Wenn Prozesse komplexer werden, muss Kommunikation einfacher werden
Ob Hausverwaltung, Ingenieurbüro oder Architekturbüro: Überall, wo regelmäßig wichtige Dokumente versendet werden, ist der Aufwand hoch. Drucken, sortieren, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Gerade bei sensiblen Unterlagen wie Mietverträgen, Abrechnungen oder technischen Dokumenten ist Zuverlässigkeit besonders entscheidend.
Während viele Prozesse in den letzten Jahren aktualisiert wurden, ist der Briefversand vielerorts häufig erstaunlich analog geblieben. Genau hier setzt der hybride Briefversand an: Er verbindet digitale Workflows mit dem klassischen Brief und ist damit besonders für Hausverwaltungen ein echter Effizienzhebel. Etwa beim Onboarding neuer Mieter oder Eigentümer.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist hybrider Briefversand?
Beim hybriden Briefversand werden Briefe digital aus einer Software heraus erstellt und an einen spezialisierten Briefdienstleister übergeben. Dieser übernimmt:
- den Druck
- das Kuvertieren
- die Frankierung
- und den postalischen Versand.
Fpr den Absender bedeutet das: Kein eigener Drucker, keine Briefumschläge, kein Gang zur Post. Der gesamte Prozess läuft softwaregestützt und nachvollziehbar ab; oft direkt aus dem bestehenden System oder Dokumentenmanagement.
1.1 Hybrider Briefversand als Teil moderner Workflows
Sein volles Potenzial entfaltet der hybride Briefversand dann, wenn er nicht isoliert, sondern als fester Bestandteil strukturierter Prozesse eingesetzt wird. Genau hier setzt humbee an: Als Vorgangsbearbeitungs-Tool verbindet humbee Aufgaben, Dokumente und Kommunikation mit klaren Workflows und sorgt dafür, dass der Briefversand automatisch an der richtigen Stelle ausgelöst wird.
2. Vorteile des hybriden Briefversands
- Massive Zeitersparnis: Drucken, falten, kuvertieren, frankieren und versenden entfällt vollständig. Das spart enorm viel Zeit.
- Deutliche geringere Kosten: Die enorme Zeitersparnis hat auch einen geringeren internen Arbeitsaufwand zur Folge. Darüber hinaus entfallen Materialkosten (z. B. für Papier, Umschläge und Toner) völlig. Auch das Porto fällt durch Versandkonsolidierung geringer aus. Einige Anbieter sprechen so von einer realistischen Kostenersparnis von bis zu 60%, insbesondere bei regelmäßigem oder serienmäßigem Versand.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Teams versenden Briefe direkt aus ihrer gewohnten Software. Statt Postlogistik steht wieder das im Mittelpunkt, was den Kern Ihrer Arbeit ausmacht: Verwaltung, Betreuung und Service.
- Standortunabhängigkeit: Ob Büro, Homeoffice oder Außenstandort: hybrider Briefversand funktioniert von überall. Eine physische Poststelle vor Ort ist nicht mehr notwendig.
- Weniger Fehler & mehr Compliance: Standardisierte, regelbasierte Workflows reduzieren manuelle Fehler. Gleichzeitig wird ein DSGVO-konformer, sicherer Versand unterstützt, Nachvollziehbarkeit und Protokollierung inklusive.
- Nachhaltigkeit: Optimierte Druckprozesse, reduzierte Eigenproduktion und klimaneutrale Versandoptionen senken den ökologischen Fußabdruck sichtbar.
3. Typische Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen
Aufgrund dieser vielen Vorteile hat sich der hybride Briefversand bereits branchenübergreifend etabliert, unter anderem in:
- Haus- & Immobilienverwaltungen: Nebenkostenabrechnungen, Mieterinformationen, Verträgen, Modernisierungsankündigungen und Wartungsinformationen
- Energieversorger & Stadtwerke:
Rechnungen, Vertragsunterlagen, Zahlungserinnerungen - Versicherungen & Finanzdienstleistungen:
Policen, Beitragsrechnungen, Änderungsmitteilungen - Steuerberatung & Kanzleien:
Fristenschreiben, Mandanteninformationen, Serienbriefe - Gesundheitswesen:
Terminbriefe, Abrechnungen, Informationsschreiben - Öffentliche Verwaltung & Bildung:
Bescheide, Gebühreninformationen, Elternbriefe
4. Wirtschaftlichkeit: Rechnet sich hybrider Briefversand?
Die Wirtschaftlichkeit des hybriden Briefversands lässt sich über folgende Faktoren abschätzen:
- Arbeitszeit pro Brief
- Material- und Portokosten
- Versandvolumen pro Monat bzw. Jahr
Schon bei mittleren Versandmengen amortisiert sich der hybride Ansatz schnell. Einige Anbieter, wie z. B. E-Mailbrief, bieten auch einen eigenen Rechner an, mit dessen Hilfe sich die mögliche Ersparnis schnell berechnen lässt.
5. humbee + E-Mailbrief: eine starke Kombination
humbee bildet Ihre Prozesse, Aufgaben und Dokumente strukturiert ab. In Kombination mit einem Dienstleister wie E-Mailbrief wird der Briefversand nahtlos Teil des digitalen Workflows.
Warum E-Mailbrief der ideale humbee-Partner ist
- Einzel-, Sammel- und Serienbriefe direkt aus humbee
- Versandarten wie Standardbrief, Einschreiben oder Dialogpost
- Keine zusätzliche Hardware nötig
- Nahtlose Integration
5.1 Praxisvideo: Customer-Onboarding in der Hausverwaltung mit humbee
Wie sieht der hybride Briefversand mit humbee in der Praxis genau aus? Das hat David Kottmann, Geschäftsführer der Kneilmann Immobilien & Handwerk GmbH, bei seinem Vortrag am humbee experience day live demonstriert und am Beispiel des Customer-Onboardings gezeigt:
wie sich mit humbee strukturierte Workflows aufsetzen lassen, die Prozesse automatisch und nachvollziehbar ablaufen lassen und so jede Menge Zeit sparen.
- wie Onboarding-Prozesse mit humbee entstehen
- wie Aufgaben, Dokumente und Briefversand logisch verknüpft sind
- wie der hybride Briefversand mit E-Mailbrief direkt aus dem Workflow heraus ausgelöst wird und
- wie Medienbrüche vollständig vermieden werden.
Dieses Beispiel macht deutlich: Hybrider Briefversand ist kein isoliertes Tool, sondern integraler Bestandteil moderner, digitaler Verwaltungsprozesse.
6. Fazit: Weniger Aufwand, mehr Kontrolle
Hybrider Briefversand ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern in vielen Unternehmen bereits praxisbewährter Standard. Gerade für Hausverwaltungen bietet er enorme Einsparpotenziale, mehr Sicherheit und Flexibilität.
In Kombination mit humbee entsteht so ein durchgängiger, digitaler Prozess. Vom Vorgang bis zum zugestellten Brief.
