegt nach Einschätzung des Teams nur noch bei rund 10% im Vergleich zu früher – die Zeitersparnis beträgt damit etwa 90%, bei gleichzeitig deutlich geringerer Fehlerquote.